Firmenkreditkarten: Fluch oder Segen für Unternehmen?

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Firmenkreditkarten: Fluch oder Segen für Unternehmen?

Firmenkreditkarten werden in Deutschland immer beliebter. Während große Betriebe Geschäftsreisen bereits im großen Maß per Firmenkarte abrechnen, sieht es im Mittelstand noch ganz anders aus. Dabei wird immer wieder betont, dass Firmenkreditkarten sehr viele Vorteile haben und somit auch mittelständischen Unternehmen sowie Selbständigen nutzen.

Doch stimmt das eigentlich? Welche Vorzüge ergeben sich daraus und wie werden Problembereiche wie Datensicherheit und Datenmissbrauch gehandhabt? Der folgende Artikel soll Licht ins Dunkel bringen.

1. Für welche Unternehmen lohnt sich eine Firmenkreditkarte?

Wer diese Frage stellt, muss zwischen verschiedenen Arten von Firmenkreditkarten unterscheiden. Während sogenannte Business-Kreditkarten vor allem für kleine Unternehmen und Selbständige interessant sind, richten sich die Angebote für Corporate Cards hauptsächlich an große Firmen mit vielen Mitarbeitern.

Tabelle: Unterschiede zwischen einer Corporate Card und einer Business Card

Unterschiede zwischen Business Cards und Corporate Cards.

Vorzüge der Corporate Card

Der größte Vorteil einer Firmenkreditkarte liegt bei beiden Modellen in der genauen Dokumentation aller Umsätze. Die Abrechnung wird stark vereinfacht, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Buchhaltungskosten senkt. Darüber hinaus ergeben sich eine ganze Reihe weiterer Vorzüge, die vor allem Corporate Cards betreffen:

  • Bei Nutzung der Charge-Karten wird eine zinsfreie Vorfinanzierung aller Umsätze vorgenommen.
  • Die Konditionen sowie Zusatzleistungen können gerade von großen Unternehmen sehr vorteilhaft verhandelt werden.
  • Mitarbeiter werden auf Außeneinsätzen stets mit der nötigen Liquidität für Notfälle und besondere Situationen ausgestattet.
  • Aufgrund der zur Verfügung gestellten Daten lassen sich Analysen durchführen, um die Kosten künftig zu senken.
  • Reisebuchungen werden mit einer Corporate Card zum Kinderspiel, und auch spontane Schnellbuchungen können oftmals ohne Probleme ausgeführt werden.

Hinweis: Die Kondition kennen und verhandeln

Natürlich sollten Unternehmer vor dem Abschluss eines Kreditkartenvertrags die Konditionen genau studieren und sich ruhig mehrere Angebote verschiedener Banken und Kreditkarten-Herausgeber einholen. Da sich die Konditionen durchaus verhandeln lassen, ist es ratsam, die starke Position auszunutzen und noch bessere Modalitäten für die eigene Firma zu erwirken.

2. Wie wird die Verfügung festgelegt und die Nutzung der Kreditkarten geregelt?

Der große Vorteil einer Corporate Card liegt darin, dass sehr viele Einzelkreditkarten von Mitarbeitern über ein einziges Konto abgerechnet werden. Was auf den ersten Blick sehr einfach wirkt, birgt für Unternehmen jedoch Gefahren.

Können Mitarbeiter die Kredikarte unbegrenzt belasten und werden tatsächlich nur geschäftliche Kosten abgerechnet?

Im Normalfall sind entsprechende Sorgen unbegründet, denn viele Banken stellen den Unternehmen entsprechende Regelungsfunktionen zur Verfügung:

  • Kartenlimits können bei den Banken individuell für jede Kreditkarte festgelegt werden.
  • Überweisungen von einer Firmenkreditkarte auf ein Konto sind oftmals nicht möglich, um Missbrauch vorzubeugen.
  • Barabhebungslimits pro Tag sorgen ebenfalls dafür, dass ein Missbrauch keinen großen Schaden anrichten kann.
  • Eine andere Art der Begrenzung ergibt sich durch die Aufladung mit einem Guthaben, über das der Mitarbeiter verfügen kann.
  • Eine genaue Aufschlüsselung der Ausgaben zeigt zudem, ob ein Mitarbeiter eventuell private Ausgaben über eine Firmenkreditkarte getätigt hat. Diese können ihm dann privat in Rechnung gestellt werden.

So verhinderst du den Missbrauch von Kreditkarten

Eine andere Möglichkeit stellt zudem die Nutzung des Privatkontos von Mitarbeitern dar. In solchen Fällen wird der zinsfreie Zeitraum ausgenutzt, um den aufgelaufenen Saldo vom Firmenkonto an den Mitarbeiter zu überweisen, sodass dieser wiederum den Saldo beim Kartenanbieter ausgleichen kann. Grundsätzlich bestehen also mannigfaltige Möglichkeiten, die Verfügung zu steuern und Missbrauch zu vermeiden.

EXTRA: Führt die Nutzung einer Kreditkarte zu Schulden?

Wie sind Firmenkreditkarten heute abgesichert?

Auch wenn der Kreditkartenmissbrauch in Deutschland laut einer Statistik des Bundeskriminalamts in den letzten Jahren deutlich gesunken ist, sind knapp 2.000 polizeilich erfasste Fälle noch immer Grund genug, das Thema Sicherheitsmaßnahmen nicht auf die leichte Schulter zu nehmen.

Infografik: Missbrauchsfälle von Scheck- und Kreditkarten in Deutschland

Infografik: Kreditkartenbetrug in Deutschland | Statista

Doch wie sieht es mit Firmenkreditkarten aus? Gerade diese verfügen heute neben einem EMV-Chip als Pflichtmaßnahme noch über einen Magnetstreifen. Dies liegt an der Tatsache, dass noch nicht alle Länder eine komplette Umstellung durchgeführt haben. Da eine Corporate Card jedoch gerade auf Geschäftsreisen sehr wichtig ist, wurde hier ein möglichst vielseitiger Weg gewählt.

Tabelle: Sicherheitsmaßnahmen vieler Anbieter

Mögliche Sicherheitsmerkmale bei Firmenkreditkarten und Kreditkarten generell.

Fazit: Darum lohnt sich die Firmenkreditkarte

Firmenkreditkarten sind für sehr viele Unternehmen eine interessante Alternative bei der Abrechnung von Reisekosten für Mitarbeiter. Durch ihren Einsatz entfallen die aufwendigen Barvorschüsse sowie die Einzelabrechnung, die nicht nur viel Zeit kosten, sondern auch das Budget erheblich belasten. Während kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern oftmals bereits mit einer Business Card gut auskommen, stellen für große Unternehmen vor allem die Corporate Cards eine interessante Lösung dar.

Damit lassen sich auch viele Karten problemlos über ein Konto abrechnen, und die Anbieter stellen zudem umfangreiche Abrechnungen und Auswertungen zu jeder einzelnen Karte zur Verfügung. Wenn Unternehmen die Verfügung durch den Mitarbeiter sinnvoll regeln und darauf achten, entsprechende sichere Kartenmodelle zu wählen, kann eine Corporate Card unterm Strich (fast) immer vorteilhaft sein.

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