Um diese Gefahr zu bannen, lohnt es sich, Know-how systematisch zu dokumentieren und pflegen. Das bringt zugleich deutliche Einsparungen und sichert die Produktivität: Denn wer benötigtes Wissen erst mit großem Aufwand orten muss, verschwendet wertvolle Ressourcen.
Gerade am Beginn des Aufschwungs, wo sich neue Marktchancen eröffnen, müssen Unternehmen ihr Wissen schnell verfügbar haben. Nur so lassen sich die neuen Aufträge schnell aushandeln und bearbeiten. Vor allem gilt es, die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen jedes einzelnen Mitarbeiters auf breiter Basis nutzbar zu machen.
Aber die Erfahrung zeigt: Mitarbeiter teilen ihr Know-how nicht immer bereitwillig. Ganz im Gegenteil stellt es in vielen Unternehmen bereits eine große Hürde dar, wenn Informationen offen zwischen zwei Abteilungen ausgetauscht werden sollen. Ein solches Verhalten liegt oft an einem mangelnden Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter. Dieses gilt es also zu stärken, um Vertrauen und Offenheit zu fördern. Mit ihnen steigt die Bereitschaft, Wissen mit anderen im Unternehmen zu teilen; so wird die Unternehmenskultur zu einem besonderen Erfolgsfaktor im Wissensmanagement.
Wissen zu dokumentieren ist die eine Sache, Wissen exakt dort abrufbar zu machen, wo es benötigt wird, die andere. Dafür ist eine enge Verknüpfung zwischen Geschäftsprozessen und Know-how erforderlich. Die fernöstliche Methode zur kontinuierlichen Verbesserung, Kaizen, bietet hierfür hilfreiche Werkzeuge. Zwei davon können bereits einiges bewirken:
1. Zuständigkeiten und Prozesse transparent machen
Zunächst wird der gesamte Geschäftsprozess in Haupt- und Detailprozesse gegliedert, dann für jeden Prozess die Zuständigkeiten ermittelt, indem die Funktionsträger den Aufgaben zugeordnet werden. Im Anschluss lassen sich die Prozessabläufe visualisieren: So ist auf einen Blick erkennbar, wo Wissensträger sind oder wo Know-how fehlt.
2. Wissen systematisch dokumentieren und pflegen
Jeder Funktionsträger erhält die Aufgabe, für seinen Bereich notwendige Wissensgebiete aufzulisten, das Know-how zu dokumentieren und kontinuierlich zu aktualisieren. In welcher Tiefe das geschieht, kann sehr individuell vereinbart werden. So lässt sich der Aufwand für die Dokumentation begrenzen.
Erfolgreichen Unternehmen gelingt es, beide Aufgaben zu meistern: eine Kultur aufzubauen, die Wissensaustausch fördert, und Wissen eng mit Prozessen zu verknüpfen. Damit erschaffen sie einen Teamgedanken, der sich durch das gesamte Unternehmen zieht – und fördern die Produktivität, weil jeder benötigtes Wissen ad hoc abrufen kann.
Praxistipps:
- Verankern Sie Wissensmanagement bereits in Ihren Unternehmenszielen: Definieren Sie einen Leitsatz, der Ihren Mitarbeitern als Orientierung dient. Formulieren Sie zum Beispiel als Unterziel: „Wissensvorsprung sichert uns Wettbewerbsvorteile. Deshalb ermitteln wir schon heute das Wissen, das wir morgen brauchen.“
- Regen Sie Ihre Führungskräfte an, mit gutem Beispiel voran zu gehen, denn Sie sind die Multiplikatoren dafür, dass Wissensmanagement ernsthaft betrieben wird.
- Schaffen Sie Transparenz bei Zuständigkeiten und Prozessen, indem Sie die Abläufe visualisieren. Wägen Sie genau ab, welches Know-how Sie an welcher Stelle im Geschäftsprozess benötigen – und benennen Sie Verantwortliche für die Dokumentation dieses Wissens.
Autoreninfo:
Jürgen Braun und Ansgar Heege. Maschinenbau- und Wirtschaftsingenieur Ansgar Heege sorgt nach 22 Jahren als Führungskraft in der Industrie Experte dafür, Prozesse wirtschaftlich zu gestalten und Mitarbeiter dafür zu gewinnen. Er ist Berater und Coach im Beratungshaus proComet. Über Jürgen Braun erfahren Sie mehr in der unten stehenden Autorenbox.
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