Infolge der aktuellen Situation drängt sich vielen Mittelständlern die Frage auf, wie sie sich digitaler aufstellen und die Krise meistern können. Agile Coach und Projektmanager Peter Kranz beantwortet uns im heutigen Experten-Interview drei zentrale Fragen und gibt Tipps zur konkreten Umsetzung.
Herr Kranz, gerade in Zeiten der Corona-Krise sind digitale Lösungen gefragt – was kann der Mittelstand tun?
Peter Kranz: Mittelständische Unternehmen sollten die Zeit nutzen und ihre Prozesse hinterfragen. Überall dort, wo Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch Papier benutzen, Excel-Dateien ausfüllen oder E-Mails hin- und herschicken, lohnt es sich genauer hinzuschauen. Denn in fast allen Fällen gibt es modernere und effektivere Möglichkeiten – oft cloud-basierend. Diese bieten den Vorteil, dass sie sehr schnell einsetzbar und auch im Homeoffice ideal nutzbar sind.
Hier sind 3 konkrete, schnell umsetzbare Beispiele:
- Ein einfaches CRM-System kann das Unternehmen quasi „out of the box“ einsetzen. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Lösungen, die auch ohne großen Konfigurationsaufwand nutzbar sind und die sich dann langfristig Schritt für Schritt an eigene Bedürfnisse anpassen lassen. Zum Beispiel: Zoho CRM oder monday.com.
- Kleine und mittelgroße Projekte oder auch Arbeitsprozesse lassen sich viel besser mit einem sogenannten Kanban-Board verwalten als in Excel & Co. Auch hier gibt es cloud-basierende Lösungen, die teilweise sogar kostenlos sind und gerade im Homeoffice die notwendigen Strukturen liefern können. Zum Beispiel: Trello, MeisterTask oder Microsoft Planner.
- Der Einsatz von sogenannten Kollaborations-Tools wie etwa Slack oder Teams. Diese unterstützen die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern durch Videokonferenzen, Chat oder Remote-Zugriffe. Auch wenn ein persönliches Gespräch natürlich durch nichts zu ersetzen ist, kann zum Beispiel eine per Chat übermittelte Nachricht die Qualität und Effizienz der Unternehmenskommunikation wesentlich verbessern. Besonders, wenn die Chats in sinnvoll strukturierten Channels organisiert und mit den übrigen Funktionen eines Kollaborations-Tools verbunden werden.
EXTRA: Wie das Coronavirus die Digitalisierung erzwingt
Big Data und Cloud-Computing – viele mittelständische Unternehmen können mit diesen Begriffen nichts anfangen. Ihr Tipp: Wie steigt man am besten in die Materie ein?
Peter Kranz: Ausprobieren! Und machen! In kleinen und überschaubaren Schritten. Suche dir eine Problemstellung innerhalb deiner Firma aus. Überlege dir unvoreingenommen, wie die ideale Lösung dafür aussehen sollte. Beteilige deine Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten usw. an der Lösungssuche und überlege dir, in wie weit dir Technologie bei der Realisierung helfen kann. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass du dann auf eines der oben genannten Schlagworte treffen wirst – und dieses schon mal einordnen kannst.
Einen guten Einstieg in Cloud-Computing kannst du zum Beispiel schon durch den Einsatz der oben beschriebenen Tools erreichen. Wenn du dann noch einen Anbieter auswählst, dessen Server in Europa stehen und der die Einhaltung der DSGVO bestätigt, hast du dazu schon einen der wichtigsten Punkte beim Cloud-Computing berücksichtigt.
Welche digitalen Entwicklungen sollten Mittelständler in den kommenden Jahren gezielt verfolgen?
Peter Kranz: Digitalisierung heißt nicht nur Nutzung von neuen Technologien. Digitalisierung ist auch die Frage „Wie kann ich neues Wissen und neue Methoden in allen Bereichen und gerade im Management meiner Firma integrieren? Wie kann ich schneller und besser auf Veränderungen reagieren?“ Das wichtige ist, dass diese Verbesserungen kontinuierlich umgesetzt werden, ähnlich eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Besonders hilfreich können dabei agile Management-Methoden wie zum Beispiel Management 3.0 oder Scrum sein.
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