Absatzprobleme und daraus resultierende Umsatzrückgänge sind nicht zwangsläufig in einer schwierigen Marktlage zu suchen. Liegt die Konjunktur im Aufwärtstrend, ist die sich anbahnende Krise eher firmenintern zu suchen. Allerdings erfordert die Fehleranalyse eine integre Selbstreflektion.
Egal ob Firmeninhaber oder Geschäftsführer, wer bereit ist, die Situation der Firma realistisch einzuschätzen, kann sein Unternehmen in Schieflage vor möglichen Zahlungsschwierigkeiten bewahren bzw. befreien. Früherkennung ist das Mittel der Wahl. Was im eigenen Leben gilt – je früher zum Arzt umso besser die Heilungschancen – findet auch in einer Firma Anwendung. Viele Umsatzprobleme sind hausgemacht und könnten behoben werden, wie eine Studie eindrücklich belegt.
Die Umschiffungsfrage: Ist die Führungsetage richtig besetzt?
Wenn die Chefetage „veraltet“ oder nicht hinreichend ausgebildet ist, frischer Wind im Führungspool nicht gewünscht wird und zusätzliche Streitigkeiten in der Führungsebene für dicke Luft sorgen, ist Sand im Getriebe quasi vorprogrammiert. Menschen machen Fehler – auch in der Führungsebene. Die Frage ist allerdings nicht, wie konnte dies passieren, sondern eher, wie können diese zielführend bereinigt werden, um Folgefehler zu vermeiden.
1. Fehlende betriebswirtschaftliche Kenntnisse
Inhabergeführte Unternehmen verfügen oftmals über eine sehr hohe Fachkompetenz, wenn sich ein Meister seines Fachs selbstständig gemacht hat. Allerdings fehlt diesem häufig das Basiswissen zu einer guten Betriebsführung. Wer großer Konkurrenz und einem angespannten Markt ausgesetzt ist, lässt sich gerne zu Minusgeschäften verleiten in der Hoffnung, dadurch Folgeaufträge zu ergattern. Bei solch risikoreichen Aktionen ist die laufende Liquiditätskontrolle verbunden mit einer Rückstellung für unerwartete Ereignisse das A und O. Ohne Betriebswirtschaft geht es nicht.
1. Lösungsansatz
Der Wunsch nach betrieblicher Optimierung findet als erstes im Kopf der Führungsperson statt. Als nächstes muss Zeit und Geld in innerbetriebliche Umstrukturierung gesteckt werden; angefangen von dem Hinzuziehen von Experten bis hin zu einem effizienten System für die Mitarbeiter. Ohne Plan geht es nicht. So selbstverständlich, wie ein Konstruktionsplan nötig ist, um eine Maschine funktionstüchtig herzustellen, so normal muss es sein, Ziel führende Schritte zu skizzieren.
2. Autoritäre und rigide Führung
Bei diesem Thema werden zwangsläufig Emotionen frei, doch wer seine Firma dauerhaft auf einen Erfolgskurs bringen möchte, kommt an diesem Thema nicht vorbei. Jede Führungspersönlichkeit sollte mit folgenden Fragen vertraut sein:
- Wird an alten Konzepten vehement festgehalten?
- Besteht die Firma durch eine Ein-Mann-Herrschaft?
- Ist eine Entscheidungsschwäche das Problem (wer nichts entscheidet, trifft auch eine Entscheidung, nämlich, dass nichts passiert)?
2. Lösungsansatz
Vertrauen gewinnt nur, wer sinnvoll kommuniziert. Um die Firma voran zu bringen, ist der Einsatz der Mitarbeiter gefragt. Wer sich entschließt, seinen Führungsstil umzustellen, kann dies nicht im Verborgenen tun. Kompetente Mitarbeiter sollten als Entscheidungsträger mit ins Boot geholt werden.
Ein Firmeninhaber, der den Anspruch inne hat die Führung zu übernehmen, darf sich nicht von der Vogel-Strauß-Technik inspirieren lassen, im Gegenteil – Mut zur Veränderung, Kraft zum Anpacken und die Fähigkeit, der Wahrheit ins Auge zu blicken, bringen das Unternehmen voran.
Die Transparenzfrage: Ist die Kommunikation der Firma gut?
Gute Kommunikation ist nicht zu verwechseln mit dem Erteilen von Anweisungen. Bei konstruktiver Kommunikation geht es um Verständigung untereinander, um zwischenmenschliche Aspekte, welche Gefühle und eigene Vorstellungen einschließt. Sie stützt sich auf Vertrauen und gegenseitiges Verständnis.
