Meine sevdesk Erfahrungen: Ich wollte Unternehmen aufbauen, keine zweite Vollzeitstelle in der Buchhaltung

Ein Erfahrungsbericht von Amelie Hansel, Gründerin von RCKTCRW

Alle reden beim Gründen über Produktfindung, Marktfit, den perfekten Launch. Kaum jemand sagt dir vorher, wie viel Zeit in die ganzen anderen Rollen geht: Einkauf, Steuern, Buchhaltung, Marketing. Das merkst du erst, wenn du mittendrin bist.

Ich wollte Unternehmen aufbauen. Keine zweite Vollzeitstelle in der Buchhaltung. Denn Buchhaltung kostet nicht nur Zeit. Sie kostet Aufmerksamkeit. Und Aufmerksamkeit ist das Knappste, was Gründer haben.

Deshalb war für mich früh klar: So viel automatisieren wie möglich. Prozesse, die im Hintergrund funktionieren, ohne dass ich jeden Tag daran denken muss.

Wer ich bin: Vom Konzern zur Multipreneurin

Dass ich Generalistin bin, habe ich schon im Angestelltenverhältnis gemerkt. Breite Tätigkeiten liegen mir mehr als tiefe Spezialisierung. Mit der Gründung wurde mir das noch einmal ganz neu bewusst: Ich entscheide jeden Tag selbst, wo mein Fokus liegt, welche Produkte wir entwickeln, womit ich mein Geld verdiene. Maximale Freiheit, die aber auch viel organisatorischen Aufwand mit sich bringt.

Der Realitätscheck: Was Gründen wirklich bedeutet

Was ich am Anfang schnell gelernt habe: Freiheit bedeutet nicht, dass man den ganzen Tag macht, worauf man Lust hat. Vor allem nicht, wenn man finanziell darauf angewiesen ist.

Als Gründerin ist man alles in einem: Produktentwicklerin, Einkäuferin, Buchhalterin, Management. In manchen Bereichen hatte ich schon Erfahrung, in vielen aber auch nicht. Und das bedeutet: Ich starte immer wieder bei 0 und muss mich einarbeiten. Alle diese Aufgaben erzeugen viele weitere Mikroaufgaben, die organisiert werden müssen. Da verliert man sich schnell in Kleinigkeiten oder schiebt Dinge auf. Hallo Chaos.

Dazu kommt, dass man sich als Selbstständige die Struktur komplett selbst aufbauen muss. Denn keine festen Vorgaben zu haben bedeutet auch: Ich muss mir selbst Deadlines setzen – und sie einhalten. Auch wenn niemand draufschaut.

Und dann die Buchhaltung: Ich wusste, dass ich mich als Selbstständige regelmäßig um meine Steuern kümmern muss. Wie genau, war mir zu Beginn nicht so wirklich klar. Als die erste Kundenrechnung anstand, sollte sie professionell aussehen und inhaltlich stimmen. Aber wie schreibt man eigentlich eine korrekte Rechnung?

Mein Gamechanger: Eine vernünftige Buchhaltungssoftware

Ich fing also an, nach einem Tool zu suchen, das mich bei der Buchhaltung unterstützt. Einem Tool, das mir Rechnungen schreibt und die Umsatzsteuervoranmeldung so einfach wie möglich macht. Und das zu einem guten Preis. Denn als frischgebackene Neugründerin ist das Budget natürlich knapp.

Dabei war mir eins besonders wichtig: Zeit sparen bei der Buchhaltung, damit ich mich auf relevante Themen konzentrieren kann, allen voran die Produktentwicklung. Also musste es ein möglichst automatisiertes Tool sein, das mir Routineaufgaben abnimmt und “von selbst” erledigt, alle relevanten Funktionen abdeckt und mein eigener, kleiner Steuerberater ist (auch wenn der echte Steuerberater am Ende nochmal drüberschaut).

Klingt nach der klassischen eierlegenden Wollmilchsau.

Ich habe ein paar Tools verglichen. Bei sevdesk konnte ich an alle meine Anforderungen Häkchen machen und auch der Preis hat voll gepasst. Dazu kommt: Die Benutzeroberfläche sieht sowohl im Browser als auch in der App clean und intuitiv aus. Das klingt nach einer Kleinigkeit. Für mich als visuellen Menschen beeinflusst das aber tatsächlich, wie gern ich ein Tool nutze.

Und genau der Eindruck hat sich dann auch fortgesetzt: Meine ersten Schritte mit sevdesk waren selbsterklärend und ich hatte schnell raus, wie ich alles mache. Was ich besonders schätze: sevdesk denkt mit. Erinnerungen für die Umsatzsteuervoranmeldung, Vorschläge für die Kategorisierung von Umsätzen. Das sind genau die Dinge, die ich sonst vergessen würde. Und auf die E-Rechnungspflicht bin ich auch ganz automatisch vorbereitet, ohne selbst irgendetwas dafür anpassen zu müssen.

