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Impulsfrage 2: Welche Aufgaben können Sie zu Blöcken zusammenfassen und zu festen Terminen erledigen?

Sicher wissen Sie, dass man nachweislich konzentrierter, schneller und fehlerfreier arbeitet, wenn man Aufgaben „am Block“ erledigt als beim Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tätigkeiten. Eröffnen Sie eine zweite Liste. Hier tragen Sie ein, welche festen und welche wiederkehrenden Aufgaben Sie zu Blöcken (inhaltlich) zusammenfassen können. Nehmen Sie dazu Ihre Tätigkeitsliste zur Hilfe. Als tägliche Blöcke werden Sie wahrscheinlich „Post- und E-Mail-Schriftverkehr“ einplanen und „telefonieren“ oder „Kundenbesuche“. Schreiben Sie dazu, welcher Turnus sinnvoll wäre, die Dauer und wann diese Aufgabe einen festen Termin im Kalender erhalten könnte. Lesen Sie zur Verdeutlichung einige Beispiele:

  • Schriftverkehr inkl. E-Mail: täglich / 3 x / 30 Minuten / morgens, mittags, abends
  • Telefonakquise: täglich / 30 Minuten / 10:30 – 11:00
  • Das www aktuell halten (Webseite, Blog, Soziale Netzwerke): 3 x pro Woche / je 30 Minuten / montags, mittwochs und freitags / 14:00 – 14:30
  • Rechnungen schreiben: 1 x wöchentlich / dienstags / 14:00 – 14:30
  • Buchhaltungsvorbereitung: 1 x wöchentlich / donnerstags / 14:00 – 14:30
  • Ideen auswerten: 1 x monatlich / donnerstags / 16:00 – 17:00
  • Newsletter erstellen: 1 x monatlich / dienstags / 3 Stunden

Jetzt sind Sie dran! Wie sieht Ihre Auswertung aus? Welche festen Arbeitseinheiten können Sie schaffen? Notieren Sie gleich Ihre Ideen.

Impulsfrage 3: Wie verteilen Sie die Blöcke auf Ihre Bürozeiten?

Jetzt haben Sie einen Überblick über Ihre Tätigkeiten und welche wiederkehrenden Aufgaben Sie im Blick behalten müssen. Nehmen Sie einen Bleistift und übertragen Sie die Blöcke in Ihre Wochenübersicht in die Felder „Bürozeit“. Für viele schlägt jetzt die Stunde der Wahrheit: Passen die Aufgaben in die Bürofelder? Wenn nicht, heißt es kürzen, straffen, streichen, outsourcen, optimieren, automatisieren (z. B. durch Software). Denn wenn Sie die Bürofelder vergrößern, werden entweder „Kunden“ oder „Freizeit“ kleiner. Da gilt es, einige Entscheidungen zu treffen.

Von der Wochenstruktur zur Tagesplanung

Mit dieser grundlegenden Wochenplanung braucht Ihre aktuelle Wochenübersicht nur noch wenig Anpassung. Und daraus leitet sich schnell die konkrete Tagesplanung ab. Ihr Tagesplan wird klar und übersichtlich. Sie erkennen, was machbar ist oder wo Sie auch einmal „nein“ sagen müssen. Vor allem aber folgen Sie dabei Ihrer persönlichen Struktur.

Wenn Sie diese beiden Tipps zusätzlich beherzigen, arbeiten Sie konzentrierter

Beginnen Sie Ihren Tag, in dem Sie unabhängig von To-do-Listen schriftlich diese Frage beantworten: „Welches sind meine produktiven Top 3 des Tages?“ Oder anders ausgedrückt: „Welche 3 Dinge stehen an, damit mein Business läuft und ich das Gefühl habe, dass mein Tag erfolgreich/produktiv wird?“ Hängen Sie diese Top-3-Liste gut sichtbar auf. Zum Tagesabschluss erfolgt die Kontrolle: Sind die Top-3 erledigt? Wenn nein: Fehleranalyse und am nächsten Tag besser machen. Alles erledigt? Dann klopfen Sie sich auf die Schulter, dass Sie das Richtige und das Wichtige erledigt haben.

Der zweite Tipp betrifft die Konsequenz, mit der Sie Störungen ausschalten sollten. Das kann die geschlossene Tür sein, feste Telefonzeiten, keine Erreichbarkeit am Wochenende, kein Telefon bei bestimmten Aufgaben, sich nicht sofort auf jede E-Mail stürzen. Erstellen Sie sich doch eine Liste mit „do’s“ und „dont’s“. Beispiel: kein „rumdaddeln im Internet“, stattdessen eine zielgerichtete, ergebnisorientierte oder zeitgebundene Recherchezeit.

Wie lautet Ihr Fazit?

Zu welchem Ergebnis sind Sie beim Lesen gekommen? Welche Bereiche passen bereits gut? Was müssten Sie verändern, damit Ihre Kunden- und Bürozeiten im gewünschten Verhältnis sind? Welche Veränderungen könnten Sie schnell vornehmen? Welche ersten, kleinen Schritte könnten größere Veränderungen einläuten? Wo müssen Sie Grundsatzentscheidungen treffen, beispielsweise Software zur Arbeitserleichterung anschaffen, eine Aushilfe im Laden oder im Büro einstellen? Oder wovon müssen Sie sich verabschieden?

Und mein letzter Tipp für Sie: Lassen Sie Platz, dass Sie zwischendurch auch mal „tschüss, Disziplin, heute nicht!“ sagen können. Denn manchmal muss man sich auch erlauben, unstrukturiert und unsystematisch zu sein. Und das zu erledigen, worauf man gerade Lust hat!

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Wera Nägler

Wera Nägler ist seit 17 Jahren als Trainerin und Coach selbstständig. Eines ihrer Kernthemen ist die Büroorganisation – und die muss zum Menschen passen. Dies vertritt die Autorin praxisnah im Training, Coaching oder in Webinaren in ihrer Online-Akademie ebenso wie als Premium-Expertin bei experto.de und in ihrem Buch "Alles im Griff – Das 1 x 1 der Büroorganisation“ vom Verlag BusinessVillage GmbH.

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