Dokumenten-Management-Systeme sind Datenbanksysteme, welche digitale Dokumente verwalten. Darunter zählen zudem Dokumente, welche ursprünglich in Papierform existierten und eingescannt wurden.
Viele MitarbeiterInnen verbringen viel Zeit und Energie in die Organisation von Dokumenten. Hierbei helfen Dokumenten-Management-Systeme! In diesem Lexikonartikel erfährst du mehr über die Vorteile und Kosten von Dokumenten-Management-Systemen sowie über die Dokumente selbst.
Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
Mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen können die MitarbeiterInnen Dokumente gleichzeitig ansehen, bearbeiten und teilen, wodurch eine einfache, ortsunabhängige Handhabung garantiert ist. Darüber hinaus schaffen Dokumenten-Management-Systeme den MitarbeiterInnen einen Überblick, was auch zu mehr Transparenz führt. Zudem sparen diese Systeme Zeit, da alle Dokumente an einem Ort gesammelt und erfasst sind.
Außerdem können Dokumenten-Management-Systeme eine automatische Versionierung von Dokumenten ermöglichen. Daneben ist die Speicherung von Dokumenten gewährleistet, weshalb keine wichtigen Dokumente mehr verloren gehen können.
Ein weiterer Vorteil von Dokumenten-Management-Systeme besteht daran, dass diese Platz schaffen. Anstatt deine Dokumente mühsam und platzraubend in Ordnern zu bewahren, kannst du diese schnell und einfach in einer DMS-Software verwalten.
Des Weiteren kann der Workflow in einem Unternehmen mithilfe von DMS-Systemen automatisiert verbessert werden. Mühsame und wiederholbare Prozesse können folglich kontrolliert werden.
Wie viel kostet ein DMS System?
Die monatlichen Kosten für eine DMS-Software variieren von 0 Euro für kostenlose Open-Source-Programme bis hin zu 1.000 Euro pro Monat.
Verschiedene Dokumentarten
Ein Dokumenten-Management-System kann verschiedene Formen von Dokumenten beinhalten. Dazu zählen:
- ASCII- oder XML-Textdateien,
- Bilder, zum Beispiel Screenshots und Fotos,
- COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk),
- Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,
- Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),
- Scans, wie Rechnungen oder Verträge
- Videos
Welche DMS-Systeme gibt es?
Es gibt verschiedene Anbieter für DMS-Systeme. Darunter:
- BM-Flow – Dokumentenmanagement.
- Candis.
- DocuWare – Dokumenten-Pool.
- Dokumenten Management System P.2.
- Dr.DOC.
- ecoDMS.
- M-Files.
- PandaDoc.
- sycat IMS Portal.
Je nach Anbieter gibt es unterschiedliche Funktionen wie beispielsweise eine App-Funktion oder Benachrichtigungs-Funktion. Außerdem können Dokumenten-Management-Systeme den Verkaufszyklus verkürzen, da Dokumente schneller erstellt werden.
