Dateimanagement: Die 5 besten Apps für Unternehmer [Video-Galerie]

Für mobiles Arbeiten mit Texten, Tabellen, Präsentationen und Bildern braucht es effiziente Tools fürs Smartphone, die weder Zeit noch Daten kosten. Doch was sind die besten Apps für Unternehmer und Selbstständige? Welche Vor- und Nachteile bieten sie? Wie sieht es preislich aus? Antworten auf diese und weitere Fragen findest du in unserer Video-Galerie!

EXTRA: Effizienz: Jürgen Kurz im Experten-Interview

1. HiDrive

HiDrive ist der größte Cloud-Speicher, den es auf dem deutschsprachigen Markt gibt. Zudem werden alle Daten ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert. Auch in Puncto Datensicherheit ist HiDrive eine gute Wahl – So sind deren Rechenzentren nach ISO 27001 zertifiziert (TÜV) und gehören zu den sichersten weltweit. Praktisch:

Mit der integrierten Scan-Funktion kannst du fotografierte Dokumente direkt als PDF, inklusive Texterkennung, speichern.

Preise

Das HiDrive 100 GB Jahrespaket ist im ersten Jahr kostenlos, danach werden zwei Euro pro Monat fällig. Ein Terabyte Speicherplatz oder mehr schlägt mit 7,50 Euro zu Buche.

Nachteile:

• Nichts für Technikmuffel
• Optimierungsbedarf bei der Benutzeroberfläche
• Kein dauerhafter Gratis-Speicherplatz vorhanden

2. Dropbox

Der Vorreiter unter den Cloud-Systemen ist bis heute äußerst erfolgreich und sowohl für Freiberufler und Einzelnutzer als auch für Unternehmen und Teams jeder Größe geeignet. Dropbox läuft auf Windows-, Android und Apple-Geräten und synchronisiert Geräte-übergreifend schnell. Zudem bietet das Cloud-System die Möglichkeit, Fotos automatisch hochzuladen. Auch hier profitieren Nutzer von einer integrierten Dokumenten-Scanner-Funktion. Außerdem kannst du Dateien wiederherstellen und dir deine Bearbeitungsverläufe anzeigen lassen.

Preise

Die Gratis-Variante von Dropbox kommt mit zwei Gigabyte Speicherplatz daher. Für mehr Datenvolumen muss man als User schon tiefer in die Tasche greifen. So werden etwa bei zwei zusätzlichen Terrabyte Speicherplatz 11,99 Euro und bei drei Terrabyte pro Monat 19,99 Euro fällig, bei jährlicher Zahlweise knapp 199 Euro.

Für Business-Kunden bietet Dropbox spezielle Tarif-Angebote ab mindestens drei Nutzern. Hier gibt es einen festen Monatspreis pro User. Bei diesem Paket kosten drei Terabyte zehn Euro pro Nutzer und Monat, hochgerechnet sind das mindestens 30 Euro. Möchtest du unbegrenztes Speichervolumen für dein Team, musst du mit 15 Euro pro Monat, also mindestens 45 Euro rechnen.

Nachteile:

• Gratis-Variante bietet maximal zwei Gigabyte Speicherplatz
• Kostspielig

3. Google Drive

Was Google Drive von seinen Wettbewerbern unterscheidet ist ganz klar die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig und ortsunabhängig an einem Dokument arbeiten können. Denkbar sind hier beispielsweise Bearbeitungen von Excel-Tabellen und Word-Dokumenten, alles via Google Docs. Wo Google Drive ein begrenztes Speichervolumen hat, ist es kein Problem über Google Fotos Bilder unbegrenzt online zu speichern.

Preise

Die ersten 15 Gigabyte Speichervolumen sind gratis. Reicht dir das nicht aus, kannst du diverse Abo-Modelle über den Dienst Google One buchen. Für 100 GB Speicherplatz fallen lediglich 1,99 Euro im Monat und 19,99 Euro im Jahr an. Bei 200 GB Speichervolumen sind es 2,99 Euro monatlich bzw. 29,99 Euro jährlich.

Für Firmenkunden bietet Google die so genannte G-Suite an. Diese liefert neben dem Speicherplatz weitere Team-Tools wie Videokonferenzen, Chat-Funktionen, Business-Mails und einen gemeinsamen Kalender. Pro Nutzer und Monat sind für das Business-Abo 10,40 Euro fällig und bietet einen Terabyte Speicherplatz pro registriertem Nutzer. Bei mehr als fünf angemeldeten Nutzern ist dieser sogar unbegrenzt.

Nachteile

• Bei Sicherheitsproblemen möglicherweise sämtliche Dateien in Google Drive betroffen
• Hochgeladene Dateien werden mithilfe einer Kombination aus Algorithmen und manueller Kontrollen durchsucht

4. Microsoft OneDrive

Der klare Vorteil von OneDrive besteht darin, dass es auf Rechnern mit Windows 8 oder Windows 10 bereits vorinstalliert ist. Zudem ist die mobile App aus dem Hause Microsoft sowohl für Android als auch für Apple erhältlich. Per OneDrive kannst du die Fotos deines Smartphones automatisch sichern. Außerdem profitierst du von der Integration der gängigen MS-Programme, darunter Exel, Windows und Power Point. Auch in puncto Datensicherheit weiß die Cloud-Lösung von Microsoft zu überzeugen, denn:

OneDrive verfügt über einen digitalen Tresor. Dieser ist zusätzlich per Passwort oder über Biometriedaten geschützt.

Preise

Bei OneDrive sind fünf Gigabyte Speicherplatz gratis. Entscheidest du dich für Office 365 Personal, werden 69 Euro pro Jahr oder sieben Euro pro Monat fällig, zudem erhältst du ein Terabyte Speicherplatz bei OneDrive.

Nachteile

• Selbst bei kostenpflichtigen Tarifen limitierte Größen von einzelnen Uploads
• Lediglich 5 GB kostenloser Speicher für einen Account
• Office-365-Paket bietet kaum Vorteile im Vergleich zum Online-Office

5. MagentaCloud

MagentaCloud orientiert sich am Vorbild Dropbox. Wie bei HiDrive werden alle Daten ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert. Der Cloud-Speicher der Telekom ist insbesondere für Technikmuffel geeignet, da er sich auf die wesentlichen Grundfunktionen, also Speichern, Synchronisieren und Teilen beschränkt.

Preise

Jeder, der sich anmeldet, erhält zehn Gigabyte Speicher gratis, Kunden der Telekom sogar 25 Gigabyte. Möchtest du den Speicher auf 100 Gigabyte aufstocken, kostet dich das ganze 4,95 Euro pro Jahr. 1.000 Gigabyte gibt es hingegen kostengünstig für 9,99 Euro pro Monat. Sparfüchse aufgepasst: 50 GB Speicherplatz sind für 1,95 pro Monat erhältlich.

Nachteile

• Umständliche Funktion zur Wiederherstellung von gelöschten oder geänderten Daten
• Software zur Synchronisierung reagiert langsam
• Änderungen werden nicht immer zuverlässig übernommen