Täglich erhalten wir unzählige E-Mails und müssen ebenso viele schreiben. Sie halten uns auf und nerven – also schnell schreiben. Doch aufgepasst, denn es gilt einige Regeln einzuhalten, um dem Adressaten nicht auf die Füße zu treten oder um keinen schlechten Eindruck zu hinterlassen.
Diese Tipps garantieren gute Formulierungen in geschäftlichen E-Mails.
1. Die Anrede
Die allgemein übliche Anrede im geschäftlichen Bereich lautet: „Sehr geehrte Frau Meyer“. Etwas moderner, aber auch schon persönlicher ist „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“. Erst wenn sich die Geschäftspartner besser kennen und einen weniger förmlichen Umgang miteinander pflegen, kann man zu einem „Hallo“ übergehen. Auf keinen Fall von Anfang an und auch später mit Bedacht zu wählen ist die Anrede „Liebe/r“.
Frage dich, ob diese Anrede im geschäftlichen Kontext angemessen oder ob es der Person so recht ist. Innerhalb einer Region übliche Anreden wie „Moin, Moin“, „Servus“ oder „Grüß Gott“ sind Alternativen, wenn sie in der entsprechenden Region bleiben.
2. Keine E-Mails bitte
Für Glückwünsche oder Beileidsschreiben eine E-Mail zu verfassen, wäre ein dicker Fauxpas. Hier ist eine entsprechende Karte die stilvollere Wahl. Auch förmliche Einladungen werden besser in Form eines Briefes oder einer Briefkarte verschickt.
Bei Beschwerden oder komplexen Themen eignet sich ein Telefonat besser. Sonst verfängt man sich oftmals in ergebnisloses und langwieriges Hin- und Herschreiben von E-Mails.
3. Der Inhalt
Da E-Mails Zeitfresser sind, überlege genau, ob eine E-Mail notwendig ist. Achte auf eine knappe, strukturierte und positiv formulierte Schreibweise mit korrekter Rechtschreibung.
Mehrere Ausrufe- oder Fragezeichen gehören nicht in eine E-Mail, ebenso wenig wie Emoticons, da beides unhöflich, belehrend oder flapsig wirkt.
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4. Die Verabschiedung
Während ein Erstkontakt oder ein offizielles Schreiben immer mit „Mit freundlichen Grüßen“ endet, ist die Variante – wenn man sich besser kennt – „Freundliche“, „Herzliche“ oder „Beste Grüße“ passend.
„Liebe Grüße“ hingegen klingt sehr persönlich und ist im Geschäftsleben distanzlos.
Ein „Gruß“ wirkt kurz angebunden und unhöflich. Abkürzungen wie: „MfG“, „VG“ oder „LG“ sind in E-Mails tabu und zeugen von schlechtem Benehmen.
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