Effizienter Einkaufsprozess für Einmalbedarf: Konzept, Einkauf & Umsetzung

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2. Angebotsprozessplanung

Vor der Einkaufsphase sollten Sie sich Zeit für eine detaillierte Prozessplanung mit mehreren Angebotsstufen nehmen:

Abbildung 2: Die Angebotsprozessplanung innerhalb der drei Phasen des Einkaufs für Einmalbedarf
Abbildung 2: Die Angebotsprozessplanung innerhalb der drei Phasen des Einkaufs für Einmalbedarf

Sobald der Angebotsprozessplan erstellt ist, ist es wichtig, dass sich alle daran halten. Wenn der Prozessplan nur auf dem Papier steht und das Projekt unter Umständen zu spät startet, muss der Einkauf – wie so häufig – den zeitlichen Engpass bei der Kostenfindung ausbaden. Daher ist es notwendig, die Fachabteilung auch nach Projektbeginn immer wieder für die erforderliche Zeit der Angebotseinholung zu sensibilisieren. So ein Projekt bleibt dann schon gerne einmal liegen, weil keine Entscheidungen getroffen werden. Dann heißt es irgendwann „Wir müssen morgen bestellen“. Proaktives Nachfragen beim Fachbereich nach dem Projektstatus kann dem vorbeugen. Letztlich gilt auch hier die alte Projektmanagement-Regel: Zeitliche Puffer einplanen.

3. Hebel zur Kostenfindung

Es ist notwendig, die verschiedenen Hebel zur Kostenfindung vor Augen zu haben. Häufig ist der marktgerechte Preis unbekannt und erfahrungsgemäß liegen die ersten Angebote oft über dem Budget. Zerlegen Sie den Bedarf in Einzelkomponenten und gehen Sie für jede Komponente die möglichen Einsparungshebel durch:

  • Erweiterung des Lieferantenkreises (z.B. Benchmarking von Einzelkomponenten im Internet oder bei anderen Lieferanten)
  • Optimierung der Supply Chain (z.B. durch alternative Transport-, Verpackungs- und Abrechnungswege)
  • Spezifikationsoptimierung (z.B. die Verwendung anderer Materialien oder weniger Materialeinsatz)
  • Volumenbündelung (z.B. durch die Reduzierung von Varianten)
  • Mengenhebel (Streichung von Komponenten)

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Zielpreise für einzelne Komponenten oder einen Zielpreis insgesamt vorzugeben. Voraussetzung hierfür ist, dass der Zielpreis qualifiziert abgeleitet werden kann.

 

Abbildung 3 Hebel zur Kostenfindung festlegen
Abbildung 3: Hebel zur Kostenfindung festlegen

4. Schnittstellenmanagement

Kosten treiben Spezifikationen bzw. Spezifikationen treiben Kosten und in der Produktentwicklung kommt parallel zur Kostenfindung noch das Prototyping hinzu, das meist durch die Fachabteilung gesteuert wird. Daher ist in der Einkaufsphase eine enge Abstimmung mit dem Fachbereich erforderlich, denn dieser entscheidet letztlich über die Spezifikationen. Der Einkauf muss hier als interner Berater auftreten und die verschiedenen Möglichkeiten aufzeigen, mit denen das Projekt im Rahmen des vorhandenen Budgets umgesetzt werden kann. Das schafft Anerkennung und festigt die Position des Einkaufs im Unternehmen.

III. Umsetzungsphase

Das Ziel der Umsetzungsphase ist nicht nur die Durchführung der operativen Bestellung, sondern auch die Mitverfolgung der Umsetzung. Für diese Phase sind zwei Punkte von Bedeutung:

1. Vertragsmanagement

Sofern ein Vertrag nötig ist, lautet die Regel: Keine Auftragsvergabe ohne Vertragsunterzeichnung. Für Einmalbedarf eignen sich insbesondere Werkverträge, mit denen das gesamte, detailliert beschriebene Werk zu einem definierten Gesamtpreis beauftragt wird. Das schafft einen Anreiz, sich vor Auftragsvergabe grundlegend mit den Kosten und Leistungen auseinanderzusetzen.

Sie sollten es in jedem Fall vermeiden, auf Kostenvoranschlagsbasis zu bestellen. Auch durch den Einsatz von Pönalen (Vertragsstrafen), beispielsweise einer Preisreduzierung auf Grund von Lieferverzug, können Risiken abgedeckt werden. So etwas motiviert den Lieferanten zusätzlich zur pünktlichen Leistungserbringungen. Müssen Pönalen tatsächlich angewandt werden, sollte die Einsteuerung über den Einkauf erfolgen.

2. Kostenpuffer

Nach Auftragsvergabe ist gerade bei Einmalbedarf Vorsicht geboten. Viele große Projekte zeigen, dass die tatsächlichen Kosten auf Grund von unberücksichtigten Faktoren noch steigen können. Der Bau des Flughafens Berlin Brandenburg ist dafür aktuell wohl eines der prominentesten Beispiele. Wenn Kosten für Leistungen auftreten, an die niemand gedacht hat, führt das im schlimmsten Fall zum Projektstillstand, weil niemand diese Kosten decken kann oder will. Die frühe Einbindung des Einkaufs kann plötzlichen Kostenexplosionen von vornherein deutlich entgegenwirken. Planen Sie trotzdem einen Kostenpuffer ein: Je komplexer der Einmalbedarf ist, desto wichtiger ist die Einplanung des Kostenpuffers.

Fazit

Die Optimierung des Einkaufprozesses von Einmal- bzw. Neubedarf ist auf den ersten Blick eine undankbare Aufgabe für den Einkauf, weil viele Informationen zu Beginn des Optimierungsprozesses oftmals nicht vorliegen. Wird die Aufgabe jedoch schrittweise abgearbeitet, so reduziert sich die Komplexität deutlich, und der Einkauf kann durch sein Know-how einen signifikanten Beitrag dazu leisten, dass die Kosten nicht aus dem Ruder laufen.

Zu den Autoren:

Vincent van Putten
Vincent van Putten arbeitet als Einkaufsmanagement-Berater für die HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH (Tel.: +49 (211) 56 38 75 – 30, E-mail: vincent.vanputten@hoeveler-holzmann.com).

Dr. Bernhard Höveler
Mehr Informationen zu Dr. Bernhard Höveler in untenstehender Autorenbox.

(Bild: © Vincent van Putten, Dr. Bernhard Höveler)

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