Wo können wir sparen? – So identifizieren Sie Einsparpotentiale im Einkauf!

Für die anschließende Priorisierung der Artikel für die Quantifizierung des Einsparpotentials eignen sich prinzipiell zwei Kriterien:

• Repräsentativität und
• Einkaufsvolumen

Bei der Priorisierung repräsentativer Artikel pro Warengruppe geht es darum, anhand weniger Artikel die Warengruppe in ihrer Komplexität und Fragmentierung „repräsentativ“ abzubilden. Das hat seine Tücken. Denn ein hohes Einsparpotential von Artikeln mit geringen Einkaufsvolumen bewirkt wenig bei der Preisbildung der gesamten Warengruppe. Also ist die Priorisierung nach Einkaufsvolumen in der Regel vorzuziehen. Sie fokussiert sogenannte „einsparpotentialentscheidende Artikel“ mit einem hohen Einkaufsvolumen. Damit wird das Einsparpotential identifiziert, das für die Preisbildung der gesamten Warengruppe entscheidend ist.

Sind die Warengruppen erhoben, strukturiert und die Artikel nach Volumen priorisiert, ist ein noch umfassenderes Verständnis aufzubauen. Die mit der Warengruppe arbeitenden Mitarbeiter aus dem Fachbereich, Forschung & Entwicklung, Produktion und Einkauf etc., sollten in einem bereichsübergreifenden Team ihr weiteres Wissen über die Warengruppe zusammentragen. Zu den dann relevanten Fakten zählen die bisherigen Einkaufspraktiken und Einsparmaßnahmen genauso wie die Spezifikationen von Artikeln in technischen Datenblättern, Zeichnungen und bereitgestellten Mustern und die zukünftig erwartete Entwicklung der Warengruppe. Mit dieser Teamarbeit ist eine solide Wissensbasis für den zweiten Schritt geschaffen.

Der zweite Schritt – Einsparpotential quantifizieren und Umsetzungsplan erstellen

Zur Quantifizierung des Einsparpotentials werden zwei externe Benchmarks bei alternativen Lieferanten eingeholt:

• Die Konditionen für die aktuellen Spezifikationen und
• die Konditionen für optimierte Spezifikationen.

Mit diesen Benchmarks sind zwei entscheidende Hebel für Einsparungen abgeklopft.

Die Konditionen werden in einem vereinfachten Anfrageverfahren eingeholt. Die bestehenden Lieferanten bleiben ausgespart, da das Ziel der Potentialanalyse darin besteht festzustellen, ob es im Vergleich zur Ist-Situation Einsparpotential gibt.

Wurden im Rahmen der Anfrage signifikante Einsparpotentiale für die priorisierten Artikel identifiziert, so sind sie auf das Einkaufsvolumen der gesamten Warengruppe hochzurechnen. Je nach Komplexität der Warengruppe sind dabei Sicherheitsabschläge für die übrigen Artikel vorzusehen.

Welche Variante der verschiedenen Potentialanalysen nun die geeignete ist, um Einsparpotentiale zu identifizieren, ist fallweise zu entscheiden. Die verlässlichste Variante ist sicherlich die 100% fundierte Analyse. Folgende Übersicht fasst die Unterschiede zwischen den Potentialanalyse-Varianten zusammen:

Fazit

Um die knappen Ressourcen der Einkaufsabteilung auf einsparträchtige Warengruppen zu konzentrieren, sollten Unternehmen verlässliche Einschätzungen des Einsparpotentials vornehmen. Überstürzte Ausschreibungen‚ um den Einkauf zu optimieren, binden mehr Zeit und Ressourcen als notwendig. Ziel der Potentialanalyse ist es, zu prüfen, ob eine Ausschreibung für die betrachteten Warengruppen sinnvoll ist und welche Erfolgsaussichten bestehen. Je faktenbasierter die Potentialanalyse durchgeführt wird, umso sicherer sind ihre Ergebnisse und umso wahrscheinlicher ist es, dass dem Einkauf die Realisierung der identifizierten Einsparpotentiale gelingt.

Zu den Autoren

Adi Bijedic arbeitet als Einkaufsmanagement-Berater für die HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH (Tel.: 0211 / 56 38 75 – 40, Email: adi.bijedic@hoeveler-holzmann.com). Über Dr. Bernhard Höveler erfahren Sie mehr in der untenstehenden Autorenbox.