Schluss mit der E-Mail-Flut: 7 Regeln für den Überblick

Stöhnst du auch, wenn du den Eingangsordner deines Mail-Systems öffnest und eine Flut an neuen E-Mails feststellst? Lass dich davon nicht entmutigen, sondern bewahre die Kontrolle.

Was leistet eine E-Mail?

E-Mails sind eine unkomplizierte Art der schriftlichen Kommunikation ohne aufwendige Formatierungen wie bei Briefen. Erleichterungen bringen E-Mails aber in erster Linie für den Ersteller, weniger für den Empfänger, der sich einer Flut von oft spontan und unstrukturiert geschriebenen Nachrichten ausgeliefert fühlt.

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Wann und wie sollte eine E-Mail als Kommunikationsmittel benutzt werden?

E-Mails sind das richtige Kommunikationsmittel, wenn es um Fakten geht, die nicht emotionsbehaftet sind. Telefonate oder noch besser persönliche Gespräche sind im Falle von kritischen Themen wesentlich effektiver und nachhaltiger, weil man Reaktionen des Kommunikationspartners wahrnehmen und darauf unmittelbar gezielt antworten kann.

In Ausnahmefällen kann man eine E-Mail auch dazu nutzen, um gleichzeitig eine Vielzahl von Personen zu informieren. Hier ist aber ganz besondere Sorgfalt anzuwenden. Sehr leicht können sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen, die dann in großer Zahl vervielfältigt werden. Nachträgliche Korrekturen sind immer peinlich.

Wie sollten E-Mails verfasst werden?

Schon wenn der Ersteller seinen Text nur ein wenig strukturiert, macht er dem Empfänger und sich einen großen Gefallen, also zum Beispiel:

1. Hintergrund / Sachverhalt
2. Empfehlung / Anliegen
3. Begründung / Nutzen

Auf diese Weise kann der Angeschriebene das Anliegen des Absenders leichter und zeitsparender nachvollziehen und es macht ihn gewogener, sich dafür einzusetzen.

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So können E-Mails übersichtlicher werden:

Effiziente E-Mails enthalten nur ein Thema, um sie eindeutig archivieren zu können, selbstsprechende Stichworte in der Betreffzeile, die auf Dringlichkeit und Wichtigkeit hinweisen, und den vorangehenden Schriftverkehr für den Kontext. Nur ganz wichtige Punkte sollten durch Aufzählung und Fettschrift hervorgehoben werden. Am Schluss steht eine höfliche Grußformel ohne Abkürzung wie „MfG“, was ja nicht wirklich Zeit spart.

Eigentlich sollte, von Ausnahmen abgesehen, nur ein Adressat der Empfänger sein.

Werden mehrere Empfänger zugleich angeschrieben, fühlt sich keiner von ihnen verantwortlich.

Stehen im „cc“-Verteiler zu viele Personen, kann sich der Empfänger unter Druck gesetzt fühlen, und das ist für das Anliegen eher schädlich.

Wie sollten E-Mails bearbeitet werden?

„LAND IN SICHT!“

Wenn Montags die erste Emailflut bearbeitet ist #mondaymadness

— DuckMS (@DuckMS) 22. Februar 2016

Jeder sollte für sich entscheiden, welche Rolle E-Mails für die Erfüllung seiner Aufgaben spielen und wie viel Zeit er dafür aufwenden möchte. Eins ist sicher, wenn man seine E-Mails bearbeitet: Man wird nie fertig damit, es kommen immer wieder Neue nach. Das mag einen freuen oder ärgern. Am Besten ist es, sich darauf einzustellen und sich Techniken zuzulegen, wie man mit der E-Mail-Flut souverän umgeht.

7 wichtige Regeln, um die Kontrolle über die E-Mail-Flut zu behalten:

1. Unerwünschte Newsletter abbestellen

Warum Newsletter empfangen, wenn du sie nie liest? Melde dich ab und bereinige damit dein Postfach.

2. Feste Zeiten für die Bearbeitung festlegen

Ein bis maximal drei Mal pro Tag je eine halbe Stunde und die Eingangsbenachrichtigung (z.B. Signalton) abschalten.

3. Sich mit jeder E-Mail nur einmal befassen

Nimm dir Zeit zum Lesen – aber nur einmal. Schiebe die E-Mail nicht immer wieder vor dir her, das kostet Zeit.

4. Wichtige Anfragen innerhalb von 24 Stunden beantworten

Wichtige E-Mails müssen meist zeitnah beantwortet werden. Der Sender wartet auf eine Rückmeldung, also antworte baldmöglichst.

5. Gegebenenfalls automatisch filtern und sortieren

Die Suchfunktion in einem unsortierten Eingangsordner kann aber schneller sein, um etwas wiederzufinden.

6. E-Mails überfliegen und priorisieren

Die E-Mails nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren.

• Erstellungsdatum,
• Terminsituation,
• Thema,
• Informationsgehalt,
• Absender,

nach dem Eisenhower-Prinzip bearbeiten und in Ordner verschieben:

• Nicht dringlich und unwichtig: Löschen
• Nur wichtige E-Mails ganz lesen
• Wichtig: Bei wenig Aufwand sofort bearbeiten, bei größerem Aufwand abhängig von der Dringlichkeit zur späteren Bearbeitung terminieren
• Wichtig für andere: Zur Information an Betroffene weiterleiten und löschen
• Dringlich und weniger wichtig: Weiterleiten oder delegieren
• Nicht dringlich und könnte später mal wichtig werden: Ungelesen archivieren

7. Eingangsordner am Ende des Tages leeren

Nach längerer Nichterreichbarkeit ist eine Sichtung der E-Mails in zeitlich umgekehrter Reihenfolge hilfreich, also „Last In – First Out“, da sich viele ältere Angelegenheiten oft schon überholt haben.

Mit diesen sieben Regeln gelingt es, die tägliche E-Mail-Flut souverän abzuarbeiten. Zuvor sollte man aber einmal geklärt haben, was für einen persönlich wichtig ist.

E-Mails sind Fluch & Segen zugleich

E-Mails zu lesen kann sogar zur Sucht werden. Dan Ariely beschreibt diese Sucht als „variable Verstärkung“.

Wenn nach einer bestimmten Handlung eine Belohnung folgt, ist das eine Verstärkung.

Tritt die Belohnung nicht nach jeder Handlung ein, ist das eine variable Verstärkung.

Roulette, Poker & Co.: Das Checken von Mails

Bei Glücksspielen kann man erleben, wie das funktioniert. Viele schauen auch ohne das akustische Eingangssignal „Pling“ immer mal wieder nach, ob neue E-Mails eingegangen sind. Wie bei einem Glücksspiel ist vielleicht auch mal eine erfreuliche Nachricht dabei.

Dennoch können wir ohne E-Mails heute nicht mehr leben, sie sind ein schnelles und unkompliziertes Kommunikationsmittel. Wir sollten uns durch E-Mails nur nicht von den wirklich wichtigen Themen ablenken lassen und unsere Arbeitszeit lieber für die Umsetzung unserer Ziele nutzen.

EXTRA: 5 Tricks für besseres Zeitmanagement

Quintessenz: Bewusste Zeiteinteilung, mehr Zufriedenheit

Eine eingegangene E-Mail ist nicht schuld, wenn wir unsere Zeit mit ihr vertan haben. Wir haben unsere Zeit nur nicht gut genutzt. Oder: Wenn du souverän mit E-Mails umgehst, stellt sich Erfolg und Zufriedenheit ein.

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