Du hast die bestellte Leistung vollständig und in der vereinbarten Qualität erbracht, die Rechnung unverzüglich gestellt und inzwischen ist das eingeräumte Zahlungsziel erreicht, aber dein Schuldner zahlt nicht oder nicht vollständig. Diese Situation kennt jeder Unternehmer. Außenstände verursachen Kosten und belasten die Liquidität eines Unternehmens. Im schlimmsten Fall können sie sogar existenzgefährdend sein. Aber was kann man dagegen tun?
Grundsätzlich sollten vorsorgliche Maßnahmen ergriffen werden, um Zahlungsausfällen vorzubeugen. Dazu gehören beispielsweise:
- rechtssichere Rechnungen
- AGB mit Regelungen zum Eigentumsvorbehalt
- regelmäßige Bonitätsprüfungen bei Neu- und Bestandskunden
- entsprechende Zahlungsbedingungen
- Sicherheiten bei größeren Aufträgen
Kommt es dennoch zu einem Zahlungsverzug ist es wichtig, unverzüglich und konsequent zu mahnen, denn mit jedem verstrichenen Tag steigt auch die Gefahr des Zahlungsausfalls.
Mahnung: Aufforderung, die geschuldete Leistung zu erbringen
Bei einer Mahnung handelt es sich um ein Schreiben, in dem der Forderungsschuldner an die bestehende Forderung erinnert und zur Zahlung des vereinbarten Rechnungsbetrages aufgefordert wird. Rechtswirksam gemahnt werden kann nur, wenn ein Anspruch auf die Forderung besteht und diese fällig ist. Eine Mahnung darf dem Schuldner also erst nach Fälligkeit zugehen. Zu unterscheiden sind das außergerichtliche und das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff ZPO).
Die Mahnung selbst ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann mündlich erfolgen, wobei die Schriftform in der Praxis gängig ist, um die Mahnung ggf. nachweisen zu können. Zu den Herausforderungen im Mahnwesen gehört, dass du als Gläubiger deinem Schuldner gegenüber klar formulieren musst, dass du die Zahlung der Rechnungssumme verlangst. Demzufolge empfiehlt es sich, dass das Mahnschreiben folgende Bestandteile beinhaltet:
- Unmissverständlicher Titel (Zahlungserinnerung, Mahnung)
- Datum der Mahnung
- Rechnungsnummer der Rechnung, auf die sich die Mahnung bezieht
- Fälligkeitsdatum der angemahnten Summe
- Eventuell berechnete Mahngebühren und Verzugszinsen (§ 288 BGB)
EXTRA: Offene Rechnung? Ein Kunde, der nicht zahlt, ist kein Kunde
Wann beginnt der Zahlungsverzug?
Begleicht der Schuldner seine offene Forderung nicht bis zum Eintritt der Fälligkeit, spricht man von Verzug (§ 280 und §§ 286 ff. BGB). Das Fälligkeitsdatum ist demzufolge entscheidend, um rechtzeitig und rechtskräftig mahnen zu können. Für alle Vertragsarten ist die Zahlung gemäß § 271 BGB sofort nach Leistungserbringung fällig. Einige Vertragsarten, wie z. B. der Werkvertrag, haben spezielle Fälligkeitsregelungen (§ 641 BGB).
Verzug durch Mahnung
Gemäß § 286 Abs. 1 BGB liegt ein Zahlungsverzug vor, wenn der Schuldner trotz Fälligkeit und Mahnung die vereinbarte Geldleistung nicht erbringt. Eine Mahnung ist also grundsätzliche Voraussetzung, um den Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen und anschließend erfolgreich eine Zahlungsklage zu erheben oder ein Mahnbescheidsverfahren in Gang zu bringen.
Verzug ohne Mahnung
In den Fällen des § 286 Abs. 2 BGB kann der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug geraten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein konkretes Fälligkeitsdatum vereinbart ist oder die Fälligkeit kalendermäßig bestimmt ist (z. B. 1 Woche nach Lieferung, 14 Tage nach Rechnungseingang). In der Praxis mahnen Unternehmen ihre Kunden oftmals dennoch, um ein eventuelles Vergessen ausschließen zu können.
Verzug nach Rechnungszugang („30-Tage-Regelung“)
- Bei Geschäftskunden (B2B): Gemäß § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Schuldner im B2B-Bereich spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung diese begleicht. Sollte die Zustellung der Rechnung nicht zweifelsfrei festzustellen sein, gilt als Beginn der Verzugsfrist der Empfang der Ware oder Leistung.
