Warum brauchen Unternehmer einen Notfallkoffer? Definitionsgemäß ist ein Notfall eine Situation, in der dringend Hilfe benötigt wird. In der Medizin wird das auch Erste Hilfe genannt.
Was bedeutet der Notfall für dich als Unternehmer?
Für dein Unternehmen bedeutet es, dass Erste Hilfe benötigt wird, wenn du als GeschäftsführerIn außer Gefecht gesetzt bist und nicht mehr führen kannst. Für eine kurze Zeit läuft dein Unternehmen auch ohne dich, z. B. wenn du Urlaub machst.
Aber wie sieht es aus, wenn du für mehrere Wochen oder sogar Monate ausfällst? Wer führt dein Unternehmen, wenn du dazu nicht in der Lage bist, weil du aufgrund eines Unfalls oder einer schweren Krankheit für lange Zeit ausfällst?
Für diesen Fall der Fälle, es muss nicht gleich der Tod sein, sollte das Unternehmen auch ohne dich funktionieren. Zum Führen gehört aber nicht nur die Personalführung, sondern auch Vollmachten, das Abschließen von Verträgen oder weitere Aufgaben, die du als GeschäftsführerIn zu erledigen pflegst.
Du solltest bereits im Vorfeld Regelungen und Pläne erstellen, so dass das Unternehmen auch ohne dich läuft. Im Grunde genommen sollte es dein Ziel sein, dass alle Prozesse im Unternehmen mindestens ein halbes Jahr lang ohne dich funktionieren, auch ohne Notfallregelungen.
Mache dich verzichtbar. Mit einem Notfallkoffer sicherst du die Existenz deines Unternehmens.
Was solltest du regeln?
Sobald du dich auf den Fall der Fälle vorbereitest, solltest du für dich klären, was für einen solch unwahrscheinlichen Notfall überhaupt geregelt werden muss.
Die wichtigsten Vorgänge im Unternehmen sollten weiter gegeben werden, auch wenn du nicht kurz- oder langfristig ausfällst. Es ist entscheidend, dass du in erster Linie an das Unternehmen denkst und deine Vertretung per Vollmachten, z. B. per Prokura, regelst.
Bist du alleinige/r GeschäftsführerIn, ist ein Notfallplan für den Fortbestand des Unternehmens entscheidend. Du kannst so verhindern, dass es holprig wird bzw. steil abwärts geht. Seid ihr in der Geschäftsführung mindestens zu zweit, hat der jeweils andere die Entscheidungsbefugnis.
Halte deine Vorstellungen schriftlich fest, sei es in Verträgen, Richtlinien oder in einer einfachen Dokumentation. Setze dich mit deiner Familie zusammen und binde sie in die Notfallplanung mit ein.
Du benötigst also nicht nur eine Unternehmensstrategie, sondern auch eine Notfallstrategie. Regel mit deiner Familie, wie die Rollen und Aufgaben im Falle des Falles verteilt sind und wie das Unternehmen nach innen und außen kommuniziert.
Folgende Fragen sollen dir als Hilfestellung dienen, damit du an alle Eventualitäten denkst:
- Wer könnte das Unternehmen im Notfall weiterführen?
- Hast du eine Person deines Vertrauens – sei es aus der Familie, aus dem Unternehmen oder eine externe Kapazität, die das Unternehmen für die Dauer deines Ausfallens weiterführen kann?
- Oder solltest du für die Führung mehrere Personen einsetzen?
- Wurden bereits Bankvollmachten verteilt? Welche Personen kennen die Bankkonten und haben einen Überblick?
- Ist bereits ein Beirat installiert oder sollte dieser Schritt erwogen werden?
- Wer sind die MitarbeiterInnen, die mit den aktuellen Projekten, den KundInnen und LieferantInnen, den aktuellen Aufträgen und wichtigsten Prozessen vertraut sind?
- Wie hoch ist die Erbschaftssteuer? Wie gestaltet sich dadurch die Liquidität?
- Gibt es Pflichtteilsansprüche? Ist genug Erbe vorhanden, um diese zu befriedigen? Gibt es Erben, die auf ihre Pflichtteile verzichtet haben?
- Ist die Familie abgesichert? Ist das Erbe geregelt? Wie wird das Unternehmen aufgeteilt?
- Wo sind Codes, Kennwörter oder auch Schlüssel verwahrt? Wer kennt sich aus?
