Corona hat Menschen und Unternehmen gleichermaßen gezwungen, eine neue Sicht auf das Thema Arbeit einzunehmen. Innerhalb kürzester Zeit wurden Arbeitsprozesse nicht mehr im Büro ausgeführt, sondern im Arbeitszimmer, am Küchentisch oder auf dem Balkon, innerhalb der eigenen vier Wände. Viele Unternehmen haben diesen Veränderungsprozess sehr gut bewältigt, viele jedoch nicht.
Was du tun kannst, um deine MitarbeiterInnen zu Höchstleistungen in ihrem trauten Heim anzuspornen, erfährst du in diesem Artikel.
Kommunikation ist alles
Natürlich sind Fragen im Bereich der Technik wichtig, doch noch wichtiger ist es vorab mit dem Team zu klären, wie und in welcher Form die Kommunikation vom Homeoffice aus stattfinden soll. Um deine MitarbeiterInnen in ihrem neuen Arbeitsumfeld zu unterstützen, müsst ihr gemeinsam die Strukturen der innerfirmlichen Kommunikation festlegen. Die spontanen Treffen an der Kaffeemaschine im Büro entfallen und dies kann dafür sorgen, dass wichtige Informationen einfach nicht weitergegeben werden.
Legt Kommunikationsstrukturen fest, die verbindlich sind.
Das könnte ein digitaler Kaffee jeden Morgen um 8.00 sein, in welchem ihr besprecht, welche Arbeitsschritte am jeweiligen Tag anliegen, das kann aber auch ein regelmäßiges digitales Meeting von dir als UnternehmenschefIn sein, wo du die aktuelle Lage des Unternehmens skizzierst. Wie du dies technisch löst, spielt dabei kaum mehr eine Rolle, es sollten jedoch so wenig verschiedene Medien wie möglich benutzt werden.
Selbstorganisation fördern
Die Herausforderung ist nicht für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter gleich hoch. Manche werden Familie mit kleinen Kindern und vielleicht gar kein abgetrenntes Arbeitszimmer haben, andere wiederum verfügen womöglich über Haus mit Garten.
Am besten ist es, wenn du in den Dialog mit deinen MitarbeiterInnen gehst. Frag, wo du vielleicht unterstützend wirken kannst, wie du die jeweilige Situation maßgeblich verbessern kannst. Binde deine MitarbeiterInnen so oft wie möglich in verschiedene Entscheidungsprozesse ein. Du kannst verschiedene Befragungen – anonym oder auch nicht – mit digitaler Unterstützung durchführen. So erkennst du sehr schnell, ob die bisherigen Lösungen zur Zufriedenheit und zur Produktivität im Homeoffice beigetragen haben oder nicht. Führe diese Befragungen in regelmäßigen Abständen durch.
MitarbeiterInnen in den Kommunikationsfluss einbinden
Ermutige deine MitarbeiterInnen in jedem Fall, sich Informationen immer wieder selbstorganisiert zu besorgen. Eigenverantwortung wird in Zeiten des Homeoffice besonders groß geschrieben und soll gefördert werden.
Merkst du durch verschiedene Umfragen, dass einzelne MitarbeiterInnen sich wenig einbringen, gehe in den Dialog mit ihnen. Finde heraus, was sie noch brauchen, damit sie aktiv werden. In manchen Fällen hilft es, wenn verschiedene Kommunikationsteams ins Leben gerufen werden, die nichts mit der eigentlichen Team- und Abteilungsstruktur zu tun haben. Diese können sich ein- bis zweimal in der Woche digital treffen und über ihre Erfahrungen im Homeoffice berichten. So stellst du sicher, dass die MitarbeiterInnen kommunikativen Anschluss wahren und im Austausch mit anderen bleiben. Diese Teams können auch immer wieder neu zusammengesetzt werden, um Abwechslung sicher zu stellen.
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CRM-Programme bei der Strukturierung der Arbeit
Die Investition in ein CRM-Programm ist Gold wert in Zeiten von Homeoffice. Egal, wie komplex dein Business auch ist, die CRM-Lösungen ermöglichen es dir und deinen MitarbeiterInnen, einen perfekten Überblick über alle Prozesse und Fortschritte innerhalb deines Unternehmens zu erhalten:
- Ein passendes CRM-Produkt gewährt dir einen Einblick über die Kunden- und Interessentenlage.
- Du siehst auf Knopfdruck, welche Schritte nötig sind, um Projekte abzuschließen oder um neue Aufträge an Land zu ziehen.
- Auch Abrechnungen sind mit dieser Lösung ein Kinderspiel.
- Alles ist zentralisiert, aus einer Hand und hilft dir, Kontrolle und Übersicht zu bewahren.
- Deinen MitarbeiterInnen liefert ein CRM-System ebenfalls Hilfe, Struktur und Orientierung.
Ohne ein solches Tool, wird es schwierig, die komplexen Ebenen eines Business abzubilden und dementsprechenden Entscheidungen zu treffen.
Fazit: Die Möglichkeiten der Pandemie nutzen
Die derzeit herrschende Pandemie gibt uns die Möglichkeit an die Hand, unsere Arbeitsstrukturen und -prozesse neu zu bewerten und auszurichten. Statt zufälliger Kommunikation, muss zielgerichtete und strukturierte Kommunikation Einzug in den Arbeitsalltag halten. Den Übergang in eine neue Ära der Arbeit, und anders kann die vorherrschende Situation nicht genannt werden, braucht natürlich auch technische Unterstützung, wie verschiedene Kommunikationstools oder CRM-Lösungen.
Wir wünschen dir sehr viel Erfolg beim Umsetzen unserer Tipps!