- Bei Privatpersonen: Zum Schutz von Privatpersonen müssen Unternehmen einer besonderen Aufklärungspflicht nachkommen. Sollte der Rechnungssteller (Gläubiger) in seiner Rechnung kein Zahlungsziel angegeben haben, dann tritt der Verzug nicht automatisch nach 30 Tagen in Kraft, es sei denn, der Rechnungssteller hat den Privatkunden in der Rechnung explizit darauf hingewiesen, dass er nach 30 Tagen automatisch in Verzug gerät.
Auf der nächsten Seite weiterlesen: Ablauf gerichtlicher und außergerichtlicher Mahnverfahren.
Ablauf eines außergerichtlichen Mahnverfahrens
Abgesehen von den in § 286 Abs. 2 BGB genannten Fällen, in denen es keiner Mahnung bedarf, ist nur eine einzige Mahnung erforderlich, um den Schuldner wirksam in Verzug zu setzen. Dennoch hat sich in der Praxis im Interesse zukünftiger Geschäftsbeziehungen eine mehrstufige Vorgehensweise beim außergerichtlichen Mahnverfahren bewährt. Diese kann beispielsweise wie folgt aufgebaut sein:
1. Mahnung: Mit der sogenannten Zahlungserinnerung wird der Kunde höflich an die Zahlung erinnert und ggf. eine Kopie der entsprechenden Rechnung beigelegt.
2. Mahnung: Sollte trotz der Zahlungserinnerung die Rechnung nicht ausgeglichen worden sein, empfiehlt es sich, eine deutlicher formulierte 2. Mahnung unter Angabe einer konkreten Zahlungsfrist (i.d.R. 10 oder 14 Tage) zu versenden.
3. Mahnung: Führt auch die 2. Mahnung nicht zum Geldeingang, werden in der 3. Mahnung eine letzte Zahlungsfrist gesetzt und bei Nichteinhaltung weitere Schritte angekündigt (z. B. Einschaltung eines Inkassoinstitutes, Klageandrohung oder Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens). Durch gerichtliche Maßnahmen anfallende Kosten müssen zunächst durch den Antragsteller bevorschusst werden. Sie können dem Schuldner bei einem erfolgreichen gerichtlichen Verfahren allerdings in Rechnung gestellt werden (§ 91 ZPO Kostentragungspflicht der unterliegenden Partei).
Ablauf eines gerichtlichen Mahnverfahrens
Wenn der Schuldner auf die außergerichtlichen Mahnschreiben nicht reagiert, können gerichtliche Maßnahmen (gerichtlicher Mahnbescheid oder Klage) eingeleitet werden. Das gerichtliche Mahnverfahren ermöglicht dem Rechnungssteller, schneller und günstiger als beim Klageverfahren einen vollstreckbaren Titel zu erwirken, mithilfe dessen der Gerichtsvollzieher die offene Forderung vollstrecken kann.
1. Mahnantrag: Die Kosten für die Beantragung, die mittels eines offiziellen Formulars erfolgt, richten sich nach dem Streitwert und müssen vom Antragsteller bevorschusst werden.
2. Mahnbescheid: Sobald alle Erfordernisse erfüllt sind, wird der Mahnbescheid vom Gericht dem Forderungsschuldner zugestellt. Der Schuldner kann dem Mahnbescheid innerhalb von 2 Wochen nach Zustellung widersprechen und dadurch eine Klärung des Sachverhalts durch das zuständige Gericht erreichen.
3. Vollstreckungsbescheid: Der Vollstreckungsbescheid muss innerhalb von 6 Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids beantragt werden, sofern der Schuldner dem Mahnbescheid nicht widersprochen hat. Nach Zustellung des Vollstreckungsbescheids hat der Schuldner eine Einspruchsfrist von 2 Wochen. Ist diese Frist verstrichen, kann der Gläubiger mit dem Vollstreckungsbescheid die entsprechende Forderung mittels Zwangsvollstreckung durchsetzen.
Unterstützung beim Mahnwesen
Bei einer Vielzahl von mittelständischen Unternehmen gibt es erhebliches Verbesserungspotenzial im Forderungsmanagement und Mahnwesen. Eine Rechnungslegung direkt nach Erbringen der bestellten Leistung bzw. ein unverzügliches Mahnen überfälliger Rechnungen scheinen keine Selbstverständlichkeit zu sein. In der Praxis scheitert die schnelle Umsetzung oftmals an fehlenden Kapazitäten oder auch unklar definierten Prozessen.
EXTRA: 10 Tipps für effektives Forderungsmanagement
Softwarelösungen können durch eine Prozessautomatisierung eine wichtige Unterstützung bieten, aber auch ein Outsourcen des Forderungsmanagements und Mahnwesens an einen professionellen Dienstleister kann entscheidende Vorteile bringen. Überfällige Forderungen können an Inkassounternehmen abgegeben werden.
Oftmals ist es sinnvoll, bereits früher anzusetzen, um Zahlungsverzüge und –ausfälle zu vermeiden.
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Artikel in dieser Ausgabe:
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