Stellen wir uns vor, du trennst dich von deinem Arbeitgeber nach langer Zusammenarbeit, um dich beruflich weiterzuentwickeln, und stößt als Newcomer irgendwo neu hinzu. Für dich selbst hat es den Vorteil, dass du im neuen Team mit deinem angesammelten Know-how gleich punkten und alle daran teilhaben lassen kannst. Für deinen ehemaligen Arbeitgeber dagegen entsteht das Problem, dass wertvolles Wissen verlorengeht – allerdings nur dann, wenn er sich nicht darum bemüht, dieses zu sichern! Es stellt sich also für beide Seiten – Arbeitnehmer wie Arbeitgeber – die Frage: Wie kann dieses Wissen aufbereitet und vermittelt werden?
Gerade in digitalen Zeiten wird dies nicht nur notwendiger, sondern auch einfacher denn je, vorausgesetzt, man weiß wie. Gründe, die dafür sprechen, gibt es so einige. Um nur ein paar zu nennen:
- Strukturen und Prozesse ändern sich permanent.
- Neue Akteure (z.B. MitarbeiterInnen, KooperationspartnerInnen, etc.) stoßen ständig hinzu und verlassen Projekte bzw. das ganze Unternehmen.
- Aufgaben können so komplex sein, dass sie nur interdisziplinär gelöst werden können.
- Standardisierte Prozesse und Lösungsansätze versprechen nur noch in den seltensten Fällen Erfolg.
Erfahrungswissen: Was ist das überhaupt?
Wie so oft gibt es unterschiedliche Definitionen, was unter den Begriff „Erfahrungswissen“ fällt. Es soll uns hier jedoch nicht um Wortklauberei gehen, sondern um das Erkennen von praxisnahem Know-how, das MitarbeiterInnen über Jahre angesammelt haben, um ganz spezifische Aufgaben und Probleme zu lösen. Und hierin liegt auch schon der Kern, der jedes Erfahrungswissen ausmacht: Es handelt sich eben nicht um abstrakte Theorie, sondern um konkrete Handlungen in konkreten Arbeitssituationen. Gekennzeichnet sollten alle diese Handlungen durch folgende Punkte sein:
- Genauigkeit
- Fehlerfreiheit
- Effizienz
Erfahrungswissen aufbereiten mit Lessons Learned
Eine gute, unkomplizierte Möglichkeit, um ein solches Erfahrungswissen digital aufzubereiten, ist die Lessons-Learned-Methode: Hierbei steht der Lerneffekt im Mittelpunkt, systematisch soll analysiert werden, welche Herangehensweisen von Erfolg gekrönt waren und welche scheiterten. Sozusagen wird jeder dieser Fälle noch einmal neu aufgerollt und Schritt für Schritt anaylsiert, dabei soll in erster Linie nach dem Warum gesucht werden.
Die Erkenntnisse werden idealerweise so festgehalten, dass alle dazu Berechtigten problemlos darauf zugreifen können (z.B. Google Docs, Drop Box, etc.) – auf diese Weise wird gewährleistet, dass jeder seine ganz individuelle Herangehensweise schildern kann somit aus dem Erfahrungsschatz aller MitarbeiterInnen geschöpft wird. Zu beachten sind dabei folgende Punkte:
- Verzicht auf Fachbegriffe: MitarbeiterInnen sollten sich darum bemühen, ihr Wissen so zu vermitteln, dass es auch fachfremde Personen, beispielsweise Freunde oder Familie, verstehen würden.
- Einheitlichkeit und Ordnung: Auch wenn sich das Erfahrungswissen auf ganz unterschiedliche Themen bezieht, sollte auf eine einheitliche Grundstruktur in den Dokumenten geachtet werden, indem beispielsweise wenige essenzielle Schritte in der Beschreibung festgelegt werden. Erstens: Beschreibung des Problems bzw. der Aufgabe. Zweitens: Beschreibung der Herangehensweise. Drittens: Beschreibung, was gut und was schlecht gelaufen ist, inklusive einem möglichen Warum.
- Übersichtlichkeit: Bilder, Videos, Grafiken, Bulletpoints oder sonstiges Anschauungsmaterial erleichtert den allgemeinen Zugang zum jeweiligen Erfahrungswissen. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass das Dokument übersichtlich bleibt.
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Apropos Anschaulichkeit: Eine weitere, allerdings etwas aufwändigere Möglichkeit besteht darin, das Wissen in aufgezeichneten Workshops oder Interviews zu bündeln. Der größte Vorteil liegt auf der Hand: Indem MitarbeiterInnen direkt miteinander in Austausch treten, wird das Erfahrungswissen auch wirklich „erfahrbar“ gemacht. Ein Dokument mit HAndlungsanweisen wirkt dagegen wesentlich lebloser.
Egal ob Interview oder Workshop: Hierbei muss zunächst das Einverständnis der MitarbeiterInnen eingeholt werden. Es bietet sich gegebenenfalls an, externe ExpertInnen hinzuzuziehen, die die Dokumentaion übernehmen und auf ihre Verständlichkeit hin überprüfen.
Video: So gestaltest du deinen Lesson-Learned-Workshop
