Das ERP-System: Von der Stange oder Maßanzug?
Es gibt sowohl lizenzpflichtige Standardsoftware (am bekanntesten in Deutschland SAP-Familie, Oracle Business Suite oder Microsoft Dynamics-Familie) als auch lizenzfreie Open Source Software. Hier liegt der Quellcode offen, Anwender mit entsprechenden Programmierkenntnissen können Anpassungen an Funktionalitäten erstellen und über Internetportale für alle anderen Anwender zur Verfügung stellen. Die Onlineenzyklopädie Wikipedia führt unter dem Begriff „Freies Unternehmens-Informationssystem“ 16 verschiedene Open Source ERP-Systeme auf. Der Vorteil dieser Systeme liegt in den geringen Anschaffungskosten (keine Lizenzkosten) sowie einer hohen Anpassungsfähigkeit.
Der Vorteil einer Standardsoftware liegt in der laufenden Weiterentwicklung durch den Softwarehersteller und einem strukturierten Release-Management, was Ihr Unternehmen davor bewahren sollte, den technischen Anschluss zu verlieren. Zur Vermeidung einer personenbezogenen Abhängigkeit sowie Gewährleistungs- und Haftungsfragen zur eingesetzten Software, neigen viele Unternehmen zum Einsatz von Standardsoftware. Auch diese muss in der Regel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden, sofern nicht über bestehende Best Praxis- bzw. Branchenmodelle des Softwareherstellers oder Systemhauses alle Ihre Prozesse ohne Anpassungen abgebildet werden können.
Folgende Fragen sollten im Vorfeld der Auswahl eines ERP-Systems beantwortet sein:
- Welches Budget für Lizenzen, Implementierung und internen Projektkosten steht zur Verfügung?
- Wie hoch ist die heutige EDV-Erfahrung der Mitarbeiter, welchen zusätzlichen Zeitaufwand bei der Einführung eines Systems kann von welchen Abteilungen und Mitarbeitern abverlangt werden?
- Wie ausgeprägt und aktuell ist der Dokumentationsstand der Prozesse im Unternehmen?
- Heutiger Stand der EDV-Landschaft, ist in Teilbereichen (z.B. Buchhaltung) bereits Standardsoftware (z.B. Datev) im Einsatz? (Kosten Schnittstellenprogrammierung)
- Heutiger Stand Ihrer Hardware?
- Welche Teilprozesse sind im Sinne eines durchgängigen ERP-Systems anzubinden (z.B. auch „Angebotswesen“, „Kalkulation“ oder „Zeiterfassung Personal“)?
- Sollen mittelfristig weitere Organisationseinheiten/Standorte angebunden werden (Mandantenfähigkeit, Mehrsprachigkeit)?
- Besteht die Möglichkeit, dass für Ihr Unternehmen bereits ein Best Practice-/Branchenmodell von einem Softwarehersteller existiert?
Unabhängig vom zum Einsatz kommenden System, ist in jedem Fall eine detaillierte Ist-Aufnahme bzw. Aktualisierung der Dokumentation Ihrer heutigen Prozesse vorzunehmen. Sinnvoll für die Detailauswahl des passenden Systems ist eine Nutzwertanalyse, bei der Sie eine beliebige Anzahl an Bewertungskriterien definieren z.B.:
- Lizenzkosten (Gewichtung z.B. 10%)
- Implementierungskosten (Gewichtung z.B. 10%)
- Mandantenfähigkeit (Gewichtung z.B. 15%)
- Hardwarekompatibilität (Gewichtung z.B. 10%)
- Schnittstellenkompatibilität (Gewichtung z.B. 5%)
- …
Anschließend wird die Gewichtung pro Bewertungskriterium festgelegt, so dass die Summe aller Bewertungskriterien 100% ergibt. Dies stellt das einheitliche Bewertungsgerüst für die Systemalternativen dar. Pro Systemalternative wird nun jedes Kriterium auf einer Punkteskala von 1 (ungenügend/sehr schlecht) bis 10 Punkte (hervorragend/sehr gut) bewertet. Das Resultat ist ein gewichteter Nutzwert pro Systemalternative: Je höher der Wert, desto besser die Systemalternative.
Der Projektablauf
Sinnvolle Projektphasen werden durch Meilensteine/Gates abgeschlossen. Es lassen sich die folgenden Phasen unterscheiden:
Phase 1: Prozessaufnahme/Definition Anforderungen
Meilenstein: Lastenheft abgenommen
Phase 2: Sichtung Lastenheft/Abgleich Standardfunktionalität System
Meilenstein: Pflichtenheft abgenommen
Phase 3: Installation Standardsystem
Meilenstein: Testsystem, ggf. Integrationssystem und Produktivsystem mit Standardfunktionalität installiert
Phase 4: Prototyping/Customizing
Meilenstein: Pflichtenheft und Änderungsanträge (Change Requests CR) während des Projekts als Einzelfunktionen umgesetzt
Phase 5: Integration/Debugging
Meilenstein: Gesamtsystem inkl. Testdatenübernahme und Formularwesen getestet und abgenommen
Phase 6: Dokumentation (laufend)
Meilenstein: Dokumentation erstellt und abgenommen
Phase 7: Schulung
Meilenstein: Alle User sind geschult
Phase 8: Go Live
Meilenstein: Altsystemstand gesichert, Produktivsystem läuft
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