Neben Abteilungen wie IT oder Marketing setzen auch immer mehr Personalabteilungen in Unternehmen in Deutschland künstliche Intelligenz ein. Tatsächlich benutzt laut einer Erhebung des Digitalverbands Bitkom bereits jedes siebte Unternehmen (14 Prozent) KI-gestützte Anwendungen zur Erstellung von Arbeitszeugnissen. Mehr als die Hälfte signalisiert indes bereits Interesse daran für die Zukunft. Damit reiht sich die Zeugniserstellung in einen breiteren Trend ein: Auch bei der individuellen Weiterbildung (16 Prozent), beim Onboarding neuer Beschäftigter (14 Prozent) und bei der Analyse von Arbeitsbelastungen (13 Prozent) wächst der KI-Einsatz in HR-Abteilungen spürbar. Damit stellt sich kaum noch die Frage, ob KI in der Personalarbeit ankommt – sondern wie du sie rechtssicher und sinnvoll nutzt.
unternehmer.de zu Google hinzufügenMehr Beiträge zu ähnlichen Themen findest du am Ende dieses Beitrags.
Warum KI gerade bei der Zeugnissprache ihre Stärke ausspielt
Der größte Vorteil liegt im Umgang mit dem verschlüsselten Notensystem deutscher Arbeitszeugnisse. Schon ein einziges fehlendes Wort kann die Bewertung um eine ganze Stufe verschieben: „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht für die Bestnote, während „zu unserer vollen Zufriedenheit“ ohne das „stets“ nur noch als befriedigend gelesen wird. Wer nur selten Zeugnisse verfasst, tappt in diese Falle besonders leicht.
Eine KI kennt diese Formeln, ordnet sie den jeweiligen Notenstufen zu und liefert passende Textbausteine. Praktisch gibst du der KI deine Stichpunkte – Aufgaben, Leistungsnote, Verhalten, Austrittsgrund – und erhältst einen strukturierten Entwurf mit Einleitung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensbewertung sowie Schlussformel. Was früher einen ganzen Abend kosten konnte, ist so in rund zwanzig Minuten erledigt.
Wo KI-generierte Zeugnisse in die Irre führen können
So hilfreich der Entwurf aus der Maschine ist – er birgt handfeste Risiken. KI-Systeme neigen dazu, aus knappen Stichworten plausibel klingende Tätigkeiten oder Erfolge hinzuzuerfinden, die so nie stattgefunden haben. Ein Zeugnis, das dem Mitarbeiter Kompetenzen zuschreibt, die er nie hatte, kann dir als Arbeitgeber später ernsthaft schaden, wenn der neue Betrieb genau diese Fähigkeiten erwartet. Ebenso problematisch: Die KI greift bei den Notenformeln daneben.
Du meinst eine sehr gute Bewertung, doch das Tool wählt eine schwächere Standardformel – oder umgekehrt, es formuliert überschwänglich für jemanden, dessen Leistung eher durchschnittlich war. Beides verletzt den Grundsatz, dass ein Zeugnis zugleich wahr und wohlwollend sein muss. Deshalb bleibt die menschliche Endkontrolle jeder einzelnen Formulierung unverzichtbar.
Welche rechtlichen Leitplanken du kennen musst
Grundsätzlich ist der Einsatz von KI bei der Zeugniserstellung erlaubt – ein gesetzliches Verbot existiert nicht. Die Verantwortung bleibt jedoch vollständig bei dir als Arbeitgeber: Nach § 109 der Gewerbeordnung hat jeder Beschäftigte Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, das wahr und wohlwollend formuliert ist. Du musst den fertigen Text prüfen, unterschreiben und für dessen Richtigkeit einstehen – unabhängig davon, ob eine KI den Entwurf geliefert hat.
Beim Datenschutz gilt besondere Vorsicht: Namen, Geburtsdaten und Leistungsbeurteilungen sind sensible Personendaten, die nach der DSGVO nicht in öffentliche KI-Tools eingegeben werden dürfen. Arbeite stattdessen mit anonymisierten Platzhaltern und füge die echten Daten erst im lokalen Dokument ein. Zusätzlich bremst der europäische AI Act, der zahlreiche KI-Anwendungen im Personalbereich als Hochrisikosysteme einstuft. „Gerade im Personalbereich ist die Hemmschwelle für den Einsatz von KI höher als in vielen anderen Unternehmensbereichen“, betonte Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder.
So setzt du KI bei Arbeitszeugnissen richtig ein
Die Regel ist einfach: KI schreibt, du verantwortest. Nutze die Technologie als Entwurfswerkzeug, das deine Stichpunkte in einen strukturierten Zeugnistext überführt – aber nimm ihr niemals die Bewertung ab, denn deine Einschätzung der tatsächlichen Leistung kann kein Algorithmus ersetzen. Konkret bedeutet das: Prompte ausschließlich mit anonymisierten Angaben, setze echte Personaldaten erst im fertigen Dokument ein und verwende nach Möglichkeit DSGVO-konforme Unternehmenssoftware, deren Eingaben nicht zum Modelltraining herangezogen werden.
Prüfe anschließend jede einzelne Notenformel darauf, ob sie exakt die Bewertungsstufe codiert, die du beabsichtigst, und streiche jede Tätigkeit, die du nicht aus eigener Kenntnis bestätigen kannst. Wer diese Schritte einhält, spart erheblich Zeit – ohne rechtliche Risiken einzugehen.
Hier kannst du mehr zu Themen rund um KI lesen:
- Sicherheitslücke: Forscher entschlüsseln Reasoning-Protokolle von KI-Modellen
- Arbeitslos wegen KI? In China ist das längst die Realität
- KI-Sharing: Solltest du dein ChatGPT-Abo mit Freunden teilen?
- KI-Betrug: Einsatz künstlicher Intelligenz macht Phishing-Mails noch gefährlicher
- Loop-Engineering: So arbeitest du noch effizienter mit KI-Tools
