Feedbackgespräche sind ein wichtiges Personalführungs- und -entwicklungsinstrument – gerade in Zeiten, in denen viele Mitarbeiter aufgrund der zahlreichen Veränderungen verunsichert sind.
Regelmäßige Feedbackgespräche zwischen Vorgesetzten und ihren Mitarbeitenden wirken sich positiv auf deren Leistung aus. Das belegen zahlreiche Studien. Sie sind zudem für die Personalentwicklung wichtig. Außerdem steigern sie, richtig geführt, die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden. Trotzdem werden in vielen Unternehmen Feedbackgespräche eher sporadisch geführt – speziell dann, wenn sich in der Organisation ohnehin alle gestresst fühlen, zum Beispiel, weil sich so vieles ändert. Dabei wären sie gerade dann extrem wichtig.
Über die Erwartungen und Ziele sprechen
Generell gilt: Die meisten Führungskräfte sprechen mit ihren Mitarbeitenden bzw. Team-Mitgliedern zu wenig über ihre Arbeit sowie die Erwartungen und Ziele, die hiermit verbunden sind – und zwar unabhängig davon, ob diese im Betrieb oder Homeoffice arbeiten. Dabei ist genau dies die Hauptfunktion von Feedbackgesprächen, den Mitarbeitenden die nötige Orientierung zu geben.
Ihr primäres Ziel ist es nicht, aktuelle Probleme in der (Zusammen-)Arbeit zu erörtern. Vielmehr soll das Verhalten des Mitarbeitenden (und seiner Führungskraft) in einem Zeitraum zusammenfassend betrachtet werden, um zu klären, wie die (Zusammen-)Arbeit verbessert werden kann. Einzelne Situationen und Vorkommnisse in der Vergangenheit dienen hierbei höchstens zur Erklärung.
Weil die Vergangenheit reflektiert werden soll, bedürfen Feedbackgespräche einer Vorbereitung – auch weil ein Feedback nur wirksam ist, wenn es konkret ist. Die Führungskraft und der Mitarbeitenden benötigen für ihre Aussagen also Beispiele aus dem Berufs- und Arbeitsalltag.
Sich für das Gespräch ausreichend Zeit nehmen
Ein Indikator für die Qualität eines Feedbackgesprächs ist dessen Dauer. Eine Stunde sollten Führungskräfte pro Mitarbeitendem hierfür mindestens einplanen. Denn damit eventuell auch heikle (persönliche) Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese gilt es zunächst zu schaffen.
Feedbackgespräche sind umso wichtiger, je eigenständiger und -verantwortlicher die Mitarbeitenden arbeiten sollen oder müssen – zum Beispiel, weil sie einen großen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Denn ein selbständiges Arbeiten erfordert zuweilen eine Justierung. Das heißt, die Führungskraft und der Mitarbeitende müssen sich unter anderem über die Aufgaben, die Vorgehensweise, die Qualitätsansprüche und die wechselseitigen Erwartungen verständigen.
Das Gespräch adäquat strukturieren und führen
Ein gut strukturiertes Feedbackgespräch besteht aus folgenden Phasen:
- Reflexion der vergangenen Zeiteinheit (zum Beispiel das letzte Quartal),
- Einschätzung der aktuellen Situation und
- Blick nach vorne.
Von besonderer Bedeutung ist, dass der Mitarbeitende auch ein Feedback über seine Stärken und Schwächen erhält: Was macht/kann er bzw. sie gut beziehungsweise weniger gut? Denn ohne ein Feedback und Austausch hierüber werden Lernfelder oft nicht erkannt.
Eine Voraussetzung für offene bzw. zielführende Feedbackgespräche ist Vertrauen. Gelingt es einer Führungskraft im Alltag nicht, eine vertrauensvolle Beziehung zu ihren Mitarbeitenden aufzubauen, öffnen sich diese auch im Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräch nicht. Also kann die Führungskraft ihnen auch kein wirkungsvolles Feedback geben. Außerdem erhält sie selbst von ihnen keine brauchbare Rückmeldung für ihre eigene Entwicklung.
Die investierte Zeit und Energie lohnt sich
Das regelmäßige Führen von Feedbackgesprächen mit allen Mitarbeitenden erfordert viel Zeit seitens der Führungskräfte – auch wegen der nötigen Vorbereitung. Doch diese Investition lohnt sich. Denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen, wodurch sich auch der Führungsaufwand reduziert.
Regelmäßige Feedbackgespräche wirken sich zudem positiv auf folgende Faktoren aus:
- die Beziehung zwischen den Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten,
- die Transparenz, Zielklarheit sowie den Informationsfluss,
- die Zusammenarbeit und Leistung,
- das Selbstvertrauen der Mitarbeitenden und ihre Kompetenzentwicklung,
- ihre Identifikation mit der Arbeit und den Zielen,
- ihre Eigenständigkeit und -verantwortlichkeit,
- ihr Qualitätsbewusstsein.
Deshalb sollten Sie als Führungskraft das Führen von Feedbackgesprächen mit Ihren Mitarbeitenden nicht als lästige Pflicht ansehen. Sie sollten diese vielmehr aus tiefster innerer Überzeugung führen, denn die Mühe lohnt sich – für Sie, Ihre Teammitglieder und das Unternehmen.
