Es muss eigene Hardware angeschafft werden, die nicht nur einmalig, sondern auch im laufenden Betrieb aufwendig zu warten ist. Wer eine eigene IT-Infrastruktur einsetzt, sollte diese auch professionell betreuen lassen. In vielen Unternehmen werden technikaffine Mitarbeiter zum Administrator, die zwar ein breites IT-Wissen haben, aber keine Spezialisten sind. Vielen Unternehmen fehlt es daher oftmals an einer ganzheitlichen IT- und Sicherheitsstrategie. Cloud-Lösungen machen es jedem Unternehmen möglich, passende IT-Konzepte zu finden und diese serviceorientiert zu nutzen – egal wie groß das Unternehmen oder die eigene IT-Abteilung ist.
Was bedeutet der Einsatz von Cloud-Lösungen in Unternehmen?
Cloud-Service ist IT-Outsourcing. Man betreibt die IT oder bestimmte Bereiche nicht mehr selbst im eigenen Haus, sondern kauft die Leistung bei einem externen Anbieter ein – auch Cloud-Serviceprovider genannt. Dieser stellen die komplette IT mit allen Services seinen Kunden bereit. Die Dienste sind fest definiert und können flexibel gebucht oder abbestellt werden.
Ein gutes Beispiel dafür ist der Mailserver Exchange. Dieser wurde früher mit relativ hohen Betriebskosten von Unternehmen selbst betrieben. Fachpersonal und teure Serversysteme waren notwendig, die aber nie ganz ausgelastet werden konnten und unnötig Strom verbrauchten. Heute kann man ein Exchange-Postfach einfach bei einem Cloud-Serviceprovider anmieten und zu wesentlich günstigeren Konditionen nutzen.
Was sind die Vorteile und wie steht es um die Sicherheit?
Cloud-Lösungen bringen mehr Flexibilität, Zeit sowie Geld und verändern letztendlich die Arbeitswelt. Cloud-Services haben daher in den letzten Jahren deutlich an Marktreife gewonnen. Die attraktiven und hochwertigen Angebote wurden für den deutschen Markt deutlich erhöht. Vor allem im Mittelstand gab es in den letzten 2 Jahren einen gewaltigen Sprung.
Grund dafür ist, dass sich Cloud-Lösungen flexibel realisieren lassen und ideal sind, um die hohen Fixkosten zu senken. Aber Unternehmen sind oftmals noch verunsichert, da sie nicht wissen, wie es mit der Datensicherheit und dem Datenschutz aussieht. Jedes Unternehmen sollte sich daher von entsprechenden Experten beraten lassen – auch wenn es eine eigene IT-Abteilung haben und diese wie einen Cloud-Serviceprovider aufbauen möchte.
Bei schon bestehenden Lösungen kann man sich durch eine externe Meinung zusätzlich absichern. Denn solche Spezialisten arbeiten schon seit den Anfangszeiten mit Cloud-Technologien und kennen sich bestens damit aus. Oftmals ist es somit sinnvoll einen Anbieter zu finden, der Hauptansprechpartner in Sachen IT ist und die gesamte IT von diesem als Service zu beziehen. In der IT-Welt nennt sich das IT-as-a-Service.
IT überall als Service nutzen
Durch Cloud-Services passt sich die IT zunehmend den Wünschen und der Größe des Betriebes an und nicht umgekehrt. Doch welche Cloud-Strategie ist die richtige? Eine eigene private Cloud-Lösung ist meist eher für größere Unternehmen ab 200 PC-Arbeitsplätzen und gut strukturierter IT-Abteilung sinnvoll, da hier Serverbetriebssysteme, Hardware, Lizenzen und das fachliche Know-How angeschafft bzw. bereitgestellt werden müssen.
Mit einer „IT-as-a-Service“-Lösung kann die IT komplett ausgelagert und schlüsselfertig aus der Cloud bezogen werden. Gerade für mittelständische Betriebe steckt hinter diesem Cloud-Service ein enormes Potential: Statt einmaligen großen Investitionen mit hohem Administrationsaufwand, kann so eine flexiblere und sichere IT-Ausstattung zum monatlichen Festpreis bezogen werden, die im Betrieb wesentlich günstiger ist, als wenn man sie selbst betreibt.
