Du hast deinen PC hochgefahren, deinen Kaffee neben dir stehen und willst gerade mit deiner Arbeit beginnen, als dein Blick auf deinen Terminkalender fällt. Schlagartig senkt sich deine Laune, weil deine To-do-Liste überquillt und dir der Termindruck im Nacken sitzt. Viele von uns kennen diesen Druck und dieses Motivationsloch, aus dem man nur schwer aus eigenem Antrieb wieder herauskommt.
Mit diesen Tricks gegen Stress und Müdigkeit im Büro möchten wir dir helfen, deine Zeit besser zu managen und deine To-dos sinnvoll zu strukturieren, um nicht nur deinen Zeitdruck zu mindern und dir die stressige Belastung zu nehmen, sondern auch deine Motivation konstant zu halten.
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Zeitmanagement: Konsequentes und strukturiertes Arbeiten in zwei Schritten
- Zuerst ist es wichtig, dir einen Überblick über deine Projekte und bevorstehenden Aufgaben zu schaffen.
- Kennzeichne dir die wichtigen Aufgaben und setze Prioritäten: Welches Projekt hat eventuell ein Fälligkeitsdatum oder muss vorher noch von deinem Arbeitgeber oder deinem Kunden abgenommen werden?
Tipp: Arbeite hier am besten mit einer Farbstruktur – rot für oberste Priorität, blau für andere Aufgaben und gelb für To-dos, die du auf einen späteren Zeitpunkt verlegen kannst. Diese solltest du allerdings nicht komplett vergessen, denn auch die kleineren, unscheinbaren Aufgaben sind wichtig – gerade dann, wenn jemand sich auf dich verlässt.
Selbstmanagement ist der Zeitmanagement-Hack
Du hast ein sehr großes Projekt erhalten, was für deine berufliche Laufbahn äußerst wichtig ist und du weißt genau, wie viel Arbeit und Zeit du investieren willst und musst. Überfordere dich selbst nicht am Anfang und verschaffe dir auch hier erst einmal einen Gesamtüberblick.
- Unterteile dein großes Projekt anschließend mit einer sinnvollen Struktur in kleinere Aufgaben und setze dir Teilziele, die du in einem bestimmten Zeitraum erreicht haben willst.
Bereite dich dabei so vor, dass du diese Teilziele ohne Probleme nach außen kommunizieren kannst oder panisch zu werden, weil du noch so viel zu erledigen hast.
Deine anderen Aufgaben dürfen dabei aber nicht in Vergessenheit geraten. Diese kannst du dir ebenfalls je nach Wichtigkeit unterteilen – in A-Aufgaben, B-Aufgaben und C-Aufgaben.
ABC-Methode für ein stressfreies Projektmanagement
Mithilfe dieser Methode kannst du dein Projekt stressfrei managen:
- A-Aufgaben umfassen Aufgaben, die meistens nicht delegierbar sind und die du deshalb selbst erledigen musst. Da sie für dich und dein Projekt eine hohe Priorität haben, solltest du ungefähr 60% deiner täglichen Arbeitszeit für sie einplanen.
- B-Aufgaben sind oft durchschnittlich wichtig und können auch mal gut delegiert werden. In diesem Fall solltest du ungefähr eine Stunde für sie einplanen.
- C-Aufgaben sind im Gegensatz zu den anderen weniger priorisiert, weshalb sie den geringsten Mehrwert für dein Projekt mitbringen. Falls du sie nicht an einen Kollegen abgeben kannst, solltest du ungefähr 15 % deiner Arbeitszeit für diese Art der Aufgaben einplanen.
Manchmal ist weniger mehr
Hast du trotzdem manchmal das Gefühl, dass du einfach keine neuen Ideen bekommst oder verzweifelt danach suchen musst? Versuche nicht krampfhaft, neue Ideen zu generieren und fokussiere dich nicht zu sehr darauf. Es gibt zwar verschiedene Kreativitätstechniken, die man zur Hilfe nehmen kann, aber manchmal hilft es auch sich mehr auf das Wesentliche zu konzentrieren und Dinge zu reduzieren. Schau dabei nicht immer gerade nach vorn, sondern auch mal zurück:
- Was kannst du für dein nächstes Projekt besser machen?
- Was hat während der Bearbeitung gut funktioniert und was nicht?
Ganz wichtig bei jedem Workflow, den du hast – reflektiere dich selbst und deine Arbeitsweise, um deine Produktivität nicht nur zu steigern, sondern auch zu optimieren.
EXTRA: 10 Tipps, wie großartige Ideen entstehen [+Kreativsoundtrack]
Finde deine Zeitdiebe
Ganz wichtig für deine eigene Organisation und deine Selbststruktur ist, dass du deine Zeitdiebe findest. Sitzt du vielleicht mit mehreren Kollegen in einem Büro und ihr verfallt immer wieder in Small-Talk? Das kann eine Ursache sein. Auch fehlende Motivation stiehlt dir deine Zeit.
Ein Tipp am Rande: Wenn du merkst, dass du aus irgendeinem Grund nicht mit deiner Aufgabe vorankommst, erledige kleinere To-dos, die nicht ganz so viel Konzentration fordern wie größere Projekte oder das Aufbereiten eines wichtigen Pitchs.
Stay productive: Konzentrationskurve für mehr Produktivität
Du willst produktiv sein, aber es funktioniert aus irgendeinem Grund einfach nicht und du hast keine Ahnung, wieso. Auch für diese Art von Stress haben wir einen Tipp:
- Um dir eine dauerhafte und vor allen Dingen gute Produktivität zu gewährleisten, solltest du eine Woche lang deine Leistungskurve beobachten.
Das heißt, du beobachtest dich selbst und deine Arbeitsweise intensiv und beachtest dabei folgende Fragen:
- Zu welchem Zeitpunkt am Tag merkst du, dass dir deine Aufgaben nur so von der Hand gehen?
- Und zu welcher Uhrzeit bekommst du dein persönliches Produktivitätstief?
Notiere dir genau diese Uhrzeiten oder auch ungefähre Zeiträume, denn aufbauend auf diesen Ergebnissen kannst du deine kommende Arbeitswoche anders planen und so deine Zeit und Konzentration optimal nutzen. Steigt deine Konzentration erst im Laufe des Arbeitstages an, heb dir deine großen und wichtigen Aufgaben bis dahin auf. Bist du am Anfang des Tages am produktivsten, erledige deine A-Aufgaben zuerst.
Checkliste für ein besseres Zeitmanagement
- Verschaffe dir einen Überblick
- Arbeite mit farblichen Markierungen
- Setze Prioritäten und unterteile in A-Aufgaben, B-Aufgaben und C-Aufgaben
- Gib dir maximal fünf Aufgaben pro Tag
- Unterteile große Projekte in kleinere Aufgaben
- Setze dir Teilziele
- Leistungskurve beobachten und schriftlich festhalten
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