Überlegen Sie bei der Planung des Firmenjubiläums, was die Mitarbeiter und Führungskräfte des Unternehmens selbst erledigen können und was aus Zeit- oder Kapazitätsgründen lieber an externe Dienstleister vergeben werden sollte. Beteiligen Sie auf jeden Fall ausgewählte Mitarbeiter intensiv an der Eventplanung. Setzen Sie ein Projektteam zusammen, das aus verschiedenen Abteilungen stammt. Definieren Sie klare Zuständigkeiten, damit Entscheidungen eindeutig und schnell erfolgen können.
Kalkulieren Sie Ihre Kosten realistisch und planen Sie einen finanziellen Puffer ein, damit Sie spontane Ideen und aktuelle Entwicklungen aufgreifen können. Feste Kosten sind meist: Bewirtung, Dekoration, Werbemittel, Geschenke, Honorare, Gebühren, Technik, Logistik, Telefon/Porto, Personal und Location. Kontrollieren Sie Ihren Etat regelmäßig und denken Sie daran, die abzugsfähigen Ausgaben aufzulisten.
Eine Festschrift als Werbemaßnahme
Zu den Werbemaßnahmen im weiteren Sinn gehört die Festschrift. Ihr Inhalt orientiert sich an Ihrer Unternehmensphilosophie und kann traditionell oder originell aufgemacht sein. Investieren Sie Zeit und engagieren Sie am besten einen PR-Spezialisten bzw. eine PR-Agentur. Wichtig: Lieber kurz als lang, lieber mehr Fotos als Text und am besten gleichwertig Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Ihre Festschrift soll auch in den nächsten 6-12 Monaten ein Werbemittel sein, um über Ihr Unternehmen und seine Geschichte zu erzählen. Gestalten Sie Format und Layout gemäß Ihrem Corporate Design und setzen Sie auf professionelle Gestaltung inkl. der Fotos.
Wenn Gästeliste und Motto der Veranstaltung klar sind, ergibt sich meist zwangsläufig der Ort der Veranstaltung. Dies könnten eine eigene Werkshalle, andere unternehmenseigene Räume oder eine gemietete Location sein. Auch ein Festzelt auf dem Betriebsgelände ist eine Alternative. Die Beratung durch eine Event-Agentur macht sich spätestens in diesem Stadium der Planung sehr schnell bezahlt.
Gute PR ist die halbe Miete
Die Medien (Hörfunk, Radio, TV, Zeitungen) sind wichtige Partner und sollten frühzeitig über das Event informiert werden (1 – 1/2 Jahr vorab). Erstellen Sie einen umfangreichen Presseverteiler, je nach Größe und Bedeutung des Unternehmens auch mit bundesweiten Medien. Versenden Sie regelmäßig Pressemeldungen, stellen Sie Presseinformationen inkl. Fotos in einem separaten Pressebereich auf Ihrer Homepage für angemeldete Pressevertreter zur Verfügung. Planen Sie gffls. einen Pressetermin oder bieten Sie Führungen und Interviews an.
Aktions-Ideen für Ihr Firmenjubiläum
Mit einer originellen Aktion können Sie den Werbeeffekt verstärken und Ihr Image positiv beeinflussen. Hier ein paar Ideen:
- Entwickeln und produzieren Sie ein spezielles Jubiläumsprodukt (Jubiläums-Brot, Feiertags-Bier…).
- Pflanzen Sie einen Baum oder legen Sie einen Grundstein für ein soziales Projekt.
- Spenden Sie Geld für einen guten Zweck.
- Veranstalten Sie ein Mitarbeiter-Fußballturnier für einen guten Zweck.
- Bieten Sie den „Blick hinter die Kulissen“ an und lassen Sie sich auf die Finger schauen.
- Schreiben Sie einen Wettbewerb aus (Foto, Geschichte, Idee – passend zu Ihrer Branche).
- Initiieren Sie einen Preis, kooperieren Sie mit offiziellen Stellen (IHK, HWK, Wirtschaftsförderung…).
Der Tag der Tage
Eine Rede eröffnet den offiziellen Teil und bietet die Möglichkeit, den Menschen hinter der Firma zu zeigen. Wichtig ist, dass die Rede nicht zu lang ist. Evtl. sind auch Gastredner passend, die speziell über Ihr Unternehmen etwas zu sagen wissen. Vergessen Sie Ihre Mitarbeiter nicht. Lassen Sie die Redner ihre Manuskripte abstimmen, damit jeder einzigartig in seiner Rede und Aussage ist. Auf jeden Fall sollte der derzeitige Firmenchef auch persönlich etwas dazu beitragen.
Bei der Platzierung der Pressevertreter denken Sie praktisch. Diese sind Ihnen dankbar über Tische in unmittelbarer Nähe zur Bühne. Die Presse-Fotografen brauchen ebenso einen Tisch für ihr Fotoequipment und einen guten Platz mit freier Sicht zur Bühne. Für die anwesenden Journalisten steht Ihre Pressemappe im Mittelpunkt. Diese können Sie einfach selbst erstellen und mit allen Inhalten sowie Zusatzmaterial füllen. An alle Pressevertreter, die nicht anwesend sind, wird sie automatisch verschickt. Die Pressemappe enthält auf jeden Fall die Unternehmensgeschichte, die Biografie des Gründers bzw. auch des jetzigen Inhabers, ebenso ein Blatt mit allen Fakten zum Unternehmen. Natürlich müssen Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen, im besten Fall stellen Sie einen Mitarbeiter als Ansprechpartner für die Presse zur Verfügung.
Firmenjubiläum: Nachbereitung ist ein Muss
Was lief gut, was nicht? Aus welchem Grund und was können wir nächstes Mal besser machen? Diese Fragen bzw. Antworten sollten Sie auf jeden Fall schriftlich festhalten, denn das nächste Firmenjubiläum möchten Sie doch bestimmt auch wieder feiern. Und meist sind die Verantwortlichen nicht mehr im Unternehmen oder erinnern sich nicht mehr an Einzelheiten. Um den Erfahrungsschatz anderen zugänglich zu machen, schreiben Sie einen kurzen Bericht mit den wichtigsten Schlussfolgerungen. Sie werden sicherlich dankbare Leser finden, wenn es wieder Grund zum Feiern gibt.
Weitere Artikel dieser Serie:
Firmenjubiläum: Nutzen Sie das Event als gute PR! (Teil I)
(Bild: © Wichittra Srisunon – Fotolia.com)