In diesem Artikel erklären wir dir alles wissenswerte um den Begriff Personalakte:
Der Begriff Personalakte kommt aus der Personalwirtschaft. Er beschreibt eine Akte (in Papier oder digitaler Form) die eine Sammlung von Unterlagen über einen Arbeitnehmer oder eine Arbeiterin enthält. Diese erstellen die ArbeitgeberInnen und führen sie mit Angaben zu der jeweiligen Person und dem bestehenden Arbeitsverhältnis.
Inhalt der Personalakte
Dinge die oft in einer Personalakte erfasst werden sind:
- Stammdaten wie Name, Geburtstag, Wohnort etc.
- Arbeitsvertrag
- Bewerbungsunterlagen
- Zeugnisse
- Unterlagen zu beruflichen Qualifizierungen
- Unterlagen zu Weiterbildungen und entsprechende Zertifikate
- Krankheitsbescheinigungen / Atteste
- Urlaubsanträge
- Ermahnungen / Abmahnungen
- Korrespondenz zwischen ArbeitnehmerIn und -geberIn
- ggf. Kündigungsschreiben
Inhalte die nicht reingehören
Private Dinge dürfen nicht in der Personalakte erfasst werden, wie z.B. :
- Notizen zu Arbeitsleistungen
- Überblick der Krankheitstage und deren Gründe
- Posts sowie Kommentare aus sozialen Medien
- Unterlagen des Betriebsarztes oder der Betriebsärztin, die nur für dich bestimmt sind
Kann ich meine Personalakte einsehen?
Alle ArbeitnehmerInnen hat laut BetrVG das Recht die Personalakte einzusehen. Dieses Recht hat der/die ArbeitnehmerIn so oft und wann sie wollen. Auf Wunsch kann auch ein Betriebsratsmitglied anwesend sein. Diese/r steht unter Schweigepflicht bezogen auf alle Daten, außer der/die ArbeitnehmerIn entbindet sie/ihn davon.
Welche Daten darf der Arbeitgeber einfordern?
ArbeitgeberInnen dürfen laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur Daten von dir speichern, also damit arbeiten, wenn sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind. Das sind meistens deine Stammdaten, Angaben zu deiner Ausbildung bzw. deinem Beschäftigungsgrad mit deinem Gehalt, Vermögenswirksamenleistungen und ähnlichem.
Wer kann die Daten sonst noch einsehen?
Grundsätzlich haben nur du und dein Arbeitgeber bzw. deine Arbeitgeberin das uneingeschränkte Recht deine gesamte Personalakte einzusehen.
Solltest du ein Betriebsratsmitglied hinzu rufen, sieht auch er oder sie den Inhalt. Für Betriebsratsmitglieder gilt aber eine strickte Schweigepflicht.
Wird die Personalarbeit deines Unternehmens an Externe weitergegeben, so haben auch diese Einsicht in die Akte, jedoch nur um die Erfüllung ihres Auftrages zu gewährleisten.
Auskünfte an weitere Dritte dürfen nur nach deiner ausdrücklichen Zustimmung geschehen.
