2025 steht eine bedeutende Veränderung im Rechnungswesen bevor: Die E-Rechnung wird in Deutschland für alle Unternehmen verpflichtend. Doch statt passiv auf die Einführung zu warten, solltest du die Zeit nutzen, um dich optimal darauf vorzubereiten. Jochen Treuz ist Experte für die Digitalisierung im Rechnungswesen und geprüfter BSI IT-Grundschutzpraktiker. Seit 2015 berät und begleitet er Unternehmen und Verwaltungen bei Fragen der elektronischen Rechnungsabwicklung. Dieser Artikel zeigt dir, was auf dich zukommt und wie du die Umstellung erfolgreich meistern kannst.

Die E-Rechnung – Was bedeutet das für dich?

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Version der herkömmlichen Papierrechnung. Ab 2025 müssen alle UnternehmerInnen ihre Rechnungen elektronisch ausstellen und übermitteln. Diese Umstellung betrifft nicht nur den Rechnungsversand, sondern auch den gesamten Rechnungsprozess, von der Erstellung bis zur Archivierung. Vorgeschrieben sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare Daten als auch ein menschenlesbares PDF in einer Datei vereint. Das bedeutet, dass die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Maschinen automatisch verarbeitet werden kann. Dieses hybride Format erleichtert den Übergang der Papier- zur E-Rechnung und hilft so beim Einstieg.

XRechnung hingegen ist ein rein XML-basiertes Format, das speziell für die Anforderungen des öffentlichen Sektors entwickelt wurde. Es ist besonders für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern relevant. Beide Formate werden ab 2025 steuerrechtlich vorgeschrieben, und es ist wichtig, dass du dich mit diesen Standards vertraut machst.

Die Vorteile der E-Rechnung

Die E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich, die deinen Arbeitsalltag vereinfachen können. Einer der größten Vorteile ist die Zeitersparnis. Durch die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen kannst du manuelle Eingaben und die damit verbundenen Fehler verringern. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.

Zudem erleichtern sie den Überblick über deine Finanzen, da alle E-Rechnungen zentral und digital archiviert werden. So bist du jederzeit in der Lage, schnell und einfach auf die benötigten Informationen zuzugreifen.

Vorbereitung ist alles: So startest du durch

Um die Umstellung auf die E-Rechnung reibungslos zu gestalten, solltest du bereits jetzt beginnen, deine Prozesse zu überprüfen und anzupassen. Zunächst einmal ist es wichtig, deine IT-Infrastruktur zu prüfen. Verfügt dein Unternehmen über die notwendigen technischen Voraussetzungen, um E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden?

Falls nicht, ist es an der Zeit, in die entsprechenden Softwarelösungen zu investieren. Viele Unternehmen nutzen bereits ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), die die E-Rechnung nahtlos integrieren können. Diese Systeme ermöglichen es dir, den gesamten Rechnungsprozess – vom Einkauf über die Buchhaltung bis hin zum Vertrieb – digital abzuwickeln.

Ebenso solltest du dein Team auf die Veränderungen vorbereiten. Schulungen sind hier das A und O. Sorge dafür, dass alle MitarbeiterInnen, die mit Rechnungen arbeiten, über die neuen Abläufe und gesetzlichen Anforderungen informiert sind, insbesondere im Umgang mit ZUGFeRD und XRechnung.

Konkrete Schritte zur Umstellung

1. Technische Voraussetzungen schaffen: Überprüfe deine aktuelle Software und Infrastruktur. Stelle sicher, dass sie den Anforderungen der Formate ZUGFeRD und XRechnung entsprechen.
2. Prozesse optimieren: Identifiziere ineffiziente Abläufe in deinem aktuellen Rechnungswesen und nutze die Umstellung, um sie zu verbessern.
3. Schulungen anbieten: Informiere deine MitarbeiterInnen über die anstehenden Änderungen und biete Schulungen an, um sie fit für die E-Rechnung zu machen.
4. Pilotphase einführen: Führe die E-Rechnung schrittweise ein. Beginne mit einer Testphase, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

Fazit: Nutze die Zeit bis 2025

Die Einführung der E-Rechnung mag auf den ersten Blick wie eine zusätzliche Belastung erscheinen, doch sie bietet auch viele Chancen, deine Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Indem du die Zeit bis 2025 aktiv nutzt, kannst du sicherstellen, dass du gut vorbereitet in die verpflichtende E-Rechnung startest.

Also: Warte nicht ab, sondern handle jetzt und stelle die Weichen für ein zukunftssicheres Rechnungswesen!

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