Wir sind zwar selbst kein echtes Start-Up mehr (schließlich gibt es uns schon seit 2008!), aber unser Team ist recht überschaubar und wir arbeiten so ziemlich ohne Hierarchien. Trotzdem haben wir hier viele Bereiche – mit noch mehr Aufgaben, z.B.:
- unser ePaper
- unser Blog (inkl. Betreuung von Gastautoren)
- unser Printmagazin „unternehmer WISSEN“
- unser Newsletter
- unser Buch-Shop
- unsere Social Media Kanäle bei Pinterest, Facebook, Twitter, Google+ und Instagram
Außerdem gilt bei uns das Prinzip „Jeder hilft jedem“. So lernen alle was dazu, keinem wird langweilig und man arbeitet gemeinsam daran, unternehmer.de noch schöner, hilfreicher und besser zu machen. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, nutzen wir ein paar hilfreiche Tools. In diesem Artikel möchten wir euch einen kleinen Einblick geben, wie sich unternehmer.de organisiert. Vielleicht hilft es euch auch weiter und ihr integriert das ein oder andere Tool bei euch.
1. Pinterest: Ideen, Fundstücke und Inspiration geordnet archivieren
Folge Patricias Pinnwand „Infographics“ auf Pinterest.
Unsere Mitarbeiter nutzen ihre privaten Pinterest-Profile um sich zum Beispiel Designs, Artikel-Ideen oder Marketing-Ideen abzuspeichern. Man kann solche Pinnwände einfach teilen und sich gegenseitig inspirieren lassen. Ich selbst habe z.B. Pinnwände zum Thema Infografiken, Re-Engagement-Mailings, Magazin-Design, Typografie & Handlettering.
2. Trello: Projektmanagement wird intuitiv und so einfach!
Wir haben lange überlegt, welches Tool wir dafür nutzen sollen. Wir haben vor allem im technischen Bereich viele Ticketsysteme ausprobiert (Mantis, Jira, Trac), aber außer den Programmierern konnte sich damit niemand anfreunden. Das hat wiederum dazu geführt, dass es einfach nicht benutzt wurde, und doch wieder „Bugs auf Zuruf“ behoben wurden. Es musste also etwas schönes und intuitives her. Mit Trello arbeiten jetzt alle gern und nutzen es auch. Wir haben verschiedene Boards (Tickets, Aufgaben, Ideen) und darin verschiedene Listen zu den jeweiligen Bereichen. Man kann Deadlines eintragen, Aufgaben zuweisen, einen Status vergeben, Anhänge hinzufügen, kommentieren, Checklisten anlegen etc. Und es ist kostenlos.
3. Google Forms: Interner Betreffzeilentest leicht gemacht
4. Google Drive: Tabellen & Dokumente sharen
Mit Google Drive kann man zusammen am selben Dokument zeitlgeich arbeiten und alles ist instant gesichert. Vor allem bei Bereichen, an denen verschiedene Abteilungen arbeiten, ein Segen. Klar, man könnte es auch auf einem NAS ablegen, aber damit wären die Dokumente nicht für Mitarbeiter außerhalb des Netzes verfügbar (z.B. Homeoffice). Die Redaktions- und Themenplanung lässt sich so hervorragend abbilden.
5. Das Super-Buch: Analog im Online-Bereich
Ja, auch wir benutzen noch Stift und Papier. Genauer gesagt ein Notizbuch. Jeder hat es zwar auf seine Weise umfunktioniert und benutzt es wohl nicht so wie gedacht, aber alle behalten den Überblick. Dank den zusätzlichen Spalten und einem „Abhak-System“, das ich irgendwann einmal in einem Führungsseminar aufgeschnappt hatte, behalte ich damit immer den Überblick über meine Notizen im Jour Fixe mit dem Geschäftsführer.
6. Thunderbird: Mail-Postfächer gemeinsam abrufen
Viele Postfächer werden bei uns von mehreren bearbeitet. Da muss man sicherstellen, dass nichts doppelt beantwortet wird und die Mails den richtigen Weg zum richtigen Kollegen finden. Mit Thunderbird klappt das hervorragend und ist auch wieder eine tolle kostenlose Lösung für kleinere Unternehmen.
7. Das Magazin-Planung-Sheet: Selbst gemacht, wieder verwendbar
Für die Planung unserer Printmagazine und ePaper oder Sonderausgaben nutzen wir dieses Planungs-Sheet. Wir haben es selbst entworfen und benutzen es jetzt schon seit fast 4 Jahren. Versucht es doch auch mal: Erstellt eine Vorlage für etwas das ihr immer und immer wieder planen müsst. So könnt ihr mit einem bekannten Raster arbeiten, das der großen Aufgabe Übersichtlichkeit verleiht und jeder findet sich sofort zurecht. Man stelle sich vor, der Kollege wird krank und niemand weiß, auf welchem Stand sich das Produkt gerade befindet. Natürlich gibt es auch hochkomplexe technische Lösungen oder man arbeitet in Listen o.ä. Wir haben bewusst den visuellen und analogen Weg gewählt. Bedenkt immer: Nutzt die Art von Organisationshilfen, die euch gefallen, mit welchen ihr klarkommt und vor allem – die ihr auch regelmäßig benutzt! Da kann es auch in einer Online-Firma mal ein Din A3 Bogen Papier sein.
Und ihr so?
Mit diesem Artikel wollten wir euch auch ein klitzekleines bisschen Einblick in die unternehmer.de Redaktion geben. Wir freuen uns auf Feedback und auf Tool-Empfehlungen! Was ist euer geheimes Super-Tool, ohne das ihr gar nicht mehr arbeiten könnt?