Freue ich mich deshalb auf Buchhaltung? Nicht so richtig. Aber ich will mir gar nicht vorstellen, wie aufwändig alles ohne sevdesk wäre. So weiß ich immerhin, dass es schnell erledigt und gleichzeitig korrekt ist. Das beruhigt ungemein. Und mir bleibt definitiv mehr Zeit, um an meinem Unternehmen zu arbeiten.

Was ist sevdesk überhaupt?

sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen in Deutschland. Das Programm deckt die wichtigsten Buchhaltungsaufgaben ab: Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Zahlungen abgleichen, Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten und an das Finanzamt übermitteln, EÜR am Jahresende und so weiter. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, kann Daten per DATEV-Export direkt weitergeben.

Das Besondere an sevdesk ist, dass es speziell für Menschen entwickelt wurde, die keine Buchhaltungsausbildung haben. Die Oberfläche ist bewusst einfach gehalten, vieles wird automatisch vorgeschlagen und die App funktioniert auch mobil.

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Mein Alltag mit sevdesk: So nutze ich das Tool als Gründerin

Eine meiner Lieblingsaufgaben ist Rechnungen erstellen. Das ist für mich die Belohnung für die ganze Arbeit von der Kundenakquise über Abstimmungen bis zur Contenterstellung. sevdesk gibt alle wichtigen Felder vor, ich trage die Daten ein bzw. nutze vorher gespeicherte Kunden und Produkte, und die Rechnung geht raus. Mit meinem eigenen Logo oben drauf. Das macht mich jedes Mal ziemlich stolz. E-Rechnung? Haken setzen, erledigt.

Belege fotografiere ich einfach mit der App ab und lade sie so hoch, sobald sie anfallen. Da will ich noch konsequenter werden. Wenn ich das vergesse, macht es später unnötig mehr Arbeit. Da kann selbst sevdesk nicht helfen.

Was ich schätze: Offene Rechnungen erkenne ich auf einen Blick. sevdesk würde mich auch darauf aufmerksam machen, falls ein Kunde nicht zahlt. Das ist zum Glück bisher nie vorgekommen, aber es ist ein To-do, das ich komplett aus dem Kopf auslagern kann.

Und die Umsatzsteuervoranmeldung erledige ich auch jedes Quartal mit nur wenigen Klicks und ohne dass dafür viel Zeit draufgeht.

Meine ehrliche Meinung zu sevdesk

Buchhaltung gehört immer noch nicht zu meinen Lieblingsaufgaben und natürlich nimmt mir sevdesk auch nicht alles ab. Als Unternehmerin finde ich es aber auch wichtig, grundsätzlich zu verstehen, was Buchhaltung eigentlich bedeutet. Schließlich haben viele meiner Entscheidungen am Ende steuerliche Auswirkungen.

sevdesk nimmt mir aber den ganzen operativen Aufwand ab und erinnert mich an die Steuer-Deadlines. Und ich kann meine Belege einfach hochladen und sevdesk kategorisiert sie für mich. Das klappt zwar nicht immer zu 100% und ich muss sie manchmal noch manuell anpassen, aber in den meisten Fällen checke ich die Zuordnung nur kurz und hake den Beleg dann ab.

Das Wertvollste ist für mich, dass sevdesk nicht nur Zeit spart, sondern den Mental Load verringert. Als Gründerin hat man so viel parallel im Kopf. Da ist es Gold wert, manche Dinge guten Gewissens auszulagern und erledigt zu wissen.

Und das Beste: Buchhaltung bereitet mir keine Bauchschmerzen mehr. Sie muss halt erledigt werden – und mit sevdesk geht das deutlich schneller. Die Prozesse sind einfach, vieles wird mir direkt vorgeschlagen, und die App passt zu meinem Arbeitsalltag, der häufig am Handy stattfindet.

Fazit: Was ich nach einem Jahr gelernt habe

Wenn ich jetzt auf das erste Jahr Buchhaltung zurückblicke, waren meine drei größten Learnings:

• Freiheit braucht Ordnung: Ordnung ist keine Einschränkung, sie schafft erst die Freiheit, die man sich wünscht. Eine gut organisierte Buchhaltung ist deshalb das A und O, damit das Business auch finanziell läuft.
• Ohne Buchhaltung geht es nicht: Ich habe gegründet, um Ideen umzusetzen. Kann jetzt aber auch Buchhaltung und verstehe, was mit meinem Geld passiert.
• Smarte Prozesse von Anfang an sparen enorm viel Zeit und Mental Load: Ich wollte von Anfang an Workflows, die mir Arbeit (bei der Buchhaltung) abnehmen. Für mich war sevdesk genau eine dieser Lösungen. Ich hätte natürlich auch wie viele andere mit Word und Excel starten können, will gar nicht wissen, wie viel Zeit und Nerven mich das gekostet hätte.

Ich bin froh, dass ich von Anfang an in eine Buchhaltungssoftware investiert habe und muss ehrlich sagen, dass ich es keinen Tag bereut habe.

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