Doch die „eine“ Tagesstruktur gibt es nicht. Dabei benötigen gerade Selbstständige einen Rahmen, in dem sie flexibel reagieren und trotzdem die wesentlichen Aufgaben am Ende des Tages erledigt bekommen. In diesem Artikel erhalten Sie Kriterien für eine gute Tagesplanung und Impulsfragen, um Ihre Tagesplanung passgenau zu entwickeln.
So entwickeln Sie in 3 Schritten Ihre individuelle Tagesstruktur
Selbstständige finden sich in vielen Rollen wieder: Chef und Sekretärin, dabei noch zuständig für Akquise, Buchhaltung und Öffentlichkeitsarbeit. Dazu das eigentliche Business, also Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Damit der schnelle Rollenwechsel gelingt, ist eine klare Büroorganisation und Struktur notwendig. Im Gegensatz zu der eigenen Fachkompetenz wurde das Wissen für eine gute Büroorganisation von den meisten Selbstständigen nicht erlernt. Dann fehlt ein Konzept, beispielsweise für die Tagesplanung. Viele denken: „Tagesplanung? Ich habe eine To-do-Liste und arbeite die ab.“ Und wundern sich am Ende des Tages, weshalb sie nicht zu dem gekommen sind, was sie sich vorgenommen haben. Und das trotz Dauer-Aktivität und langen Arbeitstagen.
Wissen Sie wirklich, wie viel Bürozeit übrig bleibt?
Die meisten Selbstständigen sind hochmotiviert, innovativ und voller Tatendrang. Und meistens übernehmen sie sich, weil die eigenen Möglichkeiten und Grenzen nicht realistisch eingeschätzt werden. Die hohe Begeisterung kann erste Ansätze überdecken, zum Workaholic zu mutieren oder in Erschöpfung und Burnout abzurutschen. Deshalb sollte die Arbeitszeit im Fokus bleiben.
Wie nutzen Sie Ihre Arbeitszeit?
Sind Sie Besitzerin eines Blumenladens, können Sie im Verkaufsraum keine Telefonate mit Lieferanten führen, sondern erst nach Ladenschluss. Sind Sie Webmaster oder Übersetzerin, benötigen Sie ausreichend Zeiten für Ihre eigentlichen Aufgaben und Kundenbesuche. Die Büroarbeit wird zu anderen Zeiten erledigt. Haben Sie einen Internetshop, werden Sie sich wiederum anders organisieren müssen.
Grundsätzlich nehmen sich viele Selbstständige dauerhaft mehr vor, als leistbar ist. Und hadern dann noch mit sich, dass sie nicht alles geschafft haben. Deshalb ist mein Anliegen: Schärfen Sie Ihren Realitätsblick und bringen Sie System in Ihre Büroorganisation!
Ist Ihre Bürozeit geplant oder eher „irgendwann“?
Wie viel Ihrer Arbeitszeit entfällt auf „Kundenarbeitszeit/Kerntätigkeit/wofür ich bezahlt werde“, kurz „Kundenzeit“? Und was steht zeitlich für „Organisation/Verwaltung“, kurz „Bürozeit“ zur Verfügung? Damit Sie dies deutlich vor Augen haben, nehmen Sie doch ein Blatt Papier. Legen Sie es quer, zeichnen Sie Spalten für die Arbeitstage, beschriften Sie diese und skizzieren Sie links eine ganz grobe Zeitschiene, beispielsweise 8:00, 12:00 und 18:00. Nehmen Sie dann zwei verschiedenfarbige Stifte oder Textmarker. Skizzieren Sie jetzt für jeden Tag Kästchen, die entweder „Kundenzeit“ oder „Bürozeit“ darstellen. Übrige Felder sind „Pausen/Freizeit“. Wenn Sie mögen, nehmen Sie hierfür eine dritte Farbe.
