Produktdatenmanagement: 4 Herausforderungen für Unternehmer

Produktdaten spielen in Unternehmen eine zentrale Rolle. Dabei muss es sich nicht unbedingt um physisch erzeugte Waren wie ein T-Shirt, ein Buch oder einen Akkuschrauber handeln. Produkte im weiteren Sinn können ebenso Dienstleistungen wie ein Webinar, Lehrgang oder digitale Waren in Form eines eBooks sein. Ein Produktdatenmanagement (PDM) findet in den meisten Unternehmen also auf die ein oder andere Weise statt. Für viele UnternehmerInnen stellt dies eine enorme Herausforderung dar.

Produktinformationen können aus den unterschiedlichsten Quellen in das Unternehmen kommen, beispielsweise:

• Herstellerangaben
• Lieferantenangaben
• selbst gepflegte Excel-Dateien
• Assets wie Bilder und Videos
• und viele weitere

Produktdatenmanagement: 4 Herausforderungen

1. Unvollständig oder fehlerhafte Datenlieferung
   „Viele Köche verderben den Brei“ – das kann bei einer Fülle an Datenquellen ein echtes Problem darstellen, besonders wenn LieferantInnen und HerstellerInnen fehlerhafte oder unvollständige Daten bereitstellen. Diese manuell aufzuspüren ist ein Zeit- und damit Kostenfaktor.
2. Komplexe Produktdaten
   Die Anforderungen, die KundInnen an Produkte stellen, steigen stetig. Nicht nur das Produkt selbst unterliegt einem wachen Kundenauge. Auch dessen Darstellungen und Beschreibungen müssen qualitativ hochwertig sein, denn der Onlinekauf ersetzt immer häufiger den Kauf vor Ort. An eine PDP (Product Detail Page) werden ebenso hohe Anforderungen gestellt, wie an eine ansprechende Atmosphäre und (Kauf-)Erfahrung vor Ort im Laden. Der Schlüssel liegt hier in korrekten, überzeugenden und ausführlichen Produktdaten.
   Auf der anderen Seite gibt es Anforderungen durch HändlerInnen, auf die wir weiter unten zurückkommen.
3. Menge und die korrekte Handhabe der Daten
   Auch bei diesem Punkt können viele Köche den Brei verderben. Zum einen durch die bereits erwähnten großen Mengen an Produktinformationen und -quellen, zum anderen durch die Anzahl der produktpflegenden Personen, Abteilungen und Standorte. Das macht es zur echten Herausforderung, konsistente und allgemein gültige Produktdaten zu verwalten, da Menschen individuelle Ansichten zu korrekten Produktdaten haben und ggf. mit verschiedenen Systemen und Programmen arbeiten. Dadurch wird der Austausch der Daten sowie die Qualitätsprüfung erschwert.
4. Verschiedene Ausgabekanäle mit spezifischen Anforderungen
   Auch hier zeigt sich ein weiterer herausfordernder Aspekt der Verwaltung von Produktdaten: Verschiedene Ausgabekanäle können unterschiedliche und teilweise höchst spezifische Anforderungen an Produktdatensätze und Produktinformationen haben. Das beginnt bei der Größe und den Abmessungen für Assets wie Bilder und Videos und endet leider noch nicht bei unterschiedlichen Attributen, die beispielsweise für diverse Verkaufsplattformen zwingend vorhanden sein müssen.
   Es benötigt viel Zeit, jeden Kanal mit den angeforderten Produktdaten manuell zu versorgen.

Anforderungen der HändlerInnen

Hinzu kommt, dass HändlerInnen unternehmensspezifische Anforderungen haben, die teilweise einer individuellen Lösung bedürfen. Dennoch gibt es Grundlagen für das Produktdatenmanagement, die in vielen Unternehmen für eine Erleichterung sorgen können:

1. Zentraler Ort der Verwaltung

Alle ProduktpflegerInnen der verschiedenen Abteilungen greifen von unterschiedlichen Standorten auf das gleiche System zu. Rollen und Rechte sorgen dafür, dass jeder und jede Mitarbeitende nur Zugriff auf die für sie/ihn relevanten Daten hat.

