Erfolgreiche PR-Arbeit: 7 goldene Regeln für die Unternehmenskommunikation

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Kommunikation ohne Umwege – Social Software im Unternehmen macht’s möglich!

„Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Dieses Axiom von Paul Watzlawick formuliert gerade für mittelständische Unternehmen eine zentrale Herausforderung: In der Informations- und Wissensgesellschaft, in der der Einzelne immer mehr darüber entscheidet, wann er von wem welche Informationen haben möchte, kann man sich der Kommunikation nicht entziehen oder verweigern.

Das bedeutet nicht, dass Unternehmen gezwungen sind, aktiv auf die Menschen zuzugehen, auch wenn das empfehlenswert ist, um das eigene Image zu steuern. Es bedeutet aber, dass grundlegende Punkte geklärt sein sollten, damit Unternehmen darauf vorbereitet sind, wenn jemand auf sie zukommt.

Wie im Kinderlied vom Kuchenbacken gibt es sieben grundlegende Regeln für diese Basiskommunikation.

1. Kommunikationsgruppen

Ein Unternehmen sollte wissen, mit welchen Gruppen Kommunikationsbeziehungen bestehen oder entstehen könnten. Es sind sicher mehr als nur Kunden und Mitarbeiter. Diese beiden – zweifellos äußerst wichtigen – Kommunikationsgruppen werden von vielen Mittelständlern am häufigsten genannt, während Medien, Anwohner, lokale Politik etc. eine untergeordnete Rolle spielen oder gar nicht auf dem Radar der Unternehmen sind.

2. Unternehmenskommunikation: Die Positionierung

Ein Unternehmen sollte formuliert haben, wofür es steht und wie es von seinen Kommunikationsgruppen wahrgenommen werden möchte. Dies wird in der Positionierung ausgedrückt, zum Beispiel in Form eines so genannten Elevator Statements.

3. Unternehmensprofil

Ein Unternehmen sollte in einem Dokument die wesentlichsten Informationen zu Organisation, Angebot, Historie etc. zusammengestellt haben. In der einfachsten Form ist das ein Fact Sheet, in der aufwändigsten Form eine Image- oder Unternehmensbroschüre.

4. Unternehmenskommunikation: Das Logo

Das Logo sollte in elektronischer Form als so genannte Vektor-Datei vorliegen, damit es für alle Einsatzszenarien verfügbar ist. Es könnte ja sein, dass ein Partner oder Kunde dem Unternehmen etwas Gutes tun will und das Logo in einer Broschüre oder auf seinem Messestand präsentieren möchte.

Idealerweise verfügt das Unternehmen über einen Logo-Guide, damit die Nutzer genau wissen, was sie mit dem Logo tun dürfen und was nicht, und welche Farbwerte gelten, damit das Logo am Ende auch so aussieht, wie es aussehen soll.

5. Bildmaterial

Ein Unternehmen sollte Fotos zum Beispiel vom Firmensitz, dem Geschäftsführer und vom wichtigsten Produkt elektronisch zur Verfügung haben.

Zwei Punkte sind dabei wichtig:

  • Eine Auflösung von 300 dpi (dots per inch), damit die Fotos in der Zeitung gedruckt werden können, und
  • das Ausfüllen des so genannten IPTC-Headers (International Press Telecommunications Council) mit wichtigen Informationen zum Bild – Inhaltsbeschreibung, Schlagworte, Urheber, Copyright etc. – damit die Fotos in den Systemen von Bildredaktionen bearbeitet und archiviert werden können. Der IPTC-Header ist über jedes Bildverarbeitungsprogramm zugänglich.

6. Unternehmenskommunikation: Der Ansprechpartner

Ein Unternehmen sollte einen Ansprechpartner benennen, den zum Beispiel Journalisten kontaktieren können, wenn sie eine Frage haben. Dieser Ansprechpartner sollte auf der Website mit Name, idealerweise Bild, Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu finden sein.

Dieser Punkt ist sehr wichtig, auch wenn Sie passiv agieren. Machen Sie Ihr Unternehmen erreichbar und verstecken sich nicht hinter zentralen Telefonnummern oder info@-Adressen.

7. Website

Das Internet ist das neue Leitmedium. Dort suchen die Menschen nach Informationen über Produkte, Dienstleistungen und Unternehmen. Die Website ist immer öfter der erste Kontaktpunkt zu einem Unternehmen.

Von ihrem Zustand ziehen die Besucher Rückschlüsse auf die Professionalität, den Service und die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Der Internetauftritt sollte daher als Kommunikationsinstrument – und nicht als Softwareanwendung oder pures Designobjekt – begriffen werden und die oben besprochenen Punkte widerspiegeln, denn man kann nun mal nicht nicht kommunizieren.

(Bild: © Renee Jansoa – Fotolia.com)

3 Kommentare

  1. Sehr geehrter Herr Seifert,
    vielen Dank für Ihre Rückmeldung zum Artikel.

    Ich empfehle Ihnen, das Bildmaterial z.B. in der Presse-Sektion Ihrer Website unter einem eigenen Unterpunkt zu hinterlegen. Bieten Sie dort eine Vorschau und den Download großer/druckfähiger Dateien an.

    Was das Logo angeht, so sind viele Unternehmen in der Herausgabe sehr restriktiv, d.h. sie stellen es nicht im Internet zur Verfügung sondern geben es an Partner oder Kunden nur auf Anfrage heraus. Dann senden Sie den Logo-Guide mit. Wollen Sie das Material online zur Verfügung stellen, würde sich ebenfalls die Presse-Sektion anbieten oder ein Bereich, den Sie exklusiv für Kunden oder Partner eingerichtet haben und der passwortgeschützt ist.

    Was die Rechte angeht, stimme ich mit Ihnen überein. Der IPTC-Header ist auch deshalb so wichtig, weil er Angaben zu den Rechten enthält. Um darüber hinaus Rechteverstöße zu vermeiden, sollten auf der eigenen Website keine Bilder zur Verfügung gestellt werden, an denen das Unternehmen nicht die Rechte besitzt.

  2. Ein sehr guter Artikel, der die Wichtigkeit der angesprochenen Themen unterstreicht und darlegt. Meine Fragen:
    Wo hinterlege ich einen Logo-Guide und Bildmaterial samt Informationen? Auch muss eindeutig klar dokumentiert sein, dass eine sachgerechte Verwendung keinerlei Rechte verletzt.

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