Selbstmanagement: So nutzen Sie Ihre Arbeitszeit effizient!

Andreas C. Fürsattel

vor 14 Jahren

Wir wissen es alle, Zeit ist nicht immer gleich lang. 30 Sekunden können wie eine Ewigkeit erscheinen, wenn uns eine Situation unangenehm oder peinlich ist. Doch bei angenehmen Tätigkeiten vergehen 30 Sekunden wie im Flug.

Die gleiche Zeitspanne erscheint uns einmal kürzer und einmal länger zu sein.

Zeit ist Leben, das kontinuierlich und unwiderruflich verrinnt. Wir alle haben im Grunde genug Zeit zur Verfügung, um unser Leben zu meistern, eine Woche hat schließlich 168 Stunden. Doch Zeitdiebe können uns wertvolle Zeit stehlen. Deshalb ist es wichtig, diese rechtzeitig zu erkennen und mit Konsequenz entgegenzusteuern.

Zeitdiebe sind alle Einflüsse von außen, die uns die Zeit rauben. Die „Top 3“ im Geschäftsleben sind:

Telefon: Lassen Sie nicht andere Menschen entscheiden, wann sie mit Ihnen sprechen wollen. Rufen Sie dann zurück, wenn es sich in Ihren Zeitplan einbinden lässt. Handys kann man ausschalten.
E-Mails: Gehen Sie öfter offline. So vermeiden Sie, dass Sie ständig in Ihrer Arbeit unterbrochen werden. Rufen Sie Ihre E-Mails zwei- bis dreimal am Tag zu einem von Ihnen definierten Zeitpunkt ab.
Meetings: Oft sind sie zu lange, zu unorganisiert und zu wenig ergebnisorientiert. Legen Sie immer einen Verantwortlichen für ein Meeting fest. Stellen Sie sicher, dass dieser sich im Vorfeld um eine Agenda kümmert, an der man sich orientieren kann. Wichtig ist ebenfalls, das Meeting zeitlich zu begrenzen. Fordern Sie klare Vorgaben, die auch eingehalten werden.

Neben diesen drei „Büro-Klassikern“ gibt es noch weitere Zeitdiebe:

Unangemeldete Besuche,
abgesagte Termine,
schlechte Kommunikation und Information,
Computerprobleme, bzw. schlechter Umgang mit der Technik

All dies sind Zeitdiebe, die sich bekämpfen lassen. Der Stau auf dem Weg zu Arbeit ist dagegen ein meist unvermeidbarer Zeitdieb.

Zeitmanagement ist Selbstmanagement. Wenn Zeit nicht wirklich sinnvoll genutzt wird, ist dies durch gewisse Alarmsignale erkennbar. Bei Überstunden, wenig Freizeit und ständigem Zeitdruck werden sich Unