Beim Buchauszug handelt es sich um einen zwingenden Anspruch, den eben dieser Handelsvertreter jederzeit verlangen kann.
Meist wird dieser aber erst bei Vertragsbeendigung verlangt, um den Unternehmer unter Druck zu setzen und ihn für Vergleichsverhandlungen – etwa über einen ausstehenden Ausgleichsanspruch – gefügig zu machen.
Das OLG München hat nun mit Urteil vom 21.04.2010 im Einzelnen zu den Voraussetzungen und dem erforderlichen Inhalt eines Buchauszugs Stellung genommen. Das Gericht führt aus, der Handelsvertreter könne bei der Abrechnung der Provision einen Buchauszug über alle Geschäfte verlangen, für die ihm Provisionen gebühren.
Der Buchauszug solle den Handelsvertreter in die Lage versetzen, unter Vergleich mit seinen Unterlagen zu prüfen, ob die Provisionsabrechnung richtig und vollständig ist. Der Buchauszug sei quasi ein Spiegelbild aller Angaben aus den Geschäftsbüchern des Unternehmers.
Für eine effektive Kontrolle der Provisionsansprüche des Handelsvertreters sei es erforderlich, so das OLG München weiter, dass der Buchauszug transparent, übersichtlich und verständlich sei und zusammengehörende Geschäftsvorfälle nicht auseinander gerissen werden.
Das OLG München hält folgende Angaben für einen Buchauszug für erforderlich:
- Auftragsdatum und Auftragsnummer
- Auftragsumfang mit Angabe von Warenart und Warenmenge (ggf. mit Artikelnummer), Stückpreise und Auftragswert
- Datum und Umfang der Lieferung bzw. Teillieferungen
- Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag
- Kunden mit genauer Anschrift oder Kundenummer
- Annullierung, Nichtauslieferung und Stornierungen nebst Angabe von Gründen
- Retouren nebst Angabe von Gründen.
Die Erstellung des Buchauszugs kann also für den Unternehmer mit einem erheblichen Arbeitsaufwand und Kosten verbunden sein. Soweit er den Buchauszug verweigert, kann der Handelsvertreter diesen klageweise durchsetzen und das Urteil auf Buchauszug dadurch vollstrecken, dass er einen Buchsachverständigen mit der Erstellung des Buchauszugs in den Räumlichkeiten des Unternehmers beauftragt.
Die Kosten für den Buchsachverständigen muss der Unternehmer als Vollstreckungskosten dem Handelsvertreter vorstrecken. Diese Kosten sind für ihn selbst dann verloren, wenn der Buchauszug ergibt, dass alle Provisionen ordnungsgemäß abgerechnet und gezahlt worden sind.
Um diese Kosten zu vermeiden und damit auch den Druck des Buchauszugs entgehen zu können, bieten sich zwei Strategien an. Zum einen sollte im Handelsvertretervertrag die Verjährung von Ansprüchen einer möglichst kurz bemessenen Frist unterstellt werden. Damit erreicht der Unternehmer, dass er den Buchauszug nicht mehr für den Zeitraum der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren, sondern für den kürzeren vertraglich festgelegten Verjährungszeitraum erstellen muss. Damit wird der Umfang des Buchauszug erheblich reduziert.
Zum anderen sollte der Unternehmer seine EDV so einrichten, dass er in der Lage ist, einen Buchauszug jederzeit unproblematisch zu erstellen. Dies setzt aber voraus, dass die EDV alle Umstände erfasst, die in einen Buchauszug aufzunehmen sind.
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