Projektvoodoo: Mit Aha-Effekten neuen Schwung in Projekte bringen!

Projekte bekommen oft Druck von allen Seiten und die Folgen sind fatal. Statt klaren Absprachen, eindeutigen Zielen und Kompetenzverteilungen, wird die Energie von Nebenschauplätzen absorbiert. Streit, Grabenkämpfe, Krankheitsausfall oder Leistungsverweigerung sind der Albtraum jedes Projektleiters.

Doch es geht auch anders – wie weiß Bianca Fuhrmann.

Unternehmer.de: Frau Fuhrmann, wenn ich an Voodoo denke, dann denke ich spontan an Puppen und Hexerei.

Bianca Fuhrmann: Schön wär’s, wenn Konflikte einfach weggehext werden könnten. Solange wir das nicht können, bleibt es schlicht Arbeit. Beim Wort Voodoo denken tatsächlich viele an die berühmten Puppen. Diese werden in Afrika übrigens zum Heilen genutzt, nicht zum Gegenteil wie oftmals fälschlich angenommen. Voodoo leitet sich vom afrikanischen Wort für Geist ab und darum geht es: Dem Projektgeist neuen Schwung einzuhauchen.

Unternehmer.de: In heutigen Projekten arbeiten doch meist hoch spezialisierte Profis zusammen, meist mit langjähriger Projekterfahrung. Wieso braucht es neuen Schwung?

Bianca Fuhrmann: Sie sprechen selbst einen möglichen Grund dafür an. Gerade wenn erfahrene Spezialisten zu einem Projektteam zusammenberufen werden, wird von Anfang an Spitzenleistung erwartet. Einarbeitungs- und Kennenlernphasen brauchen Profis nicht, sie können sofort loslegen. Das ist eine typische Fehleinschätzung, denn egal wie erfahren die Projektmitarbeiter auch sind, es ist immer ein Herantasten und ein Klären von Hierarchien erforderlich. Das ist ein instinktives menschliches Verhalten. In der Gruppendynamik wird genau deshalb dem Storming, der Phase der Grenzziehung, eine so zentrale Bedeutung für die Wirksamkeit von Projektteams zugesprochen. Wenn dies übergangen wird, entstehen unterschwellige Konflikte, schwelende Konkurrenzkämpfe, bis hin zu Sabotagen und Arbeitsverweigerung.

Unternehmer.de: Wenn es aber so offensichtlich ist, dass ein Kennenlernen so wichtig ist, warum wird es dann nicht fest in die Projektplanung aufgenommen?

Bianca Fuhrmann: Dafür gibt es mehrere Gründe, Hauptursachen sind jedoch Zeitdruck und Budgetvorgaben. Schnelle und kostengünstige Ergebnisse haben oberste Priorität. Im besten Fall spielt sich das meiste von alleine ein und Projektgruppen wachsen durch das gemeinsame Arbeiten zu Teams zusammen. Es gibt jedoch Risikofaktoren, die so eine idealtypische Entwicklung verhindern. Lange Projektlaufzeiten, kulturelle Unterschiede, unerwartete finanzielle Kürzungen, vorgezogene Deadlines, „geparkte“ Mitarbeiter oder personelle Wechsel im Team sind solche versteckten Konfliktauslöser.

Unternehmer.de: Was passiert dann mit dem Projekt, wenn diese Risikofaktoren zum Tragen kommen?

Bianca Fuhrmann hat selbst viele Jahre große Projekte geleitet. Heute wird sie als Beraterin gerufen, wenn es gezielte Aha-Effekte braucht.

Bianca Fuhrmann: Stellen Sie sich ein Team vor, das unter Hochdruck an der Fertigstellung eines Auftrags arbeitet. Unter dem Druck wird ein Teammitglied krank, oder der Kunde will plötzlich einen funktionstüchtigen Prototyp schon einen Monat vor dem vereinbarten Termin, oder aber die Stelle des Projektleiters wird neu besetzt. Alle diese Änderungen führen zu Irritationen. Je nachdem wie hoch der Druck zuvor bereits war oder die Anspannung im Team, bringt solch eine Änderung Einzelne über ihre Stresstoleranz. Streit, Rückzug, Stagnation, innere Kündigung sind die Folge. Die Leistungsbereitschaft sinkt, Fehler treten auf und die Resultate werden schlechter, eben weil die Konflikte nicht angesprochen, sondern ausgeblendet werden.

Unternehmer.de: Wie geht es dann weiter?

Bianca Fuhrmann: Typischerweise kompensiert die Projektleitung dieses Defizit noch eine Zeit lang durch eigene Arbeitsleistung. Anschließend folgen personelle Veränderungen. Nachdem beide Strategien das Problem nicht lösen, stellt sich schnell jedoch der alte Zustand wieder ein und das Projekt stagniert.

