Mit Projektcontrolling sind alle Tätigkeiten – die zur Steuerung eines Projektes über seine gesamte Laufzeit nötig sind – gemeint. Also alle Planungs-, Kontroll- und Informationsaktivitäten zur Steuerung von Unternehmen.
Welche Unterschiede gibt es?
Unterscheiden kann man das Controlling in Einzel- und Multi-Projektcontrolling.
Unternehmen fokussieren beim Einzel-Projektcontrolling nur ein bestimmtes Projekt. Hierbei übernimmt die Controlling Abteilung die Steuerung und Planung des Konzepts. Während beim Multi-Projektcontrolling größer gedacht wird: Das Management von mehreren Projekten wird hier bereichsübergreifend übernommen.
Außerdem gibt es noch Verschiedenheiten in der Länge der Projekte: Strategisches Controlling beschäftigt sich mit langfristigen Projekten, die vor Allem die Umwelt des Unternehmens betreffen. Während operatives Controlling sich nur mit kurz- oder mittelfristigen Problemen auseinandersetzt.
Wozu betreibt man Projektcontrolling?
Controlling ist ein systematischer Prozess zur Ermittlung und Analyse von Abweichungen. Man betrachtet hier den
- geplanten Plan,
- vorhergesagten Soll-Plan,
- und den realistischen Ist-Plan.
Diese Abstufung bildet den Projektmanagementregelkreis. Unternehmen vergleichen hier den Soll- und Ist-Plan, um Abweichungen möglichst früh zu erkennen und zu reagieren. Außerdem werden Maßnahmen getätigt, die das Projekt wieder zum ursprünglichen Ziel leiten.
Erfolgreiches Projektcontrolling: Welche Voraussetzungen gibt es?
1. Ziel setzen
Als Erstes muss man ein transparentes und nachvollziehbares Ziel setzen. Außerdem sollte es den SMART-Kriterien entsprechen:
- S – spezifisch
- M – messbar
- A – attraktiv
- R – realistisch
- T – zeitlich terminiert
2. Blick in die Zukunft
Unternehmen können den Weg zum Ziel bestmöglich kontrollieren, wenn sie schon im Vorfeld alle Hindernisse betrachten. Die Planung muss also mit der späteren Abfrage harmonieren. Wie kann ich die verursachten Kosten genau zu einem Projekt zuordnen? Brauche ich dafür eine eigene Kostenstelle?
3. Aus Fehlern lernt man
Projektcontrolling kann nur zielführend sein, wenn die MitarbeiterInnen im Unternehmen transparent und offen arbeiten. Fehler sollten also als Chance gesehen werden, nicht als Nachteil. Wenn Mitarbeiter wissen, dass deren Fehler bestraft werden, vertuschen sie diese aus Angst einfach noch mehr. Dadurch erkennt das Controlling die Fehler nur noch später und es kommt zu Folgekosten, die vermeidbar sind.
Deshalb kann nur mit diesen Voraussetzungen erfolgreiches Projektcontrolling stattfinden.
