IT & Fachabteilung: So klappt die Zusammenarbeit!

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5 Tipps für kreativere Meetings

Die Unternehmens-IT funktioniert in den meisten Fällen wie eine überlastete Arztpraxis: Fachleute lösen akute Probleme im Minutentakt, denn die meisten Patienten kommen erst, wenn es brisant wird.

So haben die Spezialisten jedoch keine Zeit, langfristige Projekte mit der gebotenen Aufmerksamkeit zu bearbeiten.

Die frühzeitige Einbindung der IT zahlt sich aus

In vielen Unternehmen ist die IT nur Dienstleister und nicht Berater. Das erschwert häufig die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen. Denn diese treffen inhaltliche Entscheidungen in der Regel allein, auch wenn sie technische Veränderungen nach sich ziehen. Beispielsweise beschließt das Marketing, dass es zukünftig den Erfolg einzelner Maßnahmen messen möchte. Der Fachbereich ist jedoch auf eine technische Lösung angewiesen.

Die IT wird also erst ins Boot geholt, wenn bereits feststeht, was umgesetzt wird. Und genau an dieser Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilung zeigt sich immer wieder: Es hakt in der Kommunikation, die Projektziele bleiben unklar und es gibt unterschiedliche Vorstellungen über die Laufzeit. Darunter leiden auch die Ergebnisse.

1. Strategie: Die Kommunikation langfristig verbessern

Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen haben es schwerer in der Kommunikation. Jeder nutzt sein eigenes Fachvokabular und nicht immer sind die Sichtweisen der Kollegen nachvollziehbar. In einem gemeinsamen Projekt wird das besonders deutlich. Der Fachabteilung fällt es schwer, konkrete technische Anforderungen zu formulieren, ohne die die IT aber nicht arbeiten kann. Am Ende ist es ein Glücksspiel, wie gut die neue Anwendung zur Arbeit der Fachabteilung passt.

3 Praxis-Tipps für eine bessere Kommunikation mit der IT

1. Alle Beteiligten sollten beantworten können: Welches Geschäftsproblem soll gelöst werden? Wie wird es bisher gelöst und was soll die Anwendung zukünftig können? Wie schnell ist es umsetzbar? Wodurch könnte sich das Projekt verzögern?

2. Hellhörig sollten die IT-Fachleute bei Modebegriffen werden, wie Cloudlösung oder Big Data. Alle reden darüber, ohne zu wissen, was sich dahinter verbirgt.

3. Nachfragen, bis klar ist, was das Gegenüber konkret meint. Das ist eine Hol- und Bringschuld beider Seiten. Ebenso wie der Verzicht auf Fachbegriffe.

2. Strategie: Den Projektablauf klar strukturieren

Ein geglückter Startschuss ist die notwendige Basis für ein gemeinsames Vorhaben, aber nicht der alleinige Erfolgsfaktor. Auch im Projektverlauf müssen die Kollegen einige Regeln beachten. Häufig hören Fachabteilung und IT nur noch bei auftretenden Schwierigkeiten voneinander. Dabei sollten sich alle, die in das Projekt eingebunden sind, regelmäßig austauschen.

3 Praxis-Tipps für ein strukturierteres Projekt

1. IT-Projekte brauchen ein gutes Marketing, angefangen bei einem griffigen Namen für das Projekt, damit sich die Beteiligten und die zukünftigen Anwender damit identifizieren können.

2. Informationen weitergeben. Es muss in einer Kommunikationsstrategie definiert sein, wer in welchem Turnus über welche Kanäle über den aktuellen Projektstand in Kenntnis gesetzt wird. In regelmäßigen Treffen der Projektgruppe sollten auch Änderungen besprochen werden.

3. Erfolgreiche Projekte brauchen Unterstützer. Die Projektverantwortlichen sollten in einer Projektumfeld-Analyse prüfen, wer vom Gelingen ihres Vorhabens profitiert, aber auch, wem das Scheitern nützen würde. Gerade technische Veränderungen haben nicht immer nur Befürworter.

2 Kommentare

  1. Lieber Herr Bungert,

    die Tipps sind lediglich als Anregung gedacht und erheben selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
    Bisher war allerdings bei all meinen Projekten immer mangelnde Kommunikation zwischen den Beteiligten einer der Hauptgründe
    für Schwierigkeiten.

    Sie haben vollkommen Recht, zu einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und IT gehören
    weitere Faktoren – nicht zuletzt auch jemand, der sich in beiden Welten auskennt.

    Mit meinen bisherigen Erfahrungen bin ich genau an dieser Schnittstelle unterwegs: ich strukturiere Fach- wie IT-Themen und sorge für Verständigung, Klarheit und letztendlich für die Umsetzung des Projekts. Zum beidseitig besseren Verständnis –
    als Übersetzer, Abstrahierer, Moderator.

    Unproduktive Meetings mit lautstarkem Beharren auf den eigenen Positionen sind auch mir nicht unbekannt. Diesen kann man in Challenging Sessions entgegenwirken, die, entsprechend kompetent moderiert, für alle Beteiligten einen Erkenntnisgewinn bringen: alle arbeiten gemeinsam daran, ein Gesamtbild der gewünschten Ziele zu erstellen.

    Freundliche Grüße
    Dietmar Ohn

  2. Lieber Herr Ohn,

    Ihre Tipps halte ich für sehr gut und für wichtig. Ich habe es jedoch häufig erlebt, dass sie nicht ausreichen. Zu merken war dies in unproduktiven Meetings, in denen Fachbereiche und IT lautstark ihre Positionen vertreten, aber nicht gemeinsam an Lösungen gearbeitet haben.

    IT-Projekte sind sehr komplex. Viele Zusammenhänge sind zu beachten. Diese sind jedoch nur wenigen bekannt sind. Jeder denkt aus seiner Perspektive, was auch nicht schlimm ist. Im Gegenteil, die Vielfalt der Blickwinkel ist wichtig. Man muss es nur schaffen, die unterschiedlichen Sichten zu einem Gesamtbild zusammenzuführen.

    Dazu braucht man jemanden, der zum einen in der Lage ist, die wichtigen IT-Zusammenhänge zu überschauen und der Fachseite verständlich zu machen. Auf der anderen Seite müssen die Fachthemen klar strukturiert werden.
    Nicht nur für die IT, auch für die Abstimmung der Anforderungen innerhalb der Fachabteilung fehlt oft ein gemeinsames Verständnis.

    Jemand der in der Lage ist, IT und Fachthemen zu verdichten und klar darzustellen kann dieses Wissen nicht nur an andere weiter geben. Er/sie kann auch in Meetings die wertvollen Hinweise geben, die für eine konstruktive Kommunikation wichtig sind. Woran ist noch zu denken, wen sollte man ggf. nochmal zu Rate ziehen, wie sieht dies aus dem Blickwinkel der anderen Abteilung aus.

    Ich habe noch keinen Namen für diese Rolle gefunden. Es ist eine Kombination aus Moderator, Übersetzer, Abstrahierer, Überblick-Haber und Wissensverteiler. Oft übernimmt der Projektleiter diese Aufgabe. Das funktioniert aber leider nicht immer.

    Mit freundlichen Grüßen,
    Andreas Bungert

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