„Wofür braucht es eine Einarbeitung? Bei uns werden neue Mitarbeiter gleich ins kalte Wasser geworfen. Mir hat damals auch keiner geholfen. Außerdem haben wir dafür keine Zeit.“
Hast du das auch schon mal gehört? Ein Mitarbeiter, der sich in der Einarbeitungsphase selbst überlassen ist, muss sich jede Information mühsam erfragen und erst die richtigen Ansprechpartner herausfinden.
Gute Einarbeitung = Investition für die Zukunft
Es fehlen ihm die Hintergründe, er wählt eine unübliche Vorgehensweise, irritiert Kollegen und schätzt Prioritäten falsch ein. Er macht zwangsläufig Fehler. Schließlich wird er für die eingeschränkte Arbeitsqualität oder die zu lange Bearbeitungsdauer verantwortlich gemacht, was seine Motivation beeinträchtigt, den frischen Elan im neuen Job schnell zunichte macht und seine Weiterbeschäftigung nach der Probezeit gefährden kann.
Eine gute Einarbeitung hingegen vermittelt dem neuen Mitarbeiter in strukturierter Form alle notwendigen Informationen, damit er die ersten Aufgaben mit Erfolg erledigen und darauf aufbauend anspruchsvollere Aufgaben effizient bewältigen kann. Sie zahlt sich über Jahre hinweg aus und ist eine Investition in die Zukunft.
Vor dem ersten Arbeitstag
Von großer Bedeutung ist am ersten Tag, wie der Mitarbeiter willkommen geheißen wird. Hier wird sofort spürbar, wie gut die Abteilung organisiert ist und wie viel der einzelne Mitarbeiter zählt. Eine gute Einarbeitung fängt also schon vor dem ersten Arbeitstag an:
- Ist jemand bestimmt worden, der den neuen Kollegen bzw. Mitarbeiter in Empfang nimmt und ihm die ersten Schritte und die Örtlichkeiten erklärt?
- Ist der Arbeitsplatz eingerichtet und kann sauber übergeben werden?
- Sind die IT-Systeme freigeschaltet?
- Wird der direkte Vorgesetzte ihn begrüßen? Wie wird der „Neue“ den Kollegen vorgestellt?
Was umfasst eine gute Einarbeitung?
Eine gute Einarbeitung ist zunächst einmal eine individuelle Einarbeitung. Es muss unterschieden werden, ob der neue Mitarbeiter schon im Unternehmen an anderer Stelle gearbeitet hat oder ob er auch im Unternehmen neu ist. Ebenso hängt es davon ab, ob er die gleiche oder eine ähnliche Tätigkeit schon bei einem anderen Unternehmen oder in einer anderen Unternehmenseinheit ausgeübt hat oder ob sie für ihn ganz neu ist.
Jede Abteilung sollte einen Einarbeitungsplan mit Standardumfängen haben, der dann individuell für den neuen Mitarbeiter angepasst, d.h. gekürzt oder erweitert wird.
Der Leitfaden erfolgreicher Einarbeitung
Thematisch sollte ein Einarbeitungsplan die 6 folgenden Punkte umfassen:
- Organisatorisches
- Unternehmens- und Abteilungskultur
- Fachliches
- Leistungsmaßstäbe und Vergütungssysteme
- Arbeitsmethoden
- Zwischenziele für die Einarbeitung
Die Fülle an neuen Informationen sollte in kleinen Einheiten vermittelt werden.
1. Organisatorisches
Am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter seinen direkten Ansprechpartner für alle Fragen während der Probezeit kennenlernen. Dieser Mentor bzw. Pate kann in die allgemeinen Dinge einführen, die jeder Mitarbeiter wissen sollte, wenn diese Rolle nicht der direkte Vorgesetzte selbst übernehmen will. Außerdem sollte der Vorgesetze bei der Auswahl des Paten darauf achten, welche Orientierungswirkung dieser aufgrund der eigenen Persönlichkeit auf den neuen Mitarbeiter hat.
Zu den organisatorischen Themen gehören:
- Arbeitszeit- und Pausenregelung
- Zeiterfassung
- Getränke- und Essensmöglichkeiten
- Informationssysteme
- private Nutzung des Internets und Telefons
- Urlaubsplanung und -Beantragung
- Verhalten im Krankheitsfall und Krankmeldung
- wichtige Ansprechpartner im Unternehmen wie Ersthelfer, ggf. Betriebsärzte und Betriebsräte
Nicht vergessen werden darf eine Arbeitssicherheitseinweisung. Weitere wichtige Informationen sind Betriebsvereinbarungen und Arbeitsrichtlinien, so z.B. auch die Reiserichtlinien und Kostenabrechnung.
2. Unternehmens- und Abteilungskultur
Eine Führungsaufgabe für den direkten Vorgesetzten ist es, den neuen Mitarbeiter in die Organisationsstruktur des Unternehmens/der Abteilung sowie in das Unternehmensleitbild einzuführen. Dazu gehören ebenso die Vision und Mission des Unternehmens/der Abteilung und wie der Zielfindungsprozess abläuft. Besprochen werden sollten konkret auch, welches Verhalten erwartet und welches als ungünstig betrachtet wird z.B. die Kleiderordnung.
