In 5 Schritten zur erfolgreichen Telefonkonferenz!

Unser heutiger Unternehmensalltag ist in allen Branchen in einer Hinsicht gleich: Stress und Zeitdruck – verursacht durch Berge von E-Mails, deren Beantwortung täglich Stunden in Anspruch nimmt, nicht enden wollende Meetings und aufreibende Geschäftsreisen sowie komplizierte Abstimmungsprozesse mit Kollegen.

Gleichzeitig werden jedoch höchste Produktivität und vor allem gute Ergebnisse erwartet. Doch wie können diese Erwartungen erfüllt werden?

Die Antwort ist einfach: eine Telefonkonferenz ist häufig das Mittel der Wahl. Diese ermöglicht es interne Prozesse zu beschleunigen und Geschäftsmeetings effizient und zielgerichtet abzuwickeln – und zwar einfach, günstig und komfortabel, ohne unnötigen Zeitaufwand für Reisen oder missverständliche Mailorgien.

Bei einem zuverlässigen Anbieter gebucht, garantieren sie zeitgleich eine qualitativ hochwertige Kommunikation und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter schnell wieder an ihrem Arbeitsplatz produktiv sind.

Die perfekte Telefonkonferenz, wie sieht die eigentlich aus?

„Eine Telefonkonferenz ist eine Konferenz, bei der Teilnehmer mithilfe von zusammengeschalteten Telefonapparaten kommunizieren“ – so einfach definiert der Duden eine telefonische Sofortkonferenz. Ausgehend von dieser Definition könnte man annehmen, dass man für die perfekte Telefonkonferenz lediglich verschiedene Teilnehmer, mehrere Telefone und die Fähigkeit zum Telefonieren benötigt.

Aber reicht das wirklich aus? Leider nein. Ein Telefon bedienen können wir alle, telefonieren ist ein Klacks für jedermann – aber um eine Telefonkonferenz effektiv zu gestalten, müssen wenige, aber wichtige Grundregeln beachtet werden: Sei es das pünktliche Einwählen zur Konferenz, das frühzeitige Festlegen einer Agenda oder das Bestimmen eines Moderators, der durch das Telefonat führt.

Klären Sie diese Einzelheiten im Vorfeld, dann können Sie eine effektive Telefonkonferenz ohne Verzögerungen, Unterbrechungen und unangenehme Pannen führen.

Ergänzend lesen Sie nachfolgend 5 nützliche Tipps für eine erfolgreiche Telefonkonferenz. Betrachten Sie diese als ein Muss und erleichtern Sie so Ihren Geschäftsalltag durch eine Telefonkonferenz, die für alle Beteiligten zum Erfolg wird.

In 5 Schritten zur erfolgreichen Telefonkonferenz:

1. Erstellen Sie einen Fahrplan

Legen Sie vorab wichtige Gesprächsthemen in Form einer klaren, aber kurzen Agenda fest und stellen Sie diese allen Teilnehmern frühzeitig bereit. Garantieren Sie so ein strukturiertes und zielorientiertes Meeting.

2. Bestimmen Sie einen Moderator

Definieren Sie jemanden, der durch das Gespräch leitet. Auf diese Weise wird ein stringenter, reibungsloser Ablauf ermöglicht und die Effizienz des Meetings erhöht.

3. Stellen Sie sich namentlich vor

Alle Teilnehmer sollten Ihren Namen nennen, bevor sie sprechen. Das hilft den anderen dabei, die einzelnen Stimmen klar den jeweiligen Teilnehmern zuzuordnen.

4. Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik vertraut

Setzen Sie sich vorab mit der Funktionsweise Ihres Telefons sowie Ihres Telefonkonferenzservices auseinander. So sollten Sie wissen, wie man das Gerät stumm schaltet. Einige Anbieter von Telefonkonferenzen stellen dafür Tastenkombinationen zur Verfügung. Um Zwischenfälle zu vermeiden, können diese als Hinweis zusammen mit der Einladung verschickt, und gegebenenfalls zu Beginn der Konferenz noch einmal hervorgehoben werden.

5. Vermeiden Sie Störgeräusche

Plötzliche Handyanrufe, Hundegebell, das Klappern einer Tastatur oder undefinierbare Geräusche aus dem Hintergrund sind No-Gos für eine erfolgreiche Telefonkonferenz. Stellen Sie also sicher, dass Handys ausgestellt und Fenster geschlossen sind. Insgesamt gilt: Audiomeetings sollten an einem ruhigen Platz stattfinden – möglichst ohne laute Hintergrundgeräusche, die alle anderen nur stören.

Was macht für Sie eine erfolgreiche Telefonkonferenz aus? Sicher haben auch Sie bereits Erfahrungen mit Telefonkonferenzen gesammelt und Ihre Lehren daraus gezogen. Dann freuen wir uns auf weitere hilfreiche Tipps an dieser Stelle.