So funktioniert IT-as-a-Service
Die Kosten im Vergleich: herkömmliche IT-Lösungen und effiziente Cloud-IT
Das Konzept hinter „IT-as-a-Service“ ist für den Kunden ganz einfach: Das Unternehmen bezieht die IT zuverlässig als Service – wie den Strom aus der Steckdose. Der Kunde hat nichts mehr mit der IT zu tun, er nutzt sie nur noch. Dabei bleibt die Technik immer auf dem neuesten Stand, ist mehrfach abgesichert und wird regelmäßig gewartet. Ein eigener Administrator ist ebenfalls nicht notwendig und man muss sich nicht mehr um die IT kümmern. Die meist doch etwas schwierige Urlaubsplanung des einzigen IT-Verantwortlichen, der im schlimmsten Fall auch noch das Wissensmonopol über das wichtigste System im Unternehmen hat, bleibt so allen Seiten erspart. Durch fest definierte Service-Vereinbarungen, den sogenannten SLAs, ist der Betrieb für 365 Tage im Jahr und 24 Stunden am Tag vertraglich geregelt.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Die lokalen Endgeräte, wie z. B. der PC, verbinden sich mit dem virtuellen Desktop im Rechenzentrum des Anbieters. Betriebssystem und Software werden hier bereitgestellt und betrieben. Dabei wird besonders darauf geachtet, dass die Anwendungen nicht nur auf einem Server liegen, sondern performancekonform verteilt sind.
Ein virtueller Desktop enthält alle notwendigen Anwendungen, die der Mitarbeiter benötigt, z.B.
- Mailpostfach mit Outlook
- Internet-Explorer für die eCRFs
- Patientenverwaltung mit Terminkalender
Dem Kunden selbst wird ausreichend Speicherplatz für die Unternehmensdaten und Backupspeicher für die Sicherung bereitgestellt. Der Mitarbeiter kann sich von fast jedem beliebigen Endgerät mit diesen virtuellen Desktop im Rechenzentrum verbinden.
Er kann somit auch von seinem iPad aus auf die Patienten- oder Terminverwaltung zugreifen oder am Laptop zu Hause noch eine Idee für die Dienstagspräsentation einarbeiten. Im Prinzip benötigt der Benutzer nur einen Internetzugang und einen Internetbrowser, um auf den Windowsarbeitsplatz zuzugreifen. Es fühlt sich nicht nur so an, als ob man im Büro vor dem PC sitzt, sondern ist durch die heutige Technik und Verschlüsselung mittels Industriestandards auch genauso sicher und vor allem Compliance- und Datenschutz-konform.
Keine Daten können so unbefugt eingesehen werden, wie es z. B. bei einem im Bus verlorenen USB-Stick der Fall wäre. Ebenso bleiben die Daten dort wo sie hingehören – im Unternehmen – und können nicht ohne weiteres von Unbefugten mitgenommen werden. Durch den virtuellen Arbeitsplatz wird auch der unkomplizierte Home-Office-Arbeitsplatz Realität. Das Unternehmen besitzt für jeden Mitarbeiter automatisch einen solchen Arbeitsplatz.
Lesen Sie auf der zweiten Seite dieses Artikels, wie Cloud-Lösungen zur Nachhaltigkeit beitragen und Datensicherheit effizient realisieren.
Weniger Ausfälle und Administrationsaufwand
Die gesamte IT-Infrastruktur läuft in der Regel wesentlich stabiler und es tauchen weniger Probleme auf. Der Anbieter kümmert sich komplett um den Betrieb und die Wartung der IT und stellt alles zentral in seinem Rechenzentrum bereit. Softwareupdates werden auf separaten Servern vorbereitet und nach Abschluss der Arbeiten erst umgestellt. Verwaltungsaufgaben wie Patch-Management, Backup etc. laufen im Hintergrund, ohne dass ein Administrator vor Ort die Umstellungen vornehmen muss. Der Kunde bezieht die gesamte IT als Service wie den Strom aus der Steckdose.
