Die Unternehmens-IT funktioniert in den meisten Fällen wie eine überlastete Arztpraxis: Fachleute lösen akute Probleme im Minutentakt, denn die meisten Patienten kommen erst, wenn es brisant wird.
So haben die Spezialisten jedoch keine Zeit, langfristige Projekte mit der gebotenen Aufmerksamkeit zu bearbeiten.
Die frühzeitige Einbindung der IT zahlt sich aus
In vielen Unternehmen ist die IT nur Dienstleister und nicht Berater. Das erschwert häufig die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen. Denn diese treffen inhaltliche Entscheidungen in der Regel allein, auch wenn sie technische Veränderungen nach sich ziehen. Beispielsweise beschließt das Marketing, dass es zukünftig den Erfolg einzelner Maßnahmen messen möchte. Der Fachbereich ist jedoch auf eine technische Lösung angewiesen.
Die IT wird also erst ins Boot geholt, wenn bereits feststeht, was umgesetzt wird. Und genau an dieser Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilung zeigt sich immer wieder: Es hakt in der Kommunikation, die Projektziele bleiben unklar und es gibt unterschiedliche Vorstellungen über die Laufzeit. Darunter leiden auch die Ergebnisse.
1. Strategie: Die Kommunikation langfristig verbessern
Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen haben es schwerer in der Kommunikation. Jeder nutzt sein eigenes Fachvokabular und nicht immer sind die Sichtweisen der Kollegen nachvollziehbar. In einem gemeinsamen Projekt wird das besonders deutlich. Der Fachabteilung fällt es schwer, konkrete technische Anforderungen zu formulieren, ohne die die IT aber nicht arbeiten kann. Am Ende ist es ein Glücksspiel, wie gut die neue Anwendung zur Arbeit der Fachabteilung passt.
3 Praxis-Tipps für eine bessere Kommunikation mit der IT
1. Alle Beteiligten sollten beantworten können: Welches Geschäftsproblem soll gelöst werden? Wie wird es bisher gelöst und was soll die Anwendung zukünftig können? Wie schnell ist es umsetzbar? Wodurch könnte sich das Projekt verzögern?
2. Hellhörig sollten die IT-Fachleute bei Modebegriffen werden, wie Cloudlösung oder Big Data. Alle reden darüber, ohne zu wissen, was sich dahinter verbirgt.
3. Nachfragen, bis klar ist, was das Gegenüber konkret meint. Das ist eine Hol- und Bringschuld beider Seiten. Ebenso wie der Verzicht auf Fachbegriffe.
2. Strategie: Den Projektablauf klar strukturieren
Ein geglückter Startschuss ist die notwendige Basis für ein gemeinsames Vorhaben, aber nicht der alleinige Erfolgsfaktor. Auch im Projektverlauf müssen die Kollegen einige Regeln beachten. Häufig hören Fachabteilung und IT nur noch bei auftretenden Schwierigkeiten voneinander. Dabei sollten sich alle, die in das Projekt eingebunden sind, regelmäßig austauschen.
3 Praxis-Tipps für ein strukturierteres Projekt
1. IT-Projekte brauchen ein gutes Marketing, angefangen bei einem griffigen Namen für das Projekt, damit sich die Beteiligten und die zukünftigen Anwender damit identifizieren können.
2. Informationen weitergeben. Es muss in einer Kommunikationsstrategie definiert sein, wer in welchem Turnus über welche Kanäle über den aktuellen Projektstand in Kenntnis gesetzt wird. In regelmäßigen Treffen der Projektgruppe sollten auch Änderungen besprochen werden.
3. Erfolgreiche Projekte brauchen Unterstützer. Die Projektverantwortlichen sollten in einer Projektumfeld-Analyse prüfen, wer vom Gelingen ihres Vorhabens profitiert, aber auch, wem das Scheitern nützen würde. Gerade technische Veränderungen haben nicht immer nur Befürworter.