Zu den vitalen Themen zählen, wie Wissen und Informationen dokumentiert und weitergegeben und wie Besprechungen vorbereitet, durchgeführt, protokolliert und verfolgt werden. Insbesondere sollte der direkte Vorgesetzte Klarheit darüber schaffen, wie er über Arbeitsergebnisse informiert und wann er bei Sollabweichungen oder zu Entscheidungen hinzugezogen werden will.
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3. Fachliches
Damit der neue Mitarbeiter seine eigentlichen Kernaufgaben erfüllen kann, benötigt er alle Informationen und Dokumentationen, die die Aufgabe beschreiben:
- Arbeitsplatz- und Prozessbeschreibungen
- Hintergründe und Prioritäten
- Zuständigkeiten und Schnittstellen
- Prozesspartner
- persönliche Entscheidungsspielräume
Er sollte wissen, was sein Beitrag zum Ganzen ist.
Idealerweise führt ein Kollege die eine oder andere kritische Aufgabe gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter durch und ergänzt im Gespräch die schriftlich vorhandenen Informationen. Gleichzeitig kann er spezielle Fragen beantworten. Außerdem müssen oft spezielle IT-Anwendungen erlernt werden, die nur in dieser Abteilung vorhanden sind. Es ist ferner wichtig, alle Prozesspartner und ihre Denkweise kennenzulernen.
4. Leistungsmaßstäbe und Vergütungssysteme
Der unmittelbare Vorgesetzte sollte sich die Zeit nehmen, den neuen Mitarbeiter über seine persönlichen Leistungs-Kriterien zu informieren. Zudem sollte er ebenso Transparenz darüber schaffen, wie der Mitarbeiter Feedback zu seiner Leistung erhält, wie das Gehaltssystem und die Gehaltsstufen gestaltet und welche Anerkennungsmöglichkeiten gegeben sind, zum Beispiel folgende:
- Trainings
- Jobenrichment
- Incentives
- Einmalzahlungen
- Gehaltszulagen
- Dienstfahrzeug
- Umstufung
5. Arbeitsmethoden
Besonders, wenn es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt, der gerade seine Ausbildung oder sein Studium abgeschlossen hat, sollte er dabei unterstützt werden, seine eigenen Arbeitsmethoden zu entwickeln. Dies kann geschehen durch ein Zeitmanagement-Seminar und in Gesprächen mit erfahrenen Kollegen, von denen er diverse Anregungen erhalten kann.
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Arbeitsmethodik ist etwas ganz Individuelles und es gibt keine einzelne Methode, die zu jedem passt. Wichtig ist jedoch, dass man überhaupt eine Methode hat und nicht unstrukturiert arbeitet. Sich selbst zu organisieren, ist eine Voraussetzung dafür, um die richtigen Dinge zu tun und um die Dinge richtig zu tun. Sich selbst organisieren heißt auch, souverän arbeiten, stressfrei bleiben und sich die notwendige Freizeit erhalten.
Der Vorgesetzte sollte dem neuen Mitarbeiter auch Kriterien nennen, wann er sich melden soll, weil das Arbeitsvolumen oder die Arbeitsinhalte ihn überfordern. Darüber hinaus ist es die Fürsorgepflicht des Vorgesetzten, einer Überlastung seiner Mitarbeiter vorzubeugen.
6. Zwischenziele für die Einarbeitung
Der Vorgesetzte sollte Zwischenziele für die Einarbeitung festlegen, d.h. bis zu welchem Zeitpunkt der neue Mitarbeiter in der Lage sein sollte, bestimmte Aufgaben selbstständig zu erledigen. Zu diesen Zwischenzielen gehören zudem Feedback-Gespräche, damit der neue Mitarbeiter Transparenz darüber erlangt, wie seine Ergebnisse von seinem Vorgesetzten bewertet werden.
Außerdem sollten die Zwischenziele sich an der Dauer der Probezeit orientieren und diese in ausreichend viele Abschnitte unterteilen, damit nach dem Feedback Konsequenzen erfolgen können.
Souveränität, Erfolg und Zufriedenheit
Das Ziel jeder Einarbeitung ist es, dem neuen Mitarbeiter alle Informationen, Mittel und Umsetzungsmöglichkeiten an die Hand zu geben, damit er am Ende der Einarbeitung souverän und selbstständig arbeiten kann.
Je schneller das gelingt, um so eher und nachhaltiger wird er seine Arbeitsleistung zum Erfolg der Unternehmenseinheit einsetzen. Er hat dann zu seinen Kollegen und Prozesspartnern eine gute Beziehung, bringt sein Know-how und seine Kompetenzen voll ein, geht mit Ressourcen effizient um und beherrscht alle Prozesse und Werkzeuge. Letztendlich führt das zur Zufriedenheit der Prozesspartner bzw. Kunden sowie seiner Vorgesetzten.
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