Grund genug, einmal die einschlägigsten Vorschriften zu beleuchten:
1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers: Der vollständige Name entspricht dem bürgerlichen Namen bzw. bei juristischen Personen (z.B. GmbH) der im Handelsregister eingetragene Name inklusive Rechtsformzusatz.
Die Anschrift ist vollständig und richtig anzugeben. Eine Unterschrift des leistenden Unternehmers ist entbehrlich.
- Praxistipp 1: Vor allem bei Ehegatten oder Personengesellschaften (z.B. bei der GbR) ist auf die korrekte Bezeichnung des Namens zu achten.
- Praxistipp 2: Bei c/o-Anschriften ist unbedingt darauf zu achten, dass der Leistungsempfänger namentlich auf der Rechnung genannt ist. Ansonsten ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich.
2. Steuernummer oder USt-IdNr.
Der leistende Unternehmer muss entweder die ihm vom inländischen inländischen Finanzamt erteilte Steuernummer oder alternativ die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben.
- Praxistipp: Es ist zu empfehlen, dass der Unternehmer seine USt-IdNr. auf Rechnungen angibt, da diese etwas anonymer ist als die Steuernummer. Die Identifikationsnummer kann unter www.bzst.bund.de beantragt werden.
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung ist einmalig. Um dies sicherzustellen, ist eine fortlaufende Rechnungsnummer anzugeben. Dabei ist es egal, ob die Rechnungsnummer aus Zahlen, Buchstaben oder einer Kombination aus beiden besteht. Separate Nummernkreise (z.B. für zeitliche, geographische oder organisatorische Bereiche) sind zulässig. Dabei ist darauf zu achten, dass die jeweilige
Rechnungsnummer dem Nummernkreis leicht und eindeutig zugeordnet werden kann und einmalig ist.
- Praxistipp: Will der Unternehmer seinen Kunden nicht offenbaren, dass er nur wenige Kunden hat, muss die Rechnungsnummer nicht unbedingt mit der Nummer 1 beginnen. Die Nummern müssen nur fortlaufend sein.
5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung)
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. der ausgeführten Dienstleistung sind auf der Rechnung entsprechend anzugeben. Bei Gegenständen ist das die handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen die Art der durchgeführten Leistung. Pauschale Bezeichnungen, insbesondere bei Dienstleistungen (z.B. „Beratungsleistung“), sind nicht zulässig. Bei Gegenständen ist ggf. auf Kataloge, etc. zu verweisen.
- Praxistipp: Rechnungen mit nicht eindeutigen Bezeichnungen sollte man entsprechende Nachweise beifügen, um auch später den vollen Vorsteuerabzug zu erhalten.
6. Liefer- oder Leistungszeitpunkt
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss das Datum enthalten, an dem Gegenstände geliefert wurden oder die Dienstleistung erbracht bzw. abgeschlossen wurde. Die Angabe von Monaten (z.B. 03/2010) ist ausreichend. Es ist zulässig, das Lieferdatum über einen Lieferschein o.Ä. nachzuweisen. Ein entsprechender Verweis auf den Lieferschein ist zwingend notwendig.
- Praxistipp: Die allgemeine Bezeichnung „Rechnungsdatum = Liefer-/Leistungsdatum“ kann nur dann gewählt werden, wenn dies auch der Realität entspricht.
7. Entgelt
Auf der Rechnung muss das Entgelt nach einzelnen Steuersätzen und evtl. Steuerbefreiungen getrennt ausgewiesen sein. Zusätzlich ist jede vereinbarte Minderung des Entgelts zu berücksichtigen, wenn diese nicht bereits das Entgelt gemindert hat.
- Praxistipp: Vereinbarungen, die nicht direkt das Entgelt mindern, aber im Vorfeld vereinbart sind (z.B. Skonto), müssen auf der Rechnung ersichtlich sein (z.B. 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen).
8. Anzuwendende Steuersätze und Steuerbetrag
Weitere Pflichtangabe ist der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag. Auf spezielle Steuerbefreiungen ist ebenfalls auf der Rechnung hinzuweisen. Werden Kosten für Nebenleistungen (z.B. Beförderung, Verpackung, Versicherung, etc.) in Rechnung gestellt, sind diese den unterschiedlichen Hauptleistungen entsprechend zuzuordnen.
- Praxistipp: Stellen Sie steuerfreie Lieferungen oder Leistungen in Rechnung, ist es nicht unbedingt erforderlich, die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften zu nennen. Allerdings sollte die Rechnung einen umgangssprachlichen Hinweis (z.B. Ausfuhr, steuerfreie Vermietung, etc.) enthalten.
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