2. Korrekte, qualitativ hochwertige Daten zur erfolgreichen Vermarktung

Durch die zentrale Pflege, Rollen und Rechte sowie Regelwerke für die Produktpflegenden, lassen sich Fehlerquellen ausschließen. Diese Regelwerke könnten z.B. eine Mindestanzahl an Zeichen für einen Text, eine Mindestanzahl an Assets usw. sein. Regeln lassen sich auch an anderen Stellen ansetzen, beispielsweise beim Import der Produktdaten. So können die Mitarbeitenden Fehlerquellen schnell ausfindig machen und beheben.

3. Fehlerfreie Zusammenarbeit der ProduktpflegerInnen

Dies wird ebenfalls durch die oben genannten Rahmenbedingungen möglich: Eine zentrale Verwaltung, Vergabe von Rollen und Rechten sowie durch Regelwerke.

4. Marketingvorgaben

Eine Marketingabteilung hat einen besonderen Blick auf Produktdaten. Ihr geht es nicht nur um korrekte Informationen, sondern um die richtigen Informationen. Also solche, die aktuelle Trends und Keywords, nach denen KundInnen suchen, beinhalten.

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5. Effizienz

Effizientes Arbeiten wird für Unternehmen immer mehr zum Erfolgsfaktor. Eine Vermeidung von unnötigen Arbeitsschritten ist die Grundvoraussetzung dafür. Auch hier spielen folgende Dinge eine große Rolle:

• zentrale Verwaltung von Produktdaten
• Regeln für Import und Mitarbeitende
• sinnvolle und intuitive Workflows
• eine Anpassung der Benutzerrechte

6. Time-to-market

Neue Produkte möglichst schnell auf den Markt zu bringen, ist heute wichtiger denn je. Märkte sind schnelllebig, KundInnen durch eine übergroße Auswahl kritischer. Umso wichtiger ist folglich ein reibungsloser, effizienter und fehlerfreier Ablauf.

7. Übersetzungen

Für international ausgerichtete Unternehmen müssen Produktinformationen in verschiedenen Sprachen, Währungen und ggf. Einheitssysteme zur Verfügung stehen. Effiziente und korrekte Übersetzungen werden durch verschiedene Abteilungen und Unternehmensstandorte mit unterschiedlichen Arbeitssystemen erschwert. Somit punktet hier ein zentraler Ort für das Produktdatenmanagement.

8. Kostenfaktor

„Zeit ist Geld“

das bekannte Zitat von Benjamin Franklin ist noch immer brandaktuell. Wie bereits erwähnt, wird effiziente Arbeit und eine beschleunigte Time-to-market immer mehr zum entscheidenden Erfolgsfaktor für Unternehmen.

Die acht großen Anforderungen der HändlerInnen scheinen lösbar. Allerdings klingt die Lösung irgendwie nach Überraschungsei: Statt Schokolade, Spiel und Spaß gibt es einen zentralen Ort, Rollen, Rechte und Regeln?

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Product-Information-Management-System

Der Markt bietet tatsächlich solch eine Lösung: Ein Product-Information-Management-System.

Ein PIM ist die zentrale Verwaltungsstelle für Produktdaten. Diese bekommt es aus externen und internen Quellen, die bereits beim Import, dank der mehrfach erwähnten Regeln, also auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft werden können. Im PIM können diese Daten anschließend effizient bearbeitet, konsolidiert und auf Qualitätsstandards überprüft werden.

Das Ausspielen der aufbereiteten Produktdaten erfolgt in Marketing- und Verkaufskanälen:

• Onlineshops
• externe Verkaufsplattformen
• Social Media-Auftritte
• Printkatalog

Ein PIM ist also omnichannel-tauglich.

Der Markt bietet mittlerweile eine große Auswahl an Product-Information-Management-Systemen, die verschiedene Stärken und Schwächen aufweisen. Folglich ist eine Analyse der eigenen Anforderungen an ein solches System vorab nötig, damit die eigenen Vorstellungen abgedeckt werden und die versprochene Vereinfachung für das Produktdatenmanagement zur vollen Zufriedenheit umgesetzt wird.

Viele Köche zaubern einen schmackhaften Brei, zumindest mit Unterstützung eines Product-Information-Management-Systems.