Einblick in die Redaktion: Mit diesen Tools arbeiten wir jeden Tag!

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Magazin Planung Sheet

redaktion unternehmer.de

Wir sind zwar selbst kein echtes Start-Up mehr (schließlich gibt es uns schon seit 2008!), aber unser Team ist recht überschaubar und wir arbeiten so ziemlich ohne Hierarchien. Trotzdem haben wir hier viele Bereiche mit noch mehr Aufgaben, z.B.:

Außerdem gilt bei uns das Prinzip „Jeder hilft jedem“. So lernen alle was dazu, keinem wird langweilig und man arbeitet gemeinsam daran, unternehmer.de noch schöner, hilfreicher und besser zu machen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, nutzen wir ein paar hilfreiche Tools. In diesem Artikel möchten wir euch einen kleinen Einblick geben, wie sich unternehmer.de organisiert. Vielleicht hilft es euch auch weiter und ihr integriert das ein oder andere Tool bei euch.

1. Pinterest: Ideen, Fundstücke und Inspiration geordnet archivieren

Folge Patricias Pinnwand „Infographics“ auf Pinterest.
Unsere Mitarbeiter nutzen ihre privaten Pinterest-Profile um sich zum Beispiel Designs, Artikel-Ideen oder Marketing-Ideen abzuspeichern. Man kann solche Pinnwände einfach teilen und sich gegenseitig inspirieren lassen. Ich selbst habe z.B. Pinnwände zum Thema Infografiken, Re-Engagement-Mailings, Magazin-Design, Typografie & Handlettering.

2. Trello: Projektmanagement wird intuitiv und so einfach!


Wir haben lange überlegt, welches Tool wir dafür nutzen sollen. Wir haben vor allem im technischen Bereich viele Ticketsysteme ausprobiert (Mantis, Jira, Trac), aber außer den Programmierern konnte sich damit niemand anfreunden. Das hat wiederum dazu geführt, dass es einfach nicht benutzt wurde, und doch wieder „Bugs auf Zuruf“ behoben wurden. Es musste also etwas schönes und intuitives her. Mit Trello arbeiten jetzt alle gern und nutzen es auch. Wir haben verschiedene Boards (Tickets, Aufgaben, Ideen) und darin verschiedene Listen zu den jeweiligen Bereichen. Man kann Deadlines eintragen, Aufgaben zuweisen, einen Status vergeben, Anhänge hinzufügen, kommentieren, Checklisten anlegen etc. Und es ist kostenlos.

3. Google Forms: Interner Betreffzeilentest leicht gemacht

Google Forms: Interner Betreffzeilentest leicht gemacht. Mit diesen Tools arbeiten wirBevor wir die Betreffzeilen unserer Newsletter auf die Leser loslassen, stimmen wir intern ab, welche es in den A/B-Test schaffen. Da wir auch andere Projekte dabei miteinbeziehen und diese teilweise auf einem anderen Stockwerk sitzen oder manche von uns im Homeoffice sind, kann man eine solche Umfrage super über die Google Forms abbilden. Die Auswertung ist ebenso einfach und schnell wie das Anlegen der Umfrage.

4. Google Drive: Tabellen & Dokumente sharen

Mit Google Drive kann man zusammen am selben Dokument zeitlgeich arbeiten und alles ist instant gesichert. Vor allem bei Bereichen, an denen verschiedene Abteilungen arbeiten, ein Segen. Klar, man könnte es auch auf einem NAS ablegen, aber damit wären die Dokumente nicht für Mitarbeiter außerhalb des Netzes verfügbar (z.B. Homeoffice). Die Redaktions- und Themenplanung lässt sich so hervorragend abbilden.

5. Das Super-Buch: Analog im Online-Bereich

superbuch

Ja, auch wir benutzen noch Stift und Papier. Genauer gesagt ein Notizbuch. Jeder hat es zwar auf seine Weise umfunktioniert und benutzt es wohl nicht so wie gedacht, aber alle behalten den Überblick. Dank den zusätzlichen Spalten und einem „Abhak-System“, das ich irgendwann einmal in einem Führungsseminar aufgeschnappt hatte, behalte ich damit immer den Überblick über meine Notizen im Jour Fixe mit dem Geschäftsführer.

6. Thunderbird: Mail-Postfächer gemeinsam abrufen

Viele Postfächer werden bei uns von mehreren bearbeitet. Da muss man sicherstellen, dass nichts doppelt beantwortet wird und die Mails den richtigen Weg zum richtigen Kollegen finden. Mit Thunderbird klappt das hervorragend und ist auch wieder eine tolle kostenlose Lösung für kleinere Unternehmen.