3. Fehlende Kommunikation
Fehlende Kommunikation führt zu mangelhafter Transparenz im Betrieb. Der Ablauf ist unübersichtlich und schwerfällig, Kompetenzen sind oft nicht klar geregelt. Mitarbeiter, die tagein tagaus gesagt bekommen, was sie zu tun und zu lassen haben, schalten irgendwann das Gehirn ab und machen bestenfalls Dienst nach Vorschrift.
Schlimmstenfalls kündigen Mitarbeiter innerlich und leisten 40 – 60% Arbeit für 100% Gehalt. Oftmals zieht diese Problematik auch mangelnde Gesprächsbereitschaft mit Geschäftskunden oder Banken nach sich.
3. Lösungsansatz
Kommunikation zwischen den Angestellten und der Führungsetage ist die Würze eines Betriebes, wobei es hier auf ein Miteinander nicht auf ein Gegeneinander ankommt. Da Gespräche Zeit ohne Hektik erfordern, kann ein nach festen Terminen gestaltetes morgendliches Arbeitsfrühstück viel bewegen. Das Wir-Gefühl wird gesteigert, Mitarbeiter werden eher bereit sein, für die Firma Einsatz zu zeigen, Verbesserungsvorschläge einzureichen und eventuell nötige Kritik als Chance begreifen.
Ein Lob gehört zu den wirkungsvollsten Methoden, Angestellte zu motivieren und das Betriebsklima zu fördern. Allerdings muss das Lob angebracht und authentisch sein. Grundsätzlich gilt: ein schriftliche Kommunikation ist besser, wie keine, eine mündliche Kommunikation effektiver wie eine schriftliche.
4. Unklare Kompetenzen
sind letztlich eine Folge mangelnder Kommunikation. Hier gilt es, Verantwortung zu übernehmen. Wer Informationen erhalten möchte, muss selber informativ sein, wer delegieren möchte, muss Gesprächstermine einberufen, wer unliebsame Arbeiten immer an die „Neuen“ verteilt braucht sich nicht wundern, dass das Arbeitsklima schlecht ist.
4. Lösungsansatz
Ist die Situation eingefahren, heißt es Handeln! Kurze Gesprächsrunden sollten anberaumt und kleine Arbeitsgruppen von je 2 – 3 Mitarbeitern gebildet werden. So werden kleine Zellen geschaffen, in denen sich schnell das Arbeitsklima bessert. Offene Dialoge müssen gefördert werden, hier heißt es eine Vorbildfunktion einzunehmen.
Kommunikation bedeutet nicht nur Reden, sondern auch Zuhören. Wie sagte es Friedrich Ebeling (*1934), Vorstandsvorsitzender der Dortmunder Brau und Brunnen AG so treffend:
„ Der Widerspruch zwischen dem, was gesagt wird, und dem, was gemeint ist, ist sehr groß. Man muss ihn herausfinden.“ Hierzu gehört auch, nicht auf Fehlern aus der Vergangenheit herum zu reiten, sondern positiv in die Zukunft zu blicken. Mitarbeiter werden dankbar reagieren und mit Elan folgen.
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(Bild: © Marem – Fotolia.de , Grafik: © Karoline Berke)
Die Gretchenfrage: Stimmt die Produktionsplanung einschließlich Investitionsvolumen?
So wie die Liquidität eines Unternehmens dessen Lebenselixier ist, gehört eine regelmäßige Produktionsplanung zur Erhaltung eines Betriebes zwingend dazu. Wer Technologiesprünge und neue Kundenwünsche verpasst, ist schnell abgeschlagen und läuft Trends hinterher. Dies führt auf Dauer zu Umsatzeinbrüchen und Frustration.
5. Problematische Liquidität
Wenn des Öfteren Zahlungsverpflichtungen nicht rechtzeitig eingehalten werden können, oder gar kein Geld für unvorhergesehene Steuernachzahlungen zurückgelegt ist, kann dies schnell in eine Insolvenz münden. Um es nicht soweit kommen zu lassen, ist vorausschauende Planung gefragt.
5. Lösungsansatz
Wer bereits mit Zahlungsschwierigkeiten zu tun hat, sollte sich professionelle Hilfe holen, je eher, umso besser. Insolvenzverwalter weisen immer wieder darauf hin, dass bei rechzeitiger Meldung wesentlich mehr Betriebe gerettet werden könnten. Doch auch im Vorfeld kann viel getan werden, um eine Insolvenz zu vermeiden.
So sollte ein Dreimonatsdepot angelegt werden, der „Cash Flow“ – er misst den Umsatzüberschuss – muss bekannt sein, und ein Unternehmen sollte ausreichend über Eigenkapital verfügen. Weitere Aspekte müssen im Auge behalten werden:
- Zahlen Kunden zuverlässig?
- Gibt es eine Kreditversicherung?
