Und immer wieder tauchen neue Buzzwords und Funktionalitäten auf, bei denen man sich fragt: Muss ich das kennen? Brauchen wir das auch? Einige Elemente eines Social Intranets und Themen, die damit verbunden sind, werden in diesem Glossar erläutert:
A- wie Activity Stream
Der Activity Stream wird in vielen Social Intranets zum zentralen Einstiegspunkt. Jeder Kollege kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos posten und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren oder sich auch über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informieren. Filterfunktionalitäten helfen dabei, sich nur Beiträge zu den eigenen Interessensgebieten anzeigen zu lassen. So lässt sich auch die Informationsflut in größeren Unternehmen für den Einzelnen erheblich reduzieren.
B- wie Blogosphäre
Ist von Blogosphäre die Rede, ist meist ein zusammenhängendes Netzwerk von Blogs und sozialen Netzwerken gemeint. Innerhalb eines Unternehmens ist dabei oft von Fach-Blogs die Rede, in denen Teams ihre Projektfortschritte dokumentieren, sowie von CEO- oder Meinungsblogs von Mitarbeitern.
C- wie Community und Collaboration
Ein wichtiges Ziel von Social Intranets ist es, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern (weltweit) zu verbessern und zu vereinfachen. Dies geschieht beispielsweise durch den Einsatz von Foren oder Communities, in denen ein fachspezifischer Dialog gefördert wird.
D- wie Dialog auf Augenhöhe
In sozialen Netzwerken wie Xing, Facebook oder Twitter ist ein authentischerund ehrlicher Dialog die Voraussetzung für Akzeptanz. Möchte man im Unternehmen Funktionalitäten von Social Networks nutzen, muss sich auch unternehmensintern an deren Spielregeln gehalten werden. Für Geschäftsleiter bedeutet dies eine Kommunikation auf Augenhöhe mit den Mitarbeitern.
E- wie Einführungskampagne
Eine Einführungs- und Change-Kampagne für neue, soziale Funktionalitäten im Intranet ist entscheidend für ihren Erfolg. Planen Sie iterative Evaluationsphasen mit Prototypen für ausgewählte Kreise von Mitarbeitern und stellen Sie sicher, dass Ihr Social Intranet beim Going-Live bereits über Inhalte und Aktivitäten verfügt.
F- wie Feedback
Die meisten Mitarbeiter streben danach, ein positives Feedback über ihre Arbeit zu erhalten. Dieses gibt Bestätigung und Motivation für das eigene Handeln und ist in einem Social Intranet durch einfache Ratingfunktionalitäten oder auch ein Belohnungs-Punktesystem umsetzbar.
G- wie Governance
Ist von Governance die Rede, geht es darum im Unternehmen ein Konzept zur Verfügung zu stellen, das Regeln und Richtlinien für die das Social Intranet, die Prozesse und Rollen, beziehungsweise Berechtigungen bereitstellt. Ein Governance-Konzept bietet aber nicht nur Richtlinien, die einzuhalten sind, sondern es gibt dem Anwender Sicherheit für einen zielgerichteten, korrekten Umgang mit dem System.
H- wie Hashtags
Ein Hashtag ist ein kurzes Stichwort, das in einem Social Intranet verwendet werden kann, um Beiträge (Bilder, Aktivitäten, Blogeinträge etc.) zu einem Thema zu gruppieren. Die Hashtags werden meist durch das Zeichen # vor dem Schlüsselwort im Text gekennzeichnet. Sie können im internen Unternehmenseinsatz als Suche dienen und Interessengruppen den leichteren Austausch ermöglichen.
I- wie Ideen und Innovationen
Die Anwendungen eines Social Intranets eignen sich perfekt, um damit auch Szenarien des Ideen- und Innovationsmanagements umzusetzen. Mitarbeiter können so beispielsweise in einer Community Ideen eingeben, diese gemeinschaftlich weiterentwickeln und vorbewerten. Ein Expertengremium kann sich anschließend der Detailbewertung und Auswahl der Ideen widmen. Ein schnelles Feedback, eine hohe Reputation bei den Kollegen und ein verknüpftes Belohnungssystem sichern die Akzeptanz eines Ideen- oder Innovationsmanagements im Social Intranet.