Unternehmer.de: Diese Maßnahmen scheinen ins Leere zu gehen. Gibt es noch weitere Stolperfallen?

Bianca Fuhrmann: Dringend abzuraten ist von klassischen Motivationstechniken, Personalentwicklungs- und Projektmanagementmethoden. Sie helfen an dieser Stelle nicht weiter, vielmehr können sie die Situation tatsächlich noch verschärfen, weil sie auf falscher Ebene greifen. Die Mitarbeiter haben kein ursächliches Motivationsproblem, sondern einen Konflikt. Motivationsmaßnamen wären in diesem Fall kränkend und unterstellen den Mitarbeiten quasi Lethargie oder Faulheit. Damit schüren Unternehmen weiteren Frust, weil der Konflikt nicht gelöst wird, dafür ein weiterer hinzugekommen ist. Ebenso wenig hilfreich ist es, den Kundendruck einfach ans Team durchzureichen. Die Teams stehen durch die Konflikte bereits unter großer Anspannung, noch mehr wäre völlig kontraproduktiv.

Unternehmer.de: Was hilft in solch einer Situation dann?

Bianca Fuhrmann: Gefragt sind Maßnahmen, die sich sowohl dem ursächlichen Problem annehmen und dieses lösen, ohne dabei zu sehr in die Tiefe und Länge zu gehen. Es sollte aber auch dem Konflikt adäquat begegnet werden. Denn Zeit ist etwas, das strauchelnde Projekte am Allerwenigsten haben. Es hat sich bewährt, die Probleme mit einem Augenzwinkern zu visualisieren. Jeder kennt typische Aha-Momente, wenn man vom sprichwörtlichen Schlauch steigt, oder einem das Licht aufgeht. Solche Momente können mit Aha-Effekten gezielt angestoßen werden.

Unternehmer.de: Das klingt nachvollziehbar, aber etwas abstrakt. Was ist ein Aha-Effekt?

Bianca Fuhrmann: Lassen Sie mich ein Beispiel geben. Typisch sind in Projekten Kompetenzrangeleien. Wer macht was und wer ist wofür zuständig? Solche Diskussionen können ausarten zu schlimmen Grabenkämpfen. Um die Rollen zu reflektieren, gibt es eine einfache, wie effektive Methode, genannt „Projekt-Hüte“-Effekt! Bei diesem Aha-Effekt vergeben die Teammitglieder sich gegenseitig Hüte, die bestimmte Rollen widerspiegeln Der Piratenhut steht für Beutezüge, der Cowboyhut für eigene Gesetze, oder der Entdeckerhut für eigensinnige Aktionen auf eigene Faust. Jedem Mitglied wird ein Hut überreicht, um sich zu reflektieren. Mit einem Augenzwinkern werden Konkurrenzkämpfe auf spielerische Weise verstanden und können gelöst werden.

Unternehmer.de: Ein verstrittenes Team soll mit Faschingshüten spielen? Kommen sich erwachsene Fachkräfte dabei nicht veralbert vor?

Bianca Fuhrmann: Alleine die Hüte sorgen tatsächlich schon für eine aufgelockerte Stimmung und nach einem ersten heiteren Abtauchen in die Rolle von Captain Hook oder Sherlock Holmes, werden die Hüte entsprechend verteilt. Diese Heiterkeit ist Teil des Effekts und gewollt, um die Schwere und Ernsthaftigkeit etwas rauszunehmen.

Unternehmer.de: Besteht nicht aber die Gefahr, dass der unsympathische Kollege den unbeliebtesten Hut bekommt?

Bianca Fuhrmann: Es gibt dabei keine guten und schlechten Rollen, jede hat für sich individuelle Stärken und Schwächen. Der Entdecker mag zwar eigensinnige Einzelaktion starten, aber er trägt damit auch einen Pioniergeist in sich, der positiv zu werten ist. Jeder Charakter hat positive, wie streitbare Eigenschaften. Mit den Projekt-Hüten werden die aufgeladenen Emotionen ernst genommen, eben ohne dass sich einer schlecht dabei fühlt. Konfliktreiche Themen mit einem Lächeln zu lösen, das sind Aha-Effekts.

Unternehmer.de: Für welche Problemthemen eignet sich diese spielerische Herangehensweise?

Bianca Fuhrmann: Die größten Projektenergie-Vernichter sind schlechte Kommunikation, unklare Anforderungen, schwammige Ziele, Politik, Egoismen und Kompetenzstreitigkeiten. Wenn ein Projekt hakt, dann meist aus einem oder mehrerer dieser Gründe. Für jeden Bereich lassen sich Aha-Effekte einsetzen, die wieder neuen Schwung in laufende Projekte bringen!

Unternehmer.de: Ein schönes Schlusswort! Vielen Dank, Frau Fuhrmann!

Weitere Informationen: www.bianca-fuhrmann.de

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