Die meisten denken bei Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit vor allem an die Gewerbeanmeldung. Doch damit ist die Bürokratie nicht erledigt: Was folgt, ist die wesentlich kompliziertere Anmeldung beim Finanzamt. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie das für kleine Unternehmen geht.
Nachdem du ein Gewerbe angemeldet hast, kontaktiert die Gemeinde automatisch das zuständige Finanzamt, und du bekommst das Formular zur Anmeldung beim Finanzamt automatisch zugeschickt.
Wenn du freiberuflich bist und deshalb kein Gewerbe angemeldet hast, musst du dich eigenständig an das Finanzamt wenden: Der Beginn deiner selbständigen Tätigkeit ist dann der Tag, an dem du dich beim Finanzamt anmeldest und deine Steuernummer erhältst.
Um diese Steuernummer zu erhalten, musst du in jedem Fall den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Davon gibt es mehrere Exemplare:
- Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zur Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit füllst du aus, wenn du ganz alleine als Einzelunternehmer eine Personengesellschaft gründen willst.
- Willst du dich hingegen an einer Personengesellschaft beteiligen, füllst du das entsprechende Formular darunter aus. Und auch zur Gründung einer Personengesellschaft/-gemeinschaft gibt es ein eigenes Formular.
- Wenn du hingegen die Gründung einer Kapitalgesellschaft, etwa einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, einer Limited oder einer Aktiengesellschaft planst, gibt es dafür einen eigenen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei der Gründung.
Zusammen mit dem Fragebogen musst du eine Teilnahmeerklärung am Lastschrifteneinzugsverfahren und eine Empfangsvollmacht abgeben. Wenn du ein anderes Unternehmen umwandelst beziehungsweise übernimmst, solltest du auch die Verträge beilegen. Kaufleute geben auch eine Eröffnungsbilanz und den Handelsregisterauszug mit ab. Wenn du eine GbR, OHG, Partnergesellschaft oder Kapitalgesellschaft gründest, legst du auch den Gesellschaftsvertrag mit bei.
So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus
Du kannst alle Formulare unter www.bundesfinanzministerium.de herunterladen. Klicken dazu auf Formulare und dann auf den Buchstaben F wie Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
- Unter den Punkten 1. Allgemeine Angaben werden die persönlichen Daten des Unternehmers/ der Unternehmerin abgefragt.
- Punkt 1.1 erfragt die Unternehmerdaten, Punkt 1.2 die Angaben zu dem Ehegatten und Punkt 1.3 die Angaben zu den Kindern, Punkt 1.4 die Bankverbindung (erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt).
- Unter Punkt 1.5 gibst du an, ob du steuerlich beraten wirst und wenn ja von wem, unter Punkt 1.6 nennst du, wer der Empfangsbevollmächtigte deines Steuerbescheides ist, unter Punkt 1.7 nennst du die bisherigen persönlichen Verhältnisse.
- Unter Punkt 2 werden „Angaben zur gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit“ verlangt.
- Punkt 2.1 erfragt die Art des ausgeübten Gewerbes/der Tätigkeit – gib hier also an, dass du einen Onlineshop betreibst und was du verkaufst.
- Unter Punkt 2.2 nennen Sie die Anschrift des Unternehmens.
- Unter Punkt 2.3 nennst du die Anschriften der Betriebsstätten (denn diese kann ja vom Hauptsitz abweichen).
- Unter Punkt 2.4 trägst du ein, ob eine Kammerzugehörigkeit gegeben ist – als Onlineshopbetreiber nennst du hier die IHK.
- Unter Punkt 2.5 vermerkst du, ob das Unternehmen bereits in das Handelsregister eingetragen wurde (wenn ja, ist ein Handelsregisterauszug beizufügen). Bei Punkt 2.6 trägst du den Ort der Geschäftsleitung ein (dieser kann ja vom Sitz des Unternehmens abweichen).
- Bei 2.7 nennst du die Gründungsform (Neugründung oder Übernahme).
- Unter 2.8 nennst du die bisherigen betrieblichen Verhältnisse.
- Unter Punkt 3 werden die Einkünfte, Sonderausgaben und Steuerabzugsbeträge des Unternehmensgründers und seiner Ehefrau (oder umgekehrt) erfragt. Hierbei solltest du realistische Schätzungen oder leicht zu niedrige Schätzungen abgeben, da nach dieser Angabe die Steuervorauszahlungen bis zur ersten Steuererklärung als Selbständiger berechnet werden. Vielleicht lassen sich Zahlen vergleichbarer Unternehmen (gleiche Branche oder Gründungsjahr) ermitteln. Je niedriger du dein Einkommen ansetzt, desto weniger Vorauszahlungen musst du leisten. Zu hoch geleistete Vorauszahlungen liegen dagegen bis zur Jahreserklärung unverzinst beim Finanzamt.