(Bild: © ullrich – Fotolia.com)
J- Junge Generation
In vielen Unternehmen treffen Generationen aufeinander und damit unterschiedliche Anforderungen an interne Kommunikation. Ein Tipp: Die junge Generation muss bei der Planung eines Social Intranets an Bord geholt werden. Die älteren Mitarbeiter darf man jedoch nicht vergessen, da sie oft die Wissensträger eines Unternehmens sind. Veränderungen schüren Angst und neue Arbeitsweisen werden abgelehnt werden, wenn Mitarbeiter aus dem Planungsprozess ausgeschlossen wurden.
K- wie Kultur
Soziale Funktionalitäten verändern nicht die Unternehmenskultur, vielmehr muss generell ein Umdenken in der Kommunikation des Unternehmens stattfinden, um die vielfältigen Potenziale optimal zu nutzen. Primär gilt: Im Unternehmen muss Interaktivität gelebt und gefördert werden. Eine Kultur der Transparenz, des Dialogs und der Offenheit fördert die Beteiligung der Mitarbeiter und ist die Basis für eine breite Akzeptanz der technischen Möglichkeiten.
L- wie „Like“
Der „I like it“-Button ist einer der meistgenutzten Basisfunktionen des Sozialen Netzwerkes Facebook und damit der breiten Masse an Internetnutzern bestens bekannt. Nun hält dieser auch Einzug in Intranets, denn viele Softwarelösungen beinhalten diese Funktion im Standard. So können Mitarbeiter die für sie nützlichen Inhalte „liken“. Aber Achtung: Nicht bei jedem Betriebsrat kommt diese Funktion gut an.
M- wie Mitarbeitermotivation
Bei einem Social Intranet steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt und erhält neue Möglichkeiten seine Kompetenzen darzustellen (zum Beispiel in seinem Profil), seine Reputation zu steigern und sich zu vernetzen. Das Zusammengehörigkeitsgefühl wächst, wenn Menschen sich im Dialog wahrnehmen. Ein lebendiges Social Intranet hat eine identitätsstiftende Wirkung – nach innen und außen.
N- wie Netiquette
Netiquette ist ein Kunstwort, zusammengesetzt aus den Worten Net (von Internet) und Etiquette. Gemeint sind damit die Verhaltensregeln für ein gutes Auskommen miteinander im Internet. Dieser „Knigge fürs Internet“ sollte auch in Social Intranets beherzigt und am besten niedergeschrieben werden. Es lassen sich damit viele Fragen der Mitarbeiter im Voraus beantworten.
O- wie Onlinehilfen
Nicht jeder Mitarbeiter eines Unternehmens ist „Digital Native“ und Stammgast auf Facebook – das muss beachtet werden. Onlinehilfen, Schulungen und Guidelines sind ein erster Schritt bei der Annäherung an die neuen Kommunikationsmechanismen. Auch firmeninterne „Patenschaften“ können eine Lösung sein – dabei übernimmt ein internetaffiner Mitarbeiter die Verantwortung für die Einführung eines internet-unerfahrenen Mitarbeiters in das Social Intranet. Zu welcher Gruppe man zählt, entscheidet jeder natürlich selbst.
P- wie Personalisierung
Je mehr die Informationen im Intranet auf das Interesse des Mitarbeiters zugeschnitten sind, desto größer die Akzeptanz. Über einen sozialen Nachrichtenstream als zentrales Element der Benutzeroberfläche erhält der Mitarbeiter personalisiert Neuigkeiten angezeigt. Ein Dashboard bietet den Überblick über eigene Aufgaben und Aktivitäten der Projekt- und Teamräume, in denen man selbst Mitglied ist.
Q- Qualitätscontrolling
Die Anwender sollten nicht von Beginn an mit zu vielen Funktionen und Möglichkeiten überfordert werden. Auch ein zu „harter“ Cut oder Paradigmenwechsel ist nicht immer zu empfehlen. Es bietet sich daher an, mit den sozialen Funktionen zunächst konkreten Problemen und Schwachstellen im Unternehmen entgegenzuwirken und das Social Intranet schrittweise anzugehen. Nach jeder neuen Einführung einer Funktion sollte ein Qualitätscontrolling stattfinden und Fragen beantwortet werden, wie: Erfüllt die Funktion die Anforderungen? Wird sie von den Mitarbeitern akzeptiert? Wie könnte der Nutzen noch gesteigert werden?