7. Das Magazin-Planung-Sheet: Selbst gemacht, wieder verwendbar

Magazin Planung Sheet

Für die Planung unserer Printmagazine und ePaper oder Sonderausgaben nutzen wir dieses Planungs-Sheet. Wir haben es selbst entworfen und benutzen es jetzt schon seit fast 4 Jahren. Versucht es doch auch mal: Erstellt eine Vorlage für etwas das ihr immer und immer wieder planen müsst. So könnt ihr mit einem bekannten Raster arbeiten, das der großen Aufgabe Übersichtlichkeit verleiht und jeder findet sich sofort zurecht. Man stelle sich vor, der Kollege wird krank und niemand weiß, auf welchem Stand sich das Produkt gerade befindet. Natürlich gibt es auch hochkomplexe technische Lösungen oder man arbeitet in Listen o.ä. Wir haben bewusst den visuellen und analogen Weg gewählt. Bedenkt immer: Nutzt die Art von Organisationshilfen, die euch gefallen, mit welchen ihr klarkommt und vor allem die ihr auch regelmäßig benutzt! Da kann es auch in einer Online-Firma mal ein Din A3 Bogen Papier sein.

Und ihr so?

Mit diesem Artikel wollten wir euch auch ein klitzekleines bisschen Einblick in die unternehmer.de Redaktion geben. Wir freuen uns auf Feedback und auf Tool-Empfehlungen! Was ist euer geheimes Super-Tool, ohne das ihr gar nicht mehr arbeiten könnt?

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14 Kommentare

  1. Danke für den tollen Artikel!
    Zu Punkt 5 hätte ich noch eine Frage: Wie genau funktioniert das „Abhak-System“, das in dem Führungsseminar erwähnt wurde?
    Danke und viele Grüße

    • Hallo Sonja :) Das System ist recht einfach. Es hat auch nicht unbedingt mit „Führung“ zu tun. In meinem Buch stehen ja mehrere Sachen: was die letzte Woche so passiert ist (als Info für den Geschäftsführer), Ideen von mir, Ideen vom Geschäftsführer etc. Wenn hinter einem Punkt eine Aufgabe steckt, die ich erledigen muss, mach ich in die Zeile an den Rand einen Kreis. Wenn ich gerade an dieser Aufgabe dran bin, mach ich einen schrägen Strich durch den Kreis (sieht aus wie ein Durchschnittszeichen). Wenn die Aufgabe erledigt ist, mach ich einen zweiten Strich, so dass der Kreis durchkreuzt ist. Wenn es eine Aufgabe ist, die nicht mich betrifft, sondern delegiert wird, mach ich statt einen Kreis ein Viereck. Ich hoffe, du hast es einigermaßen nachvollziehen können :) Finde es super übersichtlich … aber muss jeder für sich ausprobieren. Im Führungsseminar wurde nur das mit dem Kreis erklärt. Ich hab es dann um das mit dem Viereck erweitert. LG, Patricia, Projektleitung unternehmer.de

  2. Super Liste, danke dafür! Würde hier noch Slack für die Kommunikation Basecamp für das Projektmanagement und primaERP für die Zeiterfassung hinzufügen. Ansonsten klar, Google Drive macht das Leben auch einfacher. Werde mir mal Thunderbird genauer anschauen, danke nochmals! :-)

    • Hallo Debi :)

      Kein Problem! Ja Slack haben wir auch versucht, aber da hier alle (auch von den anderen Projekten) Skype nutzen, ist es etwas schwer den Rest zu überzeugen ;) Zur Zeiterfassung nutzen wir die kostenlose App TimeOrg.

      Sonnige Grüße aus der Redaktion, Patricia

      • Hallo Patricia,

        ja, kann ich mir vorstellen. Aber mit Slack kann man ja Gruppen erstellen und Themen usw. Uns gefällt es, aber klar, es ist nicht einfach die Mitarbeiter zu überzeugen :-). TimeOrg ist nur als Handy App verfügbar oder?

        • Guten Morgen Debi :) Ja TimeOrg nutzt quasi jeder für sich, an sich ist hier Vertrauensarbeitszeit ;) Bei Skype kann man auch Grippen erstellen. Wir haben beispielsweise eine zum Thema Newsletter, eine für Projektleiter, eine zum Projekt allgemein etc. bin selbst etwas hin- und hergerissen bzgl. Slack ;)

          • Ja, das stimmt und ok, macht Sinn. Na dann mal sehen :-) Nochmals danke für den Artikel und ich wünsche dir einen schönen Tag noch!

    • Hallo Felix,

      wir arbeiten hier statt mit Outlook mit Thunderbird und vermissen keine Funktion. Ein strukturiertes Arbeiten ist hier sehr wohl möglich. Und Thunderbird ist kostenlos – was besonders interessant für kleine und junge Unternehmen sein könnte. Es muss nicht immer Microsoft und Bezahlsoftware sein. Auch mit Open Office lässt es sich wunderbar arbeiten – keiner vermisst hier Word. Einzig eine Alternative zu InDesign – der Layout-Software von Adobe – ist uns noch nicht über den Weg gelaufen ;)

      VG, Patricia (Projektleitung unternehmer.de)

      • Hallo Patricia,

        meine Antwort ist auf deine Frage im letzten Absatz bezogen. Ohne welches Tool ich nicht mehr arbeiten kann.
        Fand aber den Einblick in eure Tools sehr interessant.

        VG Felix Reiser

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