- Befindest du dich bereits im Nachfolgeprozess und der Unternehmensnachfolger steht fest? Wie wird die Übergangsphase gestaltet, um den Nachfolger einzuarbeiten, ihn die Verantwortung sowie die anstehenden Aufgaben übernehmen zu lassen? Oder muss für eine gewisse Dauer ein/e FremdgeschäftsführerIn eingestellt werden?
Du solltest nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Handlungsfähigkeit deiner Familie regeln. Unabhängig vom Todesfall solltest du Patientenverfügungen und Betreuungsvollmachten erstellen.
Du weißt jetzt, was geregelt werden muss. Lass uns nun detaillierter schauen, was in den Notfallkoffer gehört.
Was gehört in deinen Notfallkoffer?
Das sind Inhalte des Unternehmens-Notfallkoffers:
Grundlegende Regelungen
- Zu informierende Personen (Familie, Angehörige, BeraterInnen, GeschäftspartnerInnen)
- Maßnahmen für die kontinuierliche Weiterführung des Unternehmens (Beirat)
- Verantwortlichkeiten für wichtige betriebliche Abläufe
- Unternehmensnachfolge regeln oder, falls es keine Erben oder Nachfolger gibt, festlegen, was mit dem Unternehmen geschieht
Finanzen
- Geschäftskonten benennen
- Vollmachten auflisten
- Bankschließfächer/Safe
- Bürgschaften
- Wertpapiere des Unternehmens
- Betriebliche Zahlungsverpflichtungen
- Immobilienfinanzierungen, Sollzinsen und Tilgung
- Weitere Darlehen/Kredite für Investitionen oder Betriebsmittel
- Unternehmensbeteiligungen
- Betriebliche Versicherungen
Mitgliedschaften, Verträge und Urkunden
- Gesellschaftsverträge
- Prokura/Vertretungsvollmachten/Handelsregisterauszüge
- Grundbuchauszüge
- Weitere wichtige Verträge/Unterlagen (Leasingverträge, Arbeitsverträge …)
- Gewerbliche Schutzrechte, Patente, Marken
- Sonstige wichtige Unterlagen (Kfz-Briefe etc.)
Betriebliche Daten
- Wichtige Kunden/Key Accounts
- Wichtige Lieferanten
- Aufträge und Kalkulationen
- Anhängige Rechtsstreitigkeiten
- Passwörter, Schlüsselverzeichnis
Persönliche Wünsche und Vorstellungen
EXTRA: Nachfolger gesucht: Möglichkeiten & Risiken beim Geschäftsführerwechsel
Inhalte deine Familien-Notfallkoffers
Grundlegende Regelungen
- Zu informierende Personen
- Finanzen
- Bankverbindungen
- Wertpapiere
- Vermögenswerte
- Schließfach/Safe
- Persönliche Zahlungsverpflichtungen
- Darlehen für private Investitionen
- Versicherungen
- Mitgliedschaften, Verträge und Urkunden
- Sonstiges
- Passwörter
- Sonstige Zugangsdaten
Persönliche Wünsche
Notfallkoffer – ja oder nein?
Einen Notfallkoffer zu packen, ist aufwendig. Außerdem kannst du dies nicht im stillen Kämmerchen machen, sondern musst mit allen Beteiligten wie deiner Familie, den Führungskräften und Key-MitarbeiterInnen deiner Firma sowie deinen Beratern wie Steuerberater oder Anwalt kommunizieren.
Lass uns kurz nochmals die Gründe zusammenfassen, die für einen Notfallkoffer sprechen:
- Sicherstellen der Fortführung des Unternehmens, falls du als GeschäftsführerIn für eine längere Zeit ausfällst
- Klare Regelungen sowohl für deine Familie als auch fürs Unternehmen im Rahmen der Planung der Fortführung des Unternehmens
- Dokumentation und permanente Anpassung aller wichtigen Prozesse im Unternehmen
Dein Ziel sollte es sein, sich selbst verzichtbar zu machen, so dass auch im Fall der Fälle die Unternehmensführung gesichert ist.
Falls du bereits alles geregelt hast und das Unternehmen auch ohne dich funktioniert (Wochen, Monate, Jahre später), dann hast du deine Hausaufgaben bereits gemacht.
Falls nicht, liegt es in deiner Verantwortung im Rahmen der Planung der Fortführung deines Unternehmens, noch heute mit dem Packen des Notfallkoffers zu beginnen.