Kosten senken und Liquidität sichern
Neben den Vorteilen auf Benutzerseite sind Cloud-Lösungen für Unternehmen effizienter. Es muss weniger für die IT ausgegeben werden, da keine Hardware mehr angeschafft und betrieben werden muss. Zudem können Firmen so über ihren Cloud-Anbieter kostengünstig auf professionelle Softwarelösungen der Premium-Hersteller zugreifen. Zusätzlich können Kosten im laufenden Betrieb gespart werden, da kein eigenes Fachpersonal oder externe Wartungsverträge mehr notwendig sind.
Auch bei Krankheit oder Urlaub des IT-Personals schlägt sich dies nicht in den versteckten Kosten nieder. Als Hardware werden Geräte etablierten Hersteller betrieben, die nicht im eigenen Haus, sondern in speziellen Serverräumen beim deutschen Anbieter lagern. So spart man auch noch Platz und Strom für die Hardware sowie Klimatisierung. Die IT wird monatlich nach Bedarf bezahlt und das kommt natürlich der Liquidität zugute.
Die Rolle der Nachhaltigkeit: Green-IT
Mit der Nutzung eines virtuellen Arbeitsplatzes können bis zu 90 Prozent der IT-Stromkosten gesenkt werden. Der geringere Stromverbrauch macht sich bei der Kostenabrechnung schnell bemerkbar, weil keine eigenen Serversysteme und kein separater und abgesicherter Serverraum mit Kühlsystemen mehr betrieben wird. Im letzten konsequenten Schritt können noch die einzelnen PCs ausgetauscht werden. Hierfür gibt es spezielle Klein-PCs, sogenannte Thin-Clients, die als Übertragungsgerät für den virtuellen Desktop dienen und die Daten vom Rechenzentrum auf den Monitor und die Maus- und Tastatureingaben ins Rechenzentrum übertragen.
Solche Thin-Clients benötigen nur noch einen Bruchteil des Stroms eines herkömmlichen PCs (10 Watt statt 120 Watt). Wenn das Rechenzentrum des Anbieters den Strom aus Wasserkraft bezieht, wird die IT eines Unternehmens nicht nur schlanker, sondern das Unternehmen mit einem sehr kleinen CO2-Footprint sogar „Green durch IT“.
Datensicherheit und Datenschutz
Die Sicherheitskonzepte der Cloud-Serviceanbieter sind auf einem sehr hohen Niveau. Folgende Sicherheitsstandards werden streng eingehalten und überwacht:
- Zugangskontrolle
- Videoüberwachung
- Datenbackup
- Firewall-Konzepte
Dies bedeutet auch finanzielle und personelle Ressourcen, die Unternehmen in dem Umfang nicht selbst umsetzen könnten. Somit profitieren die Betriebe von besseren Sicherheitskonzepten, als die bisher eingesetzten Maßnahmen. Mit dem Unterschied, dass sie kaum etwas dafür bezahlen und sich nicht darum kümmern müssen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Datenschutz. Dieser sollte immer durch einen Vertrag geregelt sein, den ein guter Service-Anbieter seinen Kunden zur Verfügung stellt. Das wiederum hat den Vorteil, dass für Audits, die im Gesundheitsbereich durchgeführt werden, höchstmögliche Sicherheit gewährleistet ist. Solche Auftragsdatenverabeitungsverträge (kurz ADV) regeln die Erfüllung der Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes an ein Unternehmen.
Mehr an die Sicherheit denken
Wer sich für den Einsatz von Cloud-Services entscheidet, muss sich immer auch mit dem Thema Sicherheit auseinandersetzen. Insbesondere sollte geklärt werden, welche gesetzlichen Anforderungen zu beachten sind. Gerade wenn es um Kundendaten geht, ist eine genaue Betrachtung notwendig. Gemeinsam mit dem Unternehmen werden Anforderungen für die Auslagerung in die Cloud in einer Sicherheits- und Risikoanalyse betrachtet.
Es wird ermittelt, welche gesetzlichen (insbesondere des Datenschutzes) und organisatorischen Anforderungen gelten. Aus diesen Informationen leitet der Anbieter die zu erfüllenden Sicherheitsanforderungen ab und kann entscheiden, welche Lösungen für das Unternehmen am besten geeignet ist. Letztendlich geht es darum, dass die IT stets reibungslos funktioniert und der Anbieter oder Berater vertrauensvoll und zuverlässig ist.