Jetzt sollten Sie eine realistische Vorstellung haben, wie Ihre Zeitkontingente aussehen. Ihre Zeitplanung soll zukünftig anders aussehen? Machen Sie am besten gleich eine neue Skizze. Trennen Sie gedanklich „Kundenzeiten“ und „Bürozeiten“, aber stimmen Sie sie planerisch immer aufeinander ab.
Stellen Sie Ihre Aufgaben auf „Autopilot“
Jetzt sind Ihre Felder „Bürozeit“ definiert und im nächsten Schritt wird festgelegt, was zu welcher Zeit erledigt wird. Denn viele Selbstständige rutschen in die „Entscheidungsfalle“. Endlich ist Zeit für die Büroarbeit und schon geht es los: Soll ich erst einige Telefonate erledigen? Oder Angebote schreiben? Oder doch endlich die Rechnungen? Automatisieren Sie solche Entscheidungen. Legen fest, welche Tätigkeiten Sie „standardmäßig“ wann erledigen. „Standardmäßig“ heißt: Im Notfall kümmern Sie sich natürlich um das, was brennt. Aber ansonsten gilt, dass Sie Ihrem Plan folgen, aus dem Sie ersehen, ob Sie jetzt die Buchhaltung vorbereiten oder Akquisegespräche führen oder sich um Werbung kümmern sollten. Das hilft beim schnellen Wechsel zwischen den unterschiedlichen Rollen.
So erarbeiten Sie sich Ihren Plan in drei Schritten: Überblick verschaffen über anfallende Tätigkeiten, daraus Blöcke bilden und diese Blöcke auf die „Bürozeiten“ als feste Bestandteile verteilen. Wenn Sie mögen, machen Sie bei der Detailbeschreibung doch gleich mit! Dazu habe ich drei Impulsfragen für Sie vorbereitet:
Impulsfrage 1: Welche Büro-Tätigkeiten führen Sie aus?
Nehmen Sie ein Blatt Papier und notieren Sie, welche Tätigkeiten Sie durchführen, beispielsweise: schreiben, telefonieren, besprechen, akquirieren, planen und entwickeln, vorbereiten. Differenzieren Sie weiter, indem Sie typische Aufgaben notieren. Bei „schreiben“ könnten das E-Mail, Briefpost sein, inhaltlich: Angebote, Rechnungen, Newsletter etc. Diese Tätigkeitsliste bildet Ihre Büroaufgaben ab.
(Illustration: © mediendesign)
Impulsfrage 2: Welche Aufgaben können Sie zu Blöcken zusammenfassen und zu festen Terminen erledigen?
Sicher wissen Sie, dass man nachweislich konzentrierter, schneller und fehlerfreier arbeitet, wenn man Aufgaben „am Block“ erledigt als beim Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tätigkeiten. Eröffnen Sie eine zweite Liste. Hier tragen Sie ein, welche festen und welche wiederkehrenden Aufgaben Sie zu Blöcken (inhaltlich) zusammenfassen können. Nehmen Sie dazu Ihre Tätigkeitsliste zur Hilfe. Als tägliche Blöcke werden Sie wahrscheinlich „Post- und E-Mail-Schriftverkehr“ einplanen und „telefonieren“ oder „Kundenbesuche“. Schreiben Sie dazu, welcher Turnus sinnvoll wäre, die Dauer und wann diese Aufgabe einen festen Termin im Kalender erhalten könnte. Lesen Sie zur Verdeutlichung einige Beispiele:
- Schriftverkehr inkl. E-Mail: täglich / 3 x / 30 Minuten / morgens, mittags, abends
- Telefonakquise: täglich / 30 Minuten / 10:30 – 11:00
- Das www aktuell halten (Webseite, Blog, Soziale Netzwerke): 3 x pro Woche / je 30 Minuten / montags, mittwochs und freitags / 14:00 – 14:30
- Rechnungen schreiben: 1 x wöchentlich / dienstags / 14:00 – 14:30
- Buchhaltungsvorbereitung: 1 x wöchentlich / donnerstags / 14:00 – 14:30
- Ideen auswerten: 1 x monatlich / donnerstags / 16:00 – 17:00
- Newsletter erstellen: 1 x monatlich / dienstags / 3 Stunden
Jetzt sind Sie dran! Wie sieht Ihre Auswertung aus? Welche festen Arbeitseinheiten können Sie schaffen? Notieren Sie gleich Ihre Ideen.
