Der Begriff Workflow-Management-System bezeichnet eine Software, welche Prozesse und das Workflow im Unternehmen steuert und verbessert.
Ein Workflow-Management-System umfasst dabei die Erstellung eines Formulars zur Aufnahme von Daten. Ziel ist eine regelmäßige, digitalisierte Prozessbearbeitung. Somit vereinfachen Workflow-Management-Systeme die komplexen Prozesse in Unternehmen.
Wozu dient ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-System bietet eine Plattform für die effiziente Automatisierung und Verbesserung von Prozessen. Somit können wiederkehrende Prozesse in einem Unternehmen folglich abgebildet und automatisiert werden. Außerdem erfolgt die Automatisierung der Prozesse sowohl für maschinelle als auch menschliche Aufgaben.
Darüber hinaus kannst du Workflow-Plattformen zusätzlich die beiden Hauptbestandteile eines automatisierten Prozesses erstellen: ein Formular zur Erfassung und Validierung von Daten und eine Abbildung des Workflows im Unternehmen. Darüber hinaus werden mehrere Workflow-Werkzeuge zu einer zusammenhängenden Anwendung kombiniert.
Zudem können Workflow-Management-Systeme unterschiedliche Funktionsweisen haben. Beispielsweise können sie den Informationsfluss von Arbeitsabläufen begleiten. Diese Funktion stellt ein Routingsystem dar. Des Weiteren erkennen manche Systeme Ausnahmesituationen im Unternehmen und leiten im Anschluss die Informationen an die jeweiligen Arbeitspositionen weiter, was als Distributionssystem verstanden wird. Außerdem gibt es ein Koordinierungssystem, ein Agentensystem und ein Assistenzsystem.
Die Bezeichnung Workflow-Management ist hierbei nicht mit Groupware zu verwechseln.
Welche Vorteile bieten Workflow-Management-Systeme?
Mithilfe von Workflow-Management-Systemen werden Geschäftsprozesse digitalisiert und optimiert. Somit erfolgt eine Steigerung der Effizienz von Prozessen im Unternehmen.
Für Workflow-Management-Systeme benötigst du keine Programmierkenntnisse. Einige Systeme funktionierten beispielsweise per Drag and Drop.
Außerdem vermeiden die Systeme unnötige Mehrarbeiten durch die Aufzeichnung von wiederkehrenden Prozessen. Zudem bieten die Systeme zusätzliche Vorteile. Sie:
- steigern Prozesse
- minimieren Kosten
- verbessern die Qualität der Prozesse
- reduzieren Durchlaufzeiten
- verbessern die Transparenz der Prozesse
Mithilfe von Management-Workflow-Systemen hast du darüber hinaus deine Prozesse im Unternehmen immer im Blick. Somit kannst zudem schnell und flexibel auf unnötige Prozesse reagieren.
Welche Anbieter gibt es?
Es gibt verschiedene Anbieter für Workflow-Management-Systeme. Darunter:
- Activiti
- AristaFlow
- Backlog
- Bizagi
- Camunda BPM
- Comindware Tracker
- jBPM
- Intervals
- JobRouter
- Microsoft Windows Workflow Foundation
- Nintex
- Online Media Net
- Panvision
- ProcessMaker
- Process Street
- ProofHub
- ProWorkflow
- Zapier