R- wie Redaktion
Redaktionelle Inhalte bilden nach wie vor die Basis jedes Intranets und auch jedes Social Intranets. Mit den Social-Funktionen können diese Informationen über Wikis, Profile, Tags und Notizen nun noch besser vernetzt werden, so dass zum Beispiel Informationen unternehmensweit schneller auffindbar gemacht werden. Die Qualität der redaktionellen Inhalte sollte dadurch aber nicht sinken!
S- wie Suche
Um Inhalte einfach auffindbar zu machen, ist eine übergreifende Suchfunktion ein „Must have“ jedes Social Intranets. Dabei geht es nicht länger nur um eine Volltextsuche, sondern um Themen wie Expert Finder, semantische Suche, Social Tagging, Real-Time-Suche oder Metadatennavigation.
T- wie Timeline
Im World Wide Web gibt es zahllose Möglichkeiten, die eigne Unternehmensgeschichte zu präsentieren. Spätestens die Einführung der Timeline in Facebook macht das Schreiben von Firmengeschichten zum Kinderspiel. Auch im Intranet kann eine solche Timeline sinnvoll sein, um Jubiliäen, schwierige wirtschaftliche Zeiten, Umsatzzahlen und ähnliches zu dokumentieren. „Social“ wird die Timeline, in dem Mitarbeiter aktiv an der Firmengeschichte mitschreiben und Biografien der Mitarbeiter zu einem Teil der Unternehmensgeschichte werden.
U- wie Usability
Der Buchtitel von Steve Krug „Don’tmake me think“ sollte die Maxime zur Entwicklung von Social Intranets sein. Je schneller der Nutzer erkennt, was er tun muss, um an sein Ziel zu kommen, umso besser wird er das Intranet akzeptieren.
V- wie Video & Instant Messenger
In einem Social Intranet wachsen unterschiedliche Kommunikationsformen enger zusammen. Der Nutzer entscheidet dabei selbst, welche Kommunikationsform (wie Forum/Community, Statusnachricht, E-Mail etc.) er wählt. Eine schnelle und einfache Kommunikation ist durch den Einsatz von Instant Messenger (=Chat) oder Video Messenger möglich. Dabei können Mitarbeiter sofort erkennen, ob jemand erreichbar ist, oder ob er zurzeit angesprochen werden möchte.
W- wie Wissensteilung
Wissen wird zu einem immer bedeutenderen Erfolgsfaktor. Durch gemeinsame Wissensteilung in Wikis, Blogs etc. und eine soziale Vernetzung kann die Innovationskraft eines Unternehmens gesteigert werden. So lassen sich Wettbewerbsvorteile sichern.
X- wie x-fache Reduktion von Kosten
Social Intranets bringen nicht nur „weiche Vorteile“ mit sich, sondern auch messbare Einsparungen. In der Regel ist dabei die Rede von weniger IT-Kosten durch Konsolidierung der Systeme, effizienten Netzwerkverkehr und Speicherung sowie von einem Rückgang der Reise- und Schulungskosten.
Y- „Yes, we can“
Wer denkt „Wir sind noch nicht so weit“ oder „Wir überfordern unsere Mitarbeiter bestimmt“, sollte sich einen Dienstleister ins Boot holen, der sich mit der Thematik auskennt und im Kleinen beginnt. Häufig kristallisieren sich im konkreten Anwendungsfall weitere spezielle unternehmensspezifische Anforderungen heraus. Erweitert man die Möglichkeiten für die Nutzer auf Basis dieser Erkenntnisse, wird das Gesamtkonzept sinnvoll ergänzt und kontinuierlich ausgebaut. Dadurch steigt zum einen die Akzeptanz, zum anderen wird der Wissens- und Informationsaustausch über das Social Intranet immer selbstverständlicher.
Z- wie Zieldefinition
Für die Planung eines Social Intranets ist es unabdingbar, alle Verantwortlichen an einen Tisch zu bekommen. Unter Beteiligung der Endanwender und Fachabteilungen ist dann genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle sich durch Social-Media-Tools unterstützen und optimieren lassen. Eine Zielsetzung, was durch das Projekt erreicht werden soll, muss definiert werden, um später die Erfolge messen zu können.