- Arbeitet das Debitorenmanagement zuverlässig und wird ein regelmäßiger Bericht an die Führungsetage weitergeleitet?
- Können Kosten durch eine Just-in-Time-Produktion, Zusammenlegung von Filialen oder Beschaffung von anderen Rohstoffen verringert werden?
6. Produktionsaspekte
Nur eine reibungslose Produktion bringt Gewinn und sorgt für ein gutes Arbeitsklima. Wenn angelieferte Rohstoffe fehleranfällig sind oder gar ein Zulieferungsproblem besteht, schnellen die Kosten rapide in die Höhe. Auch veraltete Maschinen im eigenen Betrieb lassen den Produktionsablauf ins Stocken geraten.
6. Lösungsansätze
Produktionsanlagen sollten genauestens im Auge behalten und gegebenenfalls nach und nach ausgetauscht werden. Wer in seine Anlagen regelmäßig investiert, muss nach mehreren Jahren nicht mit einer Kostenfalle rechnen.
Eventuell lassen sich einzelne fehlerbehaftete Rohstoffe austauschen oder der Zulieferer muss nachbessern. Eine schnelle Reaktion auf Unvorhergesehenes sollte durch adäquate Mitarbeiter gesichert sein.
Planung – gerade in Fragen der Liquidität und der Produktion – gehört zur Existenzsicherung. Mehr wie ein Blick sollte auf Kontobewegungen verwendet werden und eine professionelle Maschinenwartung mit einer Übersicht der Kapazitätsauslastung garantiert eine Bestandssicherung des Betriebes.
Die gefürchtete Frage: Gibt es interne Personalprobleme?
Hier geht es nicht um die Bürokratie im Arbeits- und Sozialrecht, diese zählt eher zu den externen Faktoren. Nein, hier geht es um Personalkosten, Sympathien, Angst vor Kündigungen und Sorge vor Diskussionen.
7. Personalkosten zu hoch
Dass das Personal zu teuer ist, gesteht sich niemand gerne ein. Oft tritt dieses Wissen erst nach erfolgter betriebswirtschaftlicher Optimierung zutage.
7. Lösungsansätze
Hier hilft nur Ehrlichkeit, den Mitarbeitern und der Firma gegenüber. Wer ein gutes Betriebsklima (Kommunikation) pflegt, kann mit den einzelnen Mitarbeitern eine Lohnkürzung vereinbaren, wenn gewährleistet wird, dass die Angestellten im Betrieb bleiben können. Auch Kündigungen können erforderlich werden, um die Firma zu retten. Welche Angestellten werden wirklich gebraucht? Wer ist noch nicht lange im Betrieb? Kann mit Zeitarbeit der Betrieb umstrukturiert werden?
8. Ungenaue Personalführung
Wer in seiner Firma keine Hierarchien einhält – Mitarbeiter zu duzen kann in Krisen emotional ein echtes Problem werden – wird es bei klaren Ansagen schwer haben. Angestellte werden vor ihrem Vorgesetzten nicht den nötigen Respekt haben, um Anweisungen zeitnah und mit dem nötigen Ernst umzusetzen. Und in der Führungsetage wird es fast unmöglich, angebrachte Kritik zu üben oder gar eine Kündigung souverän auszusprechen.
8. Lösungsansätze
Eine konkrete Zielsetzung muss fundiert kommuniziert und dann umgesetzt werden. Erforderliche Konsequenzen bei Nichtumsetzung müssen ebenfalls klar formuliert werden. Ein Mitarbeiter, der innerhalb klar strukturierter Firmengrenzen agieren kann, arbeitet mit Engagement und Freude.
Mitarbeiter haben klare Vorstellungen von ihrem Führungspersonal, wie eine Studie von Rundstedt HR Partners belegt. Führung bedeutet jedoch harte Maßstäbe an sich selber, dies wusste schon Peter F. Drucker, Begründer der modernen Managementlehre: „Nur wenige Menschen sehen ein, dass sie letztendlich nur eine einzige Person führen können und auch müssen. Diese Person sind sie selbst.“
Weitblick
Firmeninterne Krisen, die über kurz oder lang zu Umsatzeinbrüchen führen, sind lösbar. Manchmal mag der Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen sein, doch besser ist es, eine Lichtung zu schlagen, als sich zu verirren. Das kann bedeuten, dass ein guter Analytiker mit ins Boot geholt wird. Diese Investition wird sich jedoch sehr schnell buchstäblich rechnen.
Auf den erste Blick leichter zu lösen, aber letztlich deutlich unkalkulierbarer sind externe Krisen wie Probleme mit Auslandsprojekten, Dominoinsolvenzen oder nicht erkannte Marktlücken. Hierzu mehr im zweiten Teil, der demnächst veröffentlicht wird.
(Statistik: © www.statista.de)