Buchhaltung 4.0: So läuft das im digitalen Zeitalter

Die Buchhaltung hat ein Imageproblem. Nicht bei Buchhaltern und Steuerberatern, versteht sich, denn die haben sich ihren Beruf schließlich bewusst ausgesucht. Gründer, Selbstständige, Freiberufler und StartUps dagegen haben oft Berührungsängste. Sie zweifeln am Nutzen, jammern ob der verlorenen Zeit oder schieben gar eine Stauballergie vor, um sich nur nicht mit Belegen, Buchungen und der Bilanz befassen zu müssen.

Buchhaltung, das ist was für lange, finstere Regentage, wenn das Finanzamt nach vergeblichen Mahnungen zur Abgabe der Steuererklärung schon mit Schätzung droht. Wer das glaubt, liegt natürlich daneben. Buchhaltung kommt heutzutage nicht mal mehr in die Nähe von langweilig. Vermutlich ist sie da auch noch nie gewesen.

Sie ist Fieberthermometer, Langzeit-EKG und Röntgenapparat in einem, denn nur die Zahlen können sicher anzeigen, ob ein Unternehmen gesund ist. Gerade für Soloselbstständige und Startups ist es überlebenswichtig, die Vitalfunktionen ihrer Firma ständig im Blick zu halten.

Ist der Patient stabil? Die Buchhaltung weiß es!

Dank moderner Buchhaltungstechnik ist das auf den Tag genau möglich. Statt wie früher mit Zahlen des letzten Quartals zu arbeiten oder auf die Bilanz des Vorjahres bis weit hinein ins Folgejahr warten zu müssen, gehen Abfragen heute blitzschnell. Wenige Klicks und die Zahlen sind von überall aus für Zugriffsberechtigte einsehbar.

Voraussetzung: Die Daten sind auf dem aktuellen Stand. Aber auch da gilt: Belege und Zahlen einpflegen ist ortsungebunden, schnell und unkompliziert möglich. Wo alles konsequent digital vorliegt, sind keine Umwege über Papier mehr nötig.

In der Industrie wurde die fortschreitende Integration computerbasierter Produktionssysteme mit Industrie 2.0 und 3.0 bezeichnet. Aktuell ist 4.0 die höchste Entwicklungsstufe und die wird auch von Buchhaltungssoftware erreicht:

Das steigert die Kosten- und Zeiteffizienz. Gerade kleine Firmen und Soloselbstständige, die ohne eigene Buchhaltungsabteilung arbeiten, können die neuen Buchhaltungsanwendungen gut ohne detailliertes Vorwissen und von überall aus bedienen.

Die Hürden für diese Quereinsteiger sind geringer geworden. So erledigen sie wichtige Vorarbeiten für Steuererklärung und Bilanzen selbst. Der Aufwand bleibt überschaubar. Der Datentransfer zum Steuerberater läuft in digitalisierter Form.

Buchhaltung 4.0 – Zeit sparen und dabei up-to-date sein

Automatisierung: schneller und präzise. Bei der Buchhaltung geht es darum, Zahlen akkurat zu verwalten. Sie müssen an den richtigen Stellen eingetragen, übertragen, zusammengezählt oder gebucht werden. Viele dieser Vorgänge lassen sich automatisieren, denn eine einmal ins System eingebrachte Zahl – zum Beispiel ein Rechnungsbetrag auf einer Ausgangsrechnung – nimmt einen vorgegebenen Weg.

Die Software erstellt die Rechnung aus den gemachten Angaben. Der Rechnungsbetrag ist später Teil der Umsatzsteuervoranmeldung und er taucht wieder auf, wenn zum Beispiel eine Mahnung geschrieben werden muss. Bei Buchhaltung 4.0. wird eine einmal korrekt eingegebene Zahl automatisch weiterverarbeitet, ohne händische Kontrollen und somit auch ohne die Fehlerquelle Mensch. Obendrein kostet, was sich von allein erledigt, keine Zeit.

Ist-Zustand: Wir wissen, was jetzt ist.

Für wen machen wir eigentlich Buchhaltung und warum? Für das Finanzamt, wegen der Steuer? Nicht nur. Buchhaltung schützt alle vor bösen Überraschungen, die vom Unternehmen Geld erwarten oder Geld investiert haben. Das sind die Mitarbeitenden und der Unternehmer selbst, die Gläubiger und Gesellschafter. Die Buchhaltung sorgt dafür, dass die Zahlen ordentlich verbucht sind und ein ehrliches Abbild der Firmenfinanzen dargestellt ist.

Die Liquidität des eigenen Unternehmens beurteilen zu können, ohne auf den nächsten Quartals- oder Jahresabschluss warten zu müssen, ist ein großer Vorteil. In Buchhaltung 4.0 Systemen kann sich die Geschäftsführung jederzeit mit dem finanziellen Ist-Zustand der Firma auseinandersetzen. Präzise und tagesaktuell. So lassen sich Entscheidungen mit Zahlen untermauern wie:

• Ist diese Investition jetzt sinnvoll?
• Können wir uns neue Firmenfahrzeuge leisten?
• Haben wir wirklich so viel mehr Umsatz, dass ein weiterer Mitarbeiter ins Team kommen kann?