Neben dem passenden Anzug mit der möglichst perfekt sitzenden Krawatte oder dem stilsicheren Rock zählen weit mehr „sympathische“ Eindrücke bei einem Kundenempfang im Büro: Sowohl das Ambiente als auch Verköstigungen kulinarischer Natur wollen wohl überlegt sein und den gewünschten Erfolg mit dem Kunden maßgeblich unterstützen.
Essen und Getränke runden den ersten Eindruck ab
Sowohl FreiberuflerInnen als auch Angestellte sollten ihre Gäste bewirten und ein möglichst großes Essens- und Getränkeangebot bereitstellen. Grundsätzlich sollte der Gast so behandelt werden, wie man es auf einem externen Termin selbst vom jeweiligen Gastgeber erwartet. Es sollte in jedem Fall eine professionelle Kaffeemaschine zur Verfügung stehen, da sich insbesondere die Qualität beziehungsweise der Geschmack dieses beliebten Heißgetränks positiv auf den ersten Eindruck der KundInnen auswirkt. Bei vielen Unternehmen kann man solche Kaffeemaschinen inklusive Wartung anmieten. Für die TeetrinkerInnen empfiehlt es sich ergänzend dazu einen Wasserkocher und diversen Teesorten bereit zu halten. Bei einem längeren Meeting geben kleine, leichte Snacks zusätzliche Pluspunkte.
Die passende Räumlichkeit unterstreicht das Treffen
Spezielle Meetingräume sind für den Kundenempfang geradezu prädestiniert. Neben eleganten Leuchtkörpern an der Decke lockern schöne, im Raum verteilte Pflanzen, die Atmosphäre auf und zeugen von Kreativität. Ergänzend dazu bieten sich zum Unternehmen passende Bilder an. Hierbei kann die Auswahl von bildlich dargestellten Zitaten bis hin zu Abbildungen vom Unternehmen selbst reichen. In Sachen Komfort helfen für die KundInnen leicht zugängliche Netzwerkanschlüsse, sodass ein Zugang zum Internet sowie zu Online-Datenspeichern ermöglicht werden kann. Wahlweise kann ein Beamer an der Decke angebracht sein oder je nach Bedarf für eine Präsentation aufgebaut werden. Ein solches Gerät verleiht dem gesamten Treffen einen professionell wirkenden Eindruck und ist gleichzeitig überaus nützlich.
Tabus bei einem Kundenempfang im Büro
Während eines wichtigen Gesprächs mit KundInnen oder GeschäftspartnerInnen sollte das Mobiltelefon auf stumm geschalten oder ganz ausgemacht werden. Darüber hinaus darf das eigene Sakko erst ausgezogen werden, wenn der/die GastgeberIn oder der/die Ranghöchste einer Gesprächsrunde dies bereits getan hat. Hier lauert eine Gefahr, die gerne übersehen wird. Im Zweifelsfall ist durchhalten und schwitzen angesagt. Kurz vor dem Beginn eines Termins gebietet es die Höflichkeit, einen Gast am Empfang abzuholen oder diesen wenigstens persönlich zu empfangen. In diesem Zusammenhang wird nach der Beendigung eines Treffens der Gast nicht vor dem eigenen Büro, sondern an der Tür mit den besten Wünschen für die Heimreise verabschiedet.
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Ein kleiner Leitfaden
Um beim ersten Eindruck bzw. beim Kundenempfang im Büro punkten zu können, bedarf es lediglich eines kleinen Leitfadens, der zur Orientierung dienen soll. Folgende Punkte könnten hilfreich sein:
- Wie kommen KollegInnen bzw. MitarbeiterInnen „rüber“?
- Passt die getragene Kleidung zu den KundInnen/zum Anlass?
- Welche Funktion/Position begleitet der/die KundIn?
- Sind die Räumlichkeiten für den Empfang vorbereitet und ggf. verfügbar?
- Welche Informationsquellen werden beim Treffen eventuell benötigt?
- Wo könnten potentielle Stolpersteine lauern?
Wer sich in diesen Empfehlungen wiederfinden kann, kann sich auf ein erfolgreich geführtes Gespräch mit gutem Ausgang freuen. Findet das Meeting in Form einer Videokonferenz statt, gilt es ähnliche Regeln zu beachten.
