Das bedeutet nicht, dass Unternehmen gezwungen sind, aktiv auf die Menschen zuzugehen, auch wenn das empfehlenswert ist, um das eigene Image zu steuern. Es bedeutet aber, dass grundlegende Punkte geklärt sein sollten, damit Unternehmen darauf vorbereitet sind, wenn jemand auf sie zukommt.
Wie im Kinderlied vom Kuchenbacken gibt es sieben grundlegende Regeln für diese Basiskommunikation.
1. Kommunikationsgruppen
Ein Unternehmen sollte wissen, mit welchen Gruppen Kommunikationsbeziehungen bestehen oder entstehen könnten. Es sind sicher mehr als nur Kunden und Mitarbeiter. Diese beiden – zweifellos äußerst wichtigen – Kommunikationsgruppen werden von vielen Mittelständlern am häufigsten genannt, während Medien, Anwohner, lokale Politik etc. eine untergeordnete Rolle spielen oder gar nicht auf dem Radar der Unternehmen sind.
2. Unternehmenskommunikation: Die Positionierung
Ein Unternehmen sollte formuliert haben, wofür es steht und wie es von seinen Kommunikationsgruppen wahrgenommen werden möchte. Dies wird in der Positionierung ausgedrückt, zum Beispiel in Form eines so genannten Elevator Statements.
3. Unternehmensprofil
Ein Unternehmen sollte in einem Dokument die wesentlichsten Informationen zu Organisation, Angebot, Historie etc. zusammengestellt haben. In der einfachsten Form ist das ein Fact Sheet, in der aufwändigsten Form eine Image- oder Unternehmensbroschüre.
4. Unternehmenskommunikation: Das Logo
Das Logo sollte in elektronischer Form als so genannte Vektor-Datei vorliegen, damit es für alle Einsatzszenarien verfügbar ist. Es könnte ja sein, dass ein Partner oder Kunde dem Unternehmen etwas Gutes tun will und das Logo in einer Broschüre oder auf seinem Messestand präsentieren möchte.
Idealerweise verfügt das Unternehmen über einen Logo-Guide, damit die Nutzer genau wissen, was sie mit dem Logo tun dürfen und was nicht, und welche Farbwerte gelten, damit das Logo am Ende auch so aussieht, wie es aussehen soll.
5. Bildmaterial
Ein Unternehmen sollte Fotos zum Beispiel vom Firmensitz, dem Geschäftsführer und vom wichtigsten Produkt elektronisch zur Verfügung haben.
Zwei Punkte sind dabei wichtig:
- Eine Auflösung von 300 dpi (dots per inch), damit die Fotos in der Zeitung gedruckt werden können, und
- das Ausfüllen des so genannten IPTC-Headers (International Press Telecommunications Council) mit wichtigen Informationen zum Bild – Inhaltsbeschreibung, Schlagworte, Urheber, Copyright etc. – damit die Fotos in den Systemen von Bildredaktionen bearbeitet und archiviert werden können. Der IPTC-Header ist über jedes Bildverarbeitungsprogramm zugänglich.
6. Unternehmenskommunikation: Der Ansprechpartner
Ein Unternehmen sollte einen Ansprechpartner benennen, den zum Beispiel Journalisten kontaktieren können, wenn sie eine Frage haben. Dieser Ansprechpartner sollte auf der Website mit Name, idealerweise Bild, Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu finden sein.
Dieser Punkt ist sehr wichtig, auch wenn Sie passiv agieren. Machen Sie Ihr Unternehmen erreichbar und verstecken sich nicht hinter zentralen Telefonnummern oder info@-Adressen.
7. Website
Das Internet ist das neue Leitmedium. Dort suchen die Menschen nach Informationen über Produkte, Dienstleistungen und Unternehmen. Die Website ist immer öfter der erste Kontaktpunkt zu einem Unternehmen.
Von ihrem Zustand ziehen die Besucher Rückschlüsse auf die Professionalität, den Service und die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Der Internetauftritt sollte daher als Kommunikationsinstrument – und nicht als Softwareanwendung oder pures Designobjekt – begriffen werden und die oben besprochenen Punkte widerspiegeln, denn man kann nun mal nicht nicht kommunizieren.
(Bild: © Renee Jansoa – Fotolia.com)