Kennst du das? Du hast den ganzen Tag geackert und am Ende des Tages trotzdem das Gefühl, nichts von dem erledigt zu haben, was du eigentlich erledigen wolltest? Oder du wünschtest, der Tag hätte 36 Stunden?
Um unsere Zeit besonders effektiv nutzen zu können, müssen wir sicherstellen, dass wir die richtigen Dinge tun.
Dies gelingt uns am besten, indem wir bewusst Prioritäten setzen. Unsere Aktivitäten lassen sich in folgende Kategorien einteilen:
- A-Aktivitäten: Hauptverantwortungsbereich, Hauptumsatzaktivitäten (z.B. Neukundengewinnung, Kundentermine, Mitarbeiterführung, Projektabwicklung).
- B-Aktivitäten: Vorbereitungen von A-Aktivitäten, um diese optimal erledigen zu können (z.B. Recherchen, Datenbankmanagement).
- C-Aktivitäten: Alles Andere (z.B. Verwaltung, Ablage, Post, Fachzeitschriften/Broschüren lesen).
In 6 Schritten zu einer effektiven Zeit- und Aufgabenplanung
Es ist wichtig, dass wir beim Prioritätensetzen strukturiert vorgehen und unsere Zeit- und Aufgabenplanung schriftlich festhalten.
- Schritt 1: Erstelle eine Liste mit deinen tagtäglichen Aktivitäten.
- Schritt 2: Identifiziere deine wichtigsten Tätigkeiten (A-Prioritäten): Wie viel Prozent meiner Zeit verbringe ich mit A-Aktivitäten? Welche dieser Aufgaben mache ich gerne, welche nicht so gerne? Beschäftige ich mich mit sogenannten „Fluchtaktivitäten“?
- Schritt 3: Identifiziere die Arbeiten, die du delegieren kannst (B- und C-Prioritäten). Habe ich einen Mitarbeiter, an den ich diese Aufgabe delegieren kann? Würde mir das mehr Zeit für berufliche oder persönliche A-Aktivitäten geben?
- Schritt 4: Identifiziere Tätigkeiten, die du gänzlich von deiner To-Do-Liste streichen kannst, da sie viel Zeit in Anspruch nehmen und wenig Ergebnisse bringen.
- Schritt 5: Erstelle eine schriftliche Tagesplanung, indem du deine Aktivitäten in Zeitblöcke einteilst. Plane zuerst die Zeitblöcke für deine A-Aktivitäten und verbuche dann die verbleibende Zeit für die B- und dann die C-Aktivitäten. Mach es niemals umgekehrt, da du deine A-Aktivitäten sonst nicht mehr in deinem Kalender unterbekommst. Sei realistisch in deiner Zeitplanung und plane einen Puffer von mindestens 30 Prozent ein.
- Schritt 6: Führe regelmäßige Zwischenkontrollen durch und überdenke deine Prioritäten von Zeit zu Zeit.
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Das Geheimnis des Erfolgs
Arbeite immer zuerst an deinen A-Prioritäten, solange bis du fertig bist, bearbeite dann deine B- und danach deine C-Prioritäten. Verliere dich nicht in Aktivitäten, die du lieber machst, um dich vor anderen wichtigeren Aufgagben zu drücken. Delegiere so viele B- und C-Aktivitäten wie möglich.
Um in unserem Arbeitsalltag die wesentlichen Dinge nicht aus den Augen zu verlieren, müssen wir uns regelmäßig Prioritäten setzen und diese mit Hilfe einer schriftlichen Zeitplanung konsequent umsetzen. Das gleiche gilt auch für unser Privatleben. Auf diese Weise schaffen wir uns Freiräume, können Ballast abwerfen, sind effektiver in unseren Handlungen und auf lange Sicht erfolgreicher und zufriedener.