Projektmanagement: Wie es optimal funktioniert [+Checkliste]

Gutes Projektmanagement erfordert eine geeignete Strategie. Doch um diese umzusetzen, bedarf es zunächst klarer Definition. Projektarbeit kommt die Aufgabe zu, gemeinsam in einem Team eine oder mehrere zusammenhängende Aufgaben zu lösen. Projekte bieten Abwechslung, eine klare Aufgabenstruktur und motivieren, da es ein klares Ziel gibt. Das alles verlangt nach gutem Projektmanagement. Schließlich geht es bei der Umsetzung neben dem „Was“ auch um das „Wie“.

Die Aufgabe des Projektmanagements

Projektmanagement begleitet das gesamte Projekt von seiner Definition bis hin zum Abschluss.

Scheitern Projekte, kann unzureichendes Projektmanagement der Grund sein. Arbeiten scheitern beispielsweise an einer ungenauen Zielsetzung. Eine gute Organisation muss diese nebst passenden Umsetzungsstrategien berücksichtigen.

Zielsetzung & Stolperfallen für das Projekt

Um ein Projekt zu definieren, helfen bereits die klassischen W-Fragen weiter:

Was wollen wir wie, wann und warum umsetzen?

Das Prinzip jedes Projekts ist demnach eine konkrete Planung. Gutes Projektmanagement setzt genau dort an. Damit es gelingt, mit dessen Hilfe ein Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, müssen die Verantwortlichen typische Stolperfallen vermeiden. Zu diesen zählt beispielsweise:

• den Zeitaufwand unterschätzen
• die Kommunikation innerhalb des Teams vernachlässigen

Letzteres wirkt sich zudem schnell demotivierend aus und untergräbt den Zusammenhalt eines Teams.

Auch gegenüber der Leitung der Projektgruppe müssen Mitarbeiter das Gefühl besitzen, mit dieser auf Augenhöhe kommunizieren zu können. Ein guter Projektmanager motiviert, führt und sorgt für einen korrekten Ablauf ohne sich auf eine Art von Befehlsebene zu begeben. Das Team auf diese Weise zu managen, ist ebenso wichtig wie die Methoden der Umsetzung oder der Einsatz qualifizierter Mitarbeiter.

Bei der Qualifikation kommt es stets darauf an, welche Mittel bei der Durchführung eines Projektes zum Einsatz kommen. Natürlich stellt beispielsweise der Einsatz hochkomplexer und anspruchsvoller Software erhöhte Anforderungen an das eingesetzte Personal.

Risiken für das Projekt definieren

Zu gutem Projektmanagement gehört auch, die mit einem Projekt verbundenen Risiken klar zu definieren. Treten sie während des laufenden Projekts ein, muss es möglich sein, darauf umgehend und angemessen zu reagieren. Was bei einem risikoorientierten Projektmanagement hilft, ist beispielsweise das Festlegen von Zwischenzielen. Ein Projekt in kleinere Teilabschnitte aufzusplitten, verbessert dessen Struktur. Zudem stellen sich schneller Erfolgserlebnisse ein, was sich wiederum positiv und motivierend auf das Team und dessen Arbeit auswirkt.

EXTRA: Die Mitarbeitermotivation – Ein kleiner Leitfaden

Projektmanagement: Hilfsmittel bei der Umsetzung 

Passende Hilfsmittel für Projektmanagement richten sich individuell nach dem jeweiligen Projekt. Ein Beispiel hierfür wäre, ein Projektmanagement-Handbuch zu erstellen. Dafür lassen sich entsprechende Vorlagen und Formulare nutzen. Hilfsmittel dienen in erster Linie dazu, Zeit und bestenfalls auch Arbeitsleistung zu sparen. Daher kann es sich auch lohnen, externe Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Beispielsweise lässt sich die Annahme von Kundenanfragen auslagern. So kann sich das Projektteam besser auf seine Hauptaufgaben fokussieren.

Checkliste: Das leistet gutes Projektmanagement

Die Anforderungen für gutes Projektmanagement ergeben sich aus dessen Definition sowie aus den häufigsten Fehlerquellen von Projekten. Daraus lassen sich folgende Faktoren für gelungenes Projektmanagement ableiten:

• klare Zielsetzung, Aufgabenstellung und Aufgabenverteilung
• Risiken definieren und einkalkulieren
• die richtigen Ressourcen in Form von Mitteln und qualifizierten Mitarbeitern
• guter Projektmanager für das Team
• beständige Kommunikation innerhalb des Teams mit den verantwortlichen Projektmanagern und gegebenenfalls externen Auftraggebern/Kunden
• Hilfsmittel in Anspruch nehmen, die Zeit und Arbeit sparen können