Impulsfrage 3: Wie verteilen Sie die Blöcke auf Ihre Bürozeiten?
Jetzt haben Sie einen Überblick über Ihre Tätigkeiten und welche wiederkehrenden Aufgaben Sie im Blick behalten müssen. Nehmen Sie einen Bleistift und übertragen Sie die Blöcke in Ihre Wochenübersicht in die Felder „Bürozeit“. Für viele schlägt jetzt die Stunde der Wahrheit: Passen die Aufgaben in die Bürofelder? Wenn nicht, heißt es kürzen, straffen, streichen, outsourcen, optimieren, automatisieren (z. B. durch Software). Denn wenn Sie die Bürofelder vergrößern, werden entweder „Kunden“ oder „Freizeit“ kleiner. Da gilt es, einige Entscheidungen zu treffen.
Von der Wochenstruktur zur Tagesplanung
Mit dieser grundlegenden Wochenplanung braucht Ihre aktuelle Wochenübersicht nur noch wenig Anpassung. Und daraus leitet sich schnell die konkrete Tagesplanung ab. Ihr Tagesplan wird klar und übersichtlich. Sie erkennen, was machbar ist oder wo Sie auch einmal „nein“ sagen müssen. Vor allem aber folgen Sie dabei Ihrer persönlichen Struktur.
Wenn Sie diese beiden Tipps zusätzlich beherzigen, arbeiten Sie konzentrierter
Beginnen Sie Ihren Tag, in dem Sie unabhängig von To-do-Listen schriftlich diese Frage beantworten: „Welches sind meine produktiven Top 3 des Tages?“ Oder anders ausgedrückt: „Welche 3 Dinge stehen an, damit mein Business läuft und ich das Gefühl habe, dass mein Tag erfolgreich/produktiv wird?“ Hängen Sie diese Top-3-Liste gut sichtbar auf. Zum Tagesabschluss erfolgt die Kontrolle: Sind die Top-3 erledigt? Wenn nein: Fehleranalyse und am nächsten Tag besser machen. Alles erledigt? Dann klopfen Sie sich auf die Schulter, dass Sie das Richtige und das Wichtige erledigt haben.
Der zweite Tipp betrifft die Konsequenz, mit der Sie Störungen ausschalten sollten. Das kann die geschlossene Tür sein, feste Telefonzeiten, keine Erreichbarkeit am Wochenende, kein Telefon bei bestimmten Aufgaben, sich nicht sofort auf jede E-Mail stürzen. Erstellen Sie sich doch eine Liste mit „do’s“ und „dont’s“. Beispiel: kein „rumdaddeln im Internet“, stattdessen eine zielgerichtete, ergebnisorientierte oder zeitgebundene Recherchezeit.
Wie lautet Ihr Fazit?
Zu welchem Ergebnis sind Sie beim Lesen gekommen? Welche Bereiche passen bereits gut? Was müssten Sie verändern, damit Ihre Kunden- und Bürozeiten im gewünschten Verhältnis sind? Welche Veränderungen könnten Sie schnell vornehmen? Welche ersten, kleinen Schritte könnten größere Veränderungen einläuten? Wo müssen Sie Grundsatzentscheidungen treffen, beispielsweise Software zur Arbeitserleichterung anschaffen, eine Aushilfe im Laden oder im Büro einstellen? Oder wovon müssen Sie sich verabschieden?
Und mein letzter Tipp für Sie: Lassen Sie Platz, dass Sie zwischendurch auch mal „tschüss, Disziplin, heute nicht!“ sagen können. Denn manchmal muss man sich auch erlauben, unstrukturiert und unsystematisch zu sein. Und das zu erledigen, worauf man gerade Lust hat!