- Unter Punkt 4 sind Angaben über die Gewinnermittlungsart zu machen, die abhängig ist von der geplanten Tätigkeit und dem zu erwartenden Umsatz. So kannst du als Kleingewerbetreibender vom Umsatz regelmäßig eine Einnahmenüberschussrechnung aufstellen. Wenn du von der Möglichkeit Gebrauch machen willst, das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweichen zu lassen, solltest du das hier angeben. Diese Abweichung macht beispielsweise Sinn, wenn es in deiner Branche regelmäßig Saisonabhängigkeiten gibt. Beispielsweise beginnt in der Landwirtschaft das Wirtschaftsjahr regelmäßig mit dem 1. Juli. Das Finanzamt muss bei Gewerbetreibenden dem abweichenden Kalenderjahr zustimmen. Gewerbetreibende, die in das Handelsregister eingetragen sind, können bei Betriebseröffnung das Wirtschaftsjahr frei wählen.
- Die Angaben unter Punkt 5 ermöglichen dir die Beantragung einer Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen nach § 48 b EStG. Informationen zu diesem Thema findest du unter folgender Adresse: www.bzst.bund.de
- Die Angaben unter Punkt 6 dienen der Festlegung des Lohnsteueranmeldezeitraums für die Anmeldung der abzuführenden Lohnsteuer (§ 41 a EStG). Bei abzuführender Lohnsteuer von mehr als 3.000 Euro wird der Monat bei mehr als 800 Euro das Vierteljahr und bei nicht mehr als 800 Euro das Kalenderjahr als Anmeldungszeitraum festgelegt. Das Finanzamt will auch wissen, wie viele Arbeitnehmer/innen du in deinem Unternehmen beschäftigst (oder zukünftig beschäftigen willst) und welchen Status (Familienangehörige, geringfügig Beschäftigte) diese haben.
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- Unter Punkt 7.1 sollst du deinen Gesamtumsatz im Jahr der Gründung und im Folgejahr schätzen. Der Voranmeldungszeitraum ist bei neu gegründeten Unternehmen (§ 18 Abs. 2 Nr. 4 UStG) für das laufende und das folgende Jahr der Kalendermonat.
- Punkt 7.2 regelt, ob du als Unternehmensgründer/in unter die Kleinunternehmer-Regelung fällst. Als Kleinunternehmer/innen werden Unternehmer/innen bezeichnet, die nur geringe Umsätze tätigen. Dabei darf der Umsatz im vorangegangenen Jahr einen Betrag von 17.500 Euro nicht überstiegen haben und der Umsatz im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen. Beide Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit du dich von der Umsatzsteuerzahlung befreien lassen kannst. Du kannst dich natürlich auch für die Umsatzsteuerzahlung entscheiden – an diese Entscheidung bist du aber für fünf Jahre gebunden. Um zu entscheiden, ob das für dich sinnvoll ist oder nicht, und herauszufinden, welche Verpflichtungen damit auf dich zukommen, solltest du den entsprechenden Abschnitt zur Umsatzsteuer genau lesen.
- Wenn du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, kannst du unter Punkt 7.3 angeben, ob du deine Umsatzsteuer nach der Soll-Versteuerung oder nach der Ist-Versteuerung berechnen willst. Bei der Soll-Versteuerung zahlst du deine Umsatzsteuer dann, wenn du deine Leistung erbracht hast. Bei der Ist-Versteuerung wird die Umsatzsteuer fällig, wenn die Einnahme auf deinem Konto eingegangen ist. Diese Regelung ist gerade in der Anfangsphase immer sinnvoller. Das Finanzamt erteilt eine Genehmigung zur Ist-Versteuerung nur unter dem Vorbehalt des Widerrufs, dabei erstreckt sich die Genehmigung auf das volle Kalenderjahr. Eine Rückkehr zur Soll-Versteuerung ist jederzeit möglich. Eine Rückkehr bewirkt aber immer, dass bereits am Anfang des Kalenderjahres die Soll-Versteuerung erfolgen muss. Das Finanzamt kann seine Genehmigung nur zu Beginn des Kalenderjahres widerrufen. Die günstigere Ist-Versteuerung kommt zur Anwendung bei Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern, die einen Gesamtumsatz von 125.000 Euro im Jahr nicht übersteigen und bei Unternehmern, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind.
- Unter Punkt 7.4 gibst du an, ob du für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen von Beginn an eine Dauerfristverlängerung wünschst. Diese ermöglicht es, die Umsatzsteuervoranmeldungen regelmäßig einen Monat später abgeben zu können. Der Nachteil besteht darin, dass für diesen Aufschub eine Sondervorauszahlung zu leisten ist.
- Punkt 7.5 erfragt, ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt wird. Diese ist immer dann erforderlich, wenn der Steuerpflichtige am Handel im EU-Ausland teilnehmen möchte.
- Unter Punkt 8 sind Angaben zu machen, ob der Steuerpflichtige noch an anderen Personengesellschaften beteiligt ist. Die meisten Kleinunternehmer/innen haben ja nur ein Unternehmen.
Zum Schluss musst du das Formular eigenhändig unterschreiben. Hiermit versichert der Gründer/ die Gründerin, dass er/sei die Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht hat.