Was bedeutet individuelles Zeitmanagement? Trotz zahlreicher Überstunden bleibt die To-Do-Liste brechend voll, du findest keine Zeit die nächsten Angebote zu schreiben, weil du bei deinen laufenden Aufträgen schon hinterherrennst – ist das das (Arbeits)Leben, das du führen möchtest?

Dabei kommt es gar nicht darauf an, ob dir dein Beruf Spaß macht und du darin aufgehst. Oder ob du gerade im Aufbau deines Unternehmens bist und die nächsten 3 Jahre Vollgas geben möchtest.

Sind die Art und Weise wie du arbeitest wirklich sinnvoll? Hast du wirklich deinen Weg eingeschlagen, um jetzt dieses Leben zu führen?

Was bedeutet Arbeitsqualität?

Die Arbeitsqualität kann auf unterschiedlichste Arten betrachtet werden. Von der Büroausstattung über die Ergonomie der Arbeitsplätze. Dem Ort des Büros und wie der Weg dorthin verläuft. Gibt es gute Möglichkeiten für die Mittagspause oder nur eine dreckige Mikrowelle in der Ecke? Wie sind die KollegInnen, die KundInnen, die Vorgesetzten?

Arbeitsqualität hat sehr viele Aspekte die berücksichtigt oder missachtet werden können.

Und immer mehr rückt besonders bei den jungen Generationen nicht nur das „Warum“ hinter der Arbeit in den Vordergrund. Sondern die Frage: Wie lange?

Wie viel Zeit verbringe ich mit den einzelnen Dingen meines Arbeitslebens? Diese Frage entscheidet immer mehr über die Arbeitsqualität. Und hier kannst du mit einem funktionierenden Zeitmanagement nicht nur als ArbeitgeberIn punkten, sondern auch in der Selbständigkeit einige Vorteile daraus ziehen.

EXTRA: Effizienz dank Zeitmanagement 3.0 – Zeitdiebe stoppen!

Aber Achtung: Zeitmanagement muss individuell sein

Das haben viele längst erkannt – machen aber einen entscheidenden Fehler: „Das machen wir auf diese Weise!“ ist das neue „Das haben wir schon immer so gemacht.“

Nach einem guten Buch oder einem schlauen Workshop treffen wir auf Basis der Erkenntnisse eine Entscheidung und setzen diese um. Auch wenn wir nichts umsetzen, ist das eine Entscheidung auf Basis der Erkenntnisse. Wenn du allein arbeitest, mag das ja auch noch ganz gut funktionieren.

Aber sobald du als Führungskraft mit anderen Menschen zu tun hast – auch wenn es FreelancerInnen sind, erscheint es nur in deinem Kopf logisch und einfach.

Für dich sind vielleicht Kanban-Boards das Sinnvollste, um deine gesamte To-Do-Liste zu strukturieren. Vielleicht ist es aber auch der Fresszettel auf dem Schreibtisch oder einer der zahlreichen Aufgabenmanager, die es am PC gibt.

Gleichzeitig ist für dich vielleicht ein täglicher Fokus von 2×2 Stunden optimal, um richtig viel erledigt zu bekommen.

Was für dich das Beste und Logischste ist muss aber nicht gleichzeitig auch für alle anderen in deinem Team das Beste sein. Doch wie das im Team funktioniert, ist wieder ein ganz eigenes Thema und ein komplett neuer Beitrag. Für den Anfang ist wichtig zu wissen und zu verstehen, dass ein System, das zu dir passt und für dich vollkommen logisch erscheint, nicht automatisch auch für andere funktionieren muss.

Wie finde ich mein individuelles Zeitmanagement?

Das wichtigste im Zeitmanagement – zumindest wenn du mich fragst – ist die persönliche Fokus-Zeit zu finden und zu nutzen. Und da gilt nicht die Regel: Länger = Besser. Die Fokus-Zeit ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich und trainierbar. Bei Menschen, die beispielsweise sehr enthusiastisch sind, ergeben sich durch einen Impuls von außen direkt mehrere Eindrücke und Gedanken dazu. Hier einen langen Fokus zu halten ist nicht einfach und kostet Energie. Wenn dir das genauso geht, ist es besser, kürzere Fokus-Blöcke einzusetzen statt längere.

Das findest du am besten heraus, indem du einmal einen Timer auf 30 Minuten stellst. Wenn es klingelt, kannst du ganz einfach überprüfen: Bist du noch beim Fokus, oder schon längst abgedriftet? So findest du mit ein wenig ausprobieren, die passende Fokus-Zeit, die auf dich und deine Aufgaben abgestimmt ist.

Wie kannst du den Fokus noch effektiver nutzen?

Wie kannst du dein individuelles Zeitmanagement optimieren? Wir sind nicht in der Lage, unbegrenzt fokussiert zu arbeiten. Auch die Menge der Fokus-Zeit am Tag ist leider begrenzt und liegt bei ungefähr 4 Stunden. Natürlich kannst du dich auch länger fokussieren, mir geht es dabei vielmehr um einen effizienten und wirkungsvollen Fokus.

Für noch mehr Effizienz mit Fokus-Blöcken habe ich dir noch ein paar Stichpunkte zusammengetragen, suche dir dabei einfach die raus, die dir am besten gefallen und setze sie um. Die übrigen kannst du ignorieren:

• Telefoniere erst danach
• Öffne Mails erst nach dem Fokus
• Mache dir eine Checkliste für den Einstieg in einen Fokus-Block
• Deaktiviere dein Handy (lautlos, vibrationslos, umgedreht)
• Deaktiviere die Desktop-Benachrichtigungen
• Lege deine Smartwatch ab (oder deaktiviere zumindest die Benachrichtigungen)
• Schließe sämtliche Messenger (Outlook, Slack, WhatsApp, LinkedIn, etc.)
• Definiere ein konkretes Ziel des nächsten Fokus-Blockes
• Frische Luft
• Nutze eine Duftkerze / Duftöl
• Richtige Lichtverhältnisse