Interview mit Vitapio: HR, Recruiting & Bewerbungen digitalisieren

Welchen Einfluss hat die Digitalisierung auf den Bewerbungsprozess und die Personalvermittlung? Das und vieles mehr erklärt Muhammed Bagriacik, Gründer und Geschäftsführer des Bremer Start-Ups Vitapio, in unserem Interview. Du erfährst, welche Vor- und Nachteile durch die Digitalisierung entstehen und welche Möglichkeiten sich durch den Einsatz einer Multiplattform-Lösung für den HR-Bereich, für Personaldienstleister sowie für Freelancer und Bewerber ergeben.

unternehmer.de: Inwiefern wirkt sich die Digitalisierung auf die Personalvermittlung und den HR-Bereich aus?

Muhammed Bagriacik: In den letzten Jahren wurden klassische Bewerbungsmappen zunehmend durch digitale Bewerbungen ersetzt.

Wo sich früher Mappen und Unterlagen stapelten, stehen heute Computer.

Werden Speicherort und -art auf dem Server konsequent einheitlich verwendet, ist die digitale Speicherung deutlich effizienter, da sich die digitalen Dokumente leichter sortieren lassen und für jeden Mitarbeiter gut auffindbar sind. Außerdem erreichen Stellenausschreibungen im Internet mehr potentielle Bewerber als noch vor einigen Jahren. Ähnliches gilt für Personaldienstleister, die freiberufliche Berater als Projektmitarbeiter an Unternehmen vermitteln. Die Pflege großer Datenbanken mit zahlreichen Kompetenzprofilen verschiedenster Berater, wird durch digitale Verfahren einfacher. Die Profile müssen jedoch stetig aktuell gehalten werden, damit die Vermittlung zuverlässig und qualitativ erfolgen kann.

unternehmer.de: Auf den ersten Blick bietet die Digitalisierung viele Vorteile. Gibt es auch Nachteile?

Muhammed Bagriacik: Die hohe Bewerberzahl durch die Online-Stellenausschreibung ist einerseits natürlich positiv, andererseits ist es oft nicht leicht, den Überblick zu behalten. Jede Bewerbung ist individuell gestaltet, was das Sichten, Sortieren und Auswählen noch aufwendiger macht. Die individuelle Note ist aber auch wünschenswert, um sich einen guten Eindruck von den Bewerbern machen zu können. Hinzu kommt der Umgang mit den Daten. Gerade in der EU haben wir es mit strikten Richtlinien im Umgang mit personenbezogenen Daten zu tun. Das ist auch beim Bewerbungsprozess nicht anders.

Die gesamte digitale Kommunikation muss nach Beendigung des Bewerbungsprozesses gelöscht werden können.

Außerdem muss der Bewerber kontinuierlich über den Umgang mit seinen Unterlagen informiert werden. Die Einhaltung der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung ist mit den bisher praktizierten Vorgehensweisen nicht immer einfach. Aktuell müssen daher in vielen Unternehmen Umstrukturierungen durchgeführt werden, die die Einhaltung der neuen Richtlinien gewährleisten.

unternehmer.de: Wie könnten diese Probleme behoben und die Bewerbungsprozesse vereinfacht werden?

Muhammed Bagriacik: Eine Möglichkeit ist es, die unterschiedlichen Schritte des Bewerbungsprozesses in einem Tool zusammenzufassen. Momentan gibt es viele verschiedene Ausschreibungsplattformen, über deren Kontaktformulare die Bewerbungen an eine E-Mail-Adresse der Personalabteilung weitergeleitet werden. In der Personalabteilung müssen die Bewerberdaten anschließend auf firmeninternen Servern gespeichert werden. Der initiale Kontakt mit den Bewerbern, egal ob bei Zu- oder Absage, erfolgt anschließend per E-Mail. Das sind bereits drei Orte an denen Daten geteilt, gespeichert und kommuniziert werden. Diese drei Bereiche auf einer Plattform zusammenzufassen, könnte in Unternehmen sowohl die Effizienz steigern, als auch die Einhaltung der DSGVO erleichtern.

unternehmer.de: Welche Vorteile haben Unternehmen dadurch?

Muhammed Bagriacik: Mithilfe einer Multiplattform können Unternehmen die Effizienz ihrer Recruitingprozesse sowie ihrer Personalverwaltung steigern. Dank Multi-Channeling kann eine Ausschreibung, die einmal auf der Plattform platziert wurde, automatisch auf allen gängigen Ausschreibungsplattformen geteilt werden. Alle Bewerbungen gehen anschließend ebenfalls über die Plattform ein. Dort können die Lebensläufe und Kompetenzprofile der Bewerber einheitlich strukturiert und nach Relevanz sortiert werden. So ist es für Personaler leicht, den Überblick zu behalten und die passenden Bewerber auszuwählen und zu kontaktieren. Durch die zentrale Speicherung der Daten können diese außerdem einfach und nachweislich gelöscht werden, was den Anforderungen der DSGVO entspricht. Aber auch die interne Personalverwaltung kann durch eine Plattform-Lösung vereinfacht werden.

Mit wenigen Klicks können die Mitarbeiterprofile jederzeit angepasst werden.

Auch das Ressourcenmanagement kann verbessert werden, wenn zusätzlich vermerkt wird, welcher Mitarbeiter aktuell mit welchem Projekt betraut ist.

unternehmer.de: Warum werden Kompetenzprofile von bestehenden Mitarbeitern immer wichtiger?

Muhammed Bagriacik: Neben effizientem Skill- und Ressourcenmanagement ist es wichtig, dass auch an der Mitarbeiterzufriedenheit gearbeitet wird.

Jeder Mitarbeiter ist zwar wegen bestimmter Kompetenzen für eine bestimmte Stelle eingestellt worden, jedoch haben die meisten Interessen und Fähigkeiten, die über ihr aktuelles Tätigkeitsfeld hinaus gehen.

Um auch von diesen Skills profitieren zu können, ist es wichtig, dass Personaler erstens davon wissen und sie diese zweitens gezielt einsetzen. Fortbildungen, Aufstiegsmöglichkeiten und die Beteiligung an Projekten werden immer wichtiger, um den Mitarbeitern mehr Chancen und Abwechslung zu bieten und sie durch mehr Zufriedenheit längerfristig an das Unternehmen zu binden.

unternehmer.de: Welche Vorteile bietet eine Multiplattform-Lösung für die Bewerber?

Muhammed Bagriacik: Für Bewerber ist das zentrale Listen der ausgeschriebenen Stellen von Vorteil, da sie nicht mehr auf verschiedenen Ausschreibungsplattformen suchen und ihre Bewerbungsunterlagen an verschiedenen Stellen hochladen müssen. Zudem kann der komplette Lebenslauf auf das Bewerberprofil hochgeladen werden, wo alle Angaben mit Hilfe des sogenannten CV-Parsings sortiert und strukturiert aufgelistet werden. So kann bei jeder Bewerbung ausgewählt werden, welche Informationen für die jeweilige Stelle relevant sind und welche nicht. Die nicht ausgewählten Informationen bleiben im Profil gespeichert, sodass keine Daten verloren gehen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn man Informationen in einem Textverarbeitungsprogramm entfernt. Das Layout passt sich automatisch an, wodurch auch das lästige Verrutschen nicht mehr auftritt. Selbstverständlich können Layout und Design trotzdem individuell angepasst werden, sodass der perfekte Lebenslauf mit wenigen Klicks versandbereit ist.