Drucker-Fans aufgepasst: So funktioniert ein Büro ohne Papier

Wie der Verband Deutscher Papierfabriken berichtet, verbraucht jeder Deutsche im Schnitt 244 kg Papier jährlich und liegt damit deutlich über dem EU-Durchschnitt.

Das papierlose Büro dagegen ist durch den vollständigen Verzicht auf Papierdokumente gekennzeichnet und wird bereits seit Jahrzehnten angekündigt. Zugunsten von Arbeitseinsparungen, Effizienzerhöhungen und Umweltschutz sollen Unternehmen bei ihren Arbeitsabläufen ausschließlich EDV-gestützte Verfahren einsetzen.

Zu sehen ist davon nichts, denn in deutschen Unternehmen hat sich das Papier für viele zu einem unverzichtbaren Standardarbeitsmittel etabliert. Die Papierberge wachsen, Unordnung macht sich breit. Dass der Wunsch von einem papierlosen Büro aber keine Illusion bleiben muss, zeigen die nachfolgenden Tipps:

3 Schritte zum papierlosen Büro

Eine Anzahl an Möglichkeiten zur Reduzierung bzw. Eliminierung von Papier als Informations- und Kommunikationsmittel existiert bereits seit einigen Jahren. E-Mail, Internet, virtuelle Notizbücher und Dokumentenmanagementsysteme sorgen dafür, dass der Wunsch nach einem papierlosen Büro endlich wahr wird. Und so einfach geht’s:

1. Vermeidung von Papier:  Wann immer möglich, Unterlagen von anderen Personen digital anfordern und verschicken, Notizen virtuell abspeichern, auf Ausdrucke aller Art verzichten.
2. Digitalisierung von Dokumenten: Vorhandene Dokumente nach Erhalt digitalisieren, archivieren und leicht durchsuchbar machen.
3. Digitale Dokumentenverwaltung etablieren: Mit einer intelligenten Dokumentenverwaltung und dem Einsatz von digitalen Signaturen das papierlose Büro in bestehende Arbeitsabläufe integrieren.

5 Praxis-Tipps für ein papierloses Büro:

1. Briefverkehr durch Mails ersetzen

Auf Briefe und Faxe kann im Büro weitgehend verzichtet werden. Stattdessen reicht eine einfache E-Mail für das Überbringen von Informationen aus. Im Normalfall erfolgt der gesamte Prozess des Versendens online und erspart dadurch den Druck, die Vervielfältigung und den Versand von Inhalten auf postalischem Weg. Unterlagen von Geschäftspartnern, Kollegen etc. sollten daher immer in digitaler Form angefordert werden.

 Vorteile von E-Mails:

• Schnelle und einfache Kommunikation
• Kostensparende Verteilung von Informationen kostensparend
• Mehrere Teilnehmer können auf einmal die gleichen Dateien empfangen

2. Dokumente digital erfassen

Ein Scanner ist dazu da, Dokumente gut lesbar und schnell einzuscannen. Papiere werden auf diese Weise digital erfasst und archiviert. Dadurch wird zum einen Platz auf dem Schreibtisch gewonnen, zum anderen können archivierte Dokumente leicht durchsucht werden. Nicht jeder Scanner eignet sich allerdings für ein papierloses Büro.

Da bei einem herkömmlichen Multifunktionsscanner der Dokumenteneinzug oftmals nicht automatisch erfolgt und darüber hinaus zu lange dauert, empfiehlt sich ein reiner Dokumentationsscanner. Damit lassen sich auch ganz leicht Visitenkarten digitalisieren, die anschließend einfach weggeworfen werden können.

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3. Virtuelle Notizbücher nutzen

Virtuelle Notizbücher, wie Evernote und OneNote, dienen dazu, alle wichtigen Informationen zu sammeln. Sie bauen eine Datenbank auf, in der eigenhändig Notizbücher angelegt und durchsucht werden können. Kategorien lassen sich je nach Vorliebe einfach benennen. Auf diese Weise hilft das Programm seinen Usern, Informationen online zu organisieren sowie Texte und PDF-Dateien zu archivieren.

Vorteile von Evernote & Co.:

• Passagen können kopiert und in die entsprechende Kategorie der Notizprogramme eingeschoben werden
• Bilder, Audiodateien und Tabellen können ebenfalls eingefügt werden
• Je nach Software ist der mobile Zugriff auf die eigenen Daten möglich

EXTRA: Social Collaboration – Die Zukunft des Informationsmanagements

4. Elektronische Signaturen einführen

Elektronische Signaturen spielen derzeit in der Praxis noch eine untergeordnete Rolle. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass sie in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen werden. Um dem Schritt von einem Büro ohne Papier etwas näher zu kommen, müssen manuelle Signaturen von rechtsgültigen, elektronischen Signaturen nach und nach abgelöst werden.

Das wiederum ist nur möglich, wenn durch den Einsatz der digitalen Signatur die Unversehrtheit der Daten sowie die Echtheit des Absenders gewährleistet sind. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, steht dem Aufbau eines papierlosen Büros nichts mehr im Weg.

5. Dokumentenmanagementsysteme verwenden

Das einfachste System zu Verwaltung von digitalen Dokumenten ist eine gute Ordnerstruktur beim Abspeichern von Dateien. Doch ab einer bestimmten Menge an Daten oder Anzahl von Personen, die mit den Dateien arbeiten, kann sich ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, zur Archivierung eignen.

In Unternehmen gewinnen Dokumentenmanagementsysteme immer mehr an Bedeutung. Sie kommen v.a. dann zum Einsatz, wenn eine große Masse an Papierbergen bewältigt werden muss oder essentielle Dokumente schnell und an der richtigen Stelle aufgerufen werden sollen. Dokumentenmanagementsysteme verwalten alle Informationen, die in elektronischer Weise vorliegen.

Dazu zählen im Wesentlichen E-Mails, Dokumente, Websites und Unternehmensdaten. Viele Dokumentenmanagementsysteme sind Dokumenten-, Erfassungs- und Archivierungssystem in einem. So werden beispielsweise Schlagworte oder Kategorien bei der Dokumentenerfassung vergeben, die dann für die Nutzer einfach durchsuchbar sind.

Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen:

• Zeitersparnis bei der Ablage und dem Wiederfinden von Inhalten
• Schnelles, transparentes Arbeiten
• Kostensparend durch den Verzicht auf Papier, Drucker und Akten

EXTRA: Weitere Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Können Büros in Zukunft ganz ohne Papier auskommen?

Die folgende Infografik spricht sich dafür aus, dass amerikanische Büros bald zur papierfreien Zone werden. Ob das in Deutschland auch möglich ist?

(Quelle: www.gonitro.com)