Erfolgreiche Verhandlungen führen: Sich gründlich vorbereiten! (Teil III)

In den beiden vorherigen Teilen der Serie „Erfolgreiche Verhandlungen führen“ ging es einerseits darum die eigene Position des Unternehmens in Verhandlungen strategisch zu erarbeiten und andererseits die richtigen Ziele für zukünftige Verhandlungen genau zu definieren. Im dritten und letzten Teil der Serie wird erklärt, wie sich ein Unternehmen professionell auf den Verhandlungstermin vorbereitet.

Was macht ein gutes Team aus? Diese Rollen sind wichtig:

Es sollte ein Verhandlungsteam aus mehreren Personen aller betroffenen Fachbereiche zusammengestellt und deren Rollen in der Verhandlung definiert werden. Typische Rollen für Verhandlungen mit Markenlieferanten sind:

• Verhandlungsführer: Leitet die Verhandlung (z.B. Geschäftsleiter, Einkaufsleiter)
• Konditionenspezialist: Verhandelt die Konditionen (z.B. Bereichsleiter des Geschäftsbereichs)
• Informationsspezialist: Besitzt ein tief gehendes Verständnis über die Anforderungen des Fachbereichs (z.B. Produktmanager)
• Protokollant: Dokumentiert die Diskussion, die Vereinbarungen und die offenen Punkte

Neben der Zusammenstellung und Einweisung des Verhandlungsteams und der Klärung aller offenen Punkte sollte sich auch frühzeitig um die Verhandlungslogistik gekümmert werden:

Ein Raum mit der benötigten Ausstattung (Beamer, Flipchart etc.) muss reserviert werden und die Verhandlungsunterlagen sollten in ausreichender Anzahl vorhanden sein.

Lieferanten frühzeitig informieren!

Verhandlungen mit Markenlieferanten ziehen sich oft in die Länge und benötigen mehrere Verhandlungsrunden bevor eine Einigung gefunden werden kann. Um diesen Prozess zu beschleunigen, ist es wichtig, dass der Lieferant zwei Wochen vor dem Verhandlungstermin eine Agenda zur Verfügung gestellt bekommt, damit er sich auf die zu verhandelnden Inhalte vorbereiten kann.

Das interne und externe Drehbuch: Wozu dienen sie?

Wenn alle zuvor beschriebenen Punkte erarbeitet sind, sollte die komplette Verhandlungsvorbereitung in einem internen und externen Verhandlungsdrehbuch zusammengefasst werden.

Das interne Drehbuch enthält typischerweise eine stichpunktartige Zusammenfassung

• zur Verhandlungsposition sowie
• der Verhandlungsziele und -inhalte,
• die Agenda und
• die Rollen der Verhandlungsteilnehmer.

So dient das interne Drehbuch als Leitfaden in den Verhandlungen und sollte jedem Verhandlungsteilnehmer des eigenen Teams zur Vorbereitung ca. eine Woche vor der Verhandlung zur Verfügung gestellt werden.

Bei dem externen Drehbuch handelt es sich um die Unterlage, die dem Lieferanten während der Verhandlung präsentiert wird. Mit dem externen Drehbuch werden die eigenen Verhandlungspunkte und –ziele fundiert beispielsweise anhand der eigenen Geschäftsentwicklung mit dem Lieferanten oder einem Margenvergleich zu ähnlichen Markenlieferanten abgeleitet.

Fazit: Eine gründliche Vorbereitung führt zum Erfolg!

Wird der beschriebene Prozess zur Verhandlungsvorbereitung gründlich durchgeführt, steht einer erfolgreichen Verhandlung nichts mehr im Wege. Wenn Sie sich in der Verhandlung professionell verhalten und Ihrem Drehbuch folgen, können Sie auch in dem schwierigen Verhandlungsumfeld der Markenlieferanten signifikante Erfolge erzielen.

Alle Teile dieser Serie jetzt lesen:

• 1. Teil: Erfolgreich Verhandlungen führen: Ihre Position bestimmen
• 2. Teil: Erfolgreich Verhandlungen führen: Die Ziele festlegen

Die  Autoren dieses Artikels sind Jan Laakmann, welcher als Project Manager für Höveler Holzmann Consulting arbeitet, Deborah Kanthack, Consultant für die Höveler Holzmann Consulting sowie Dr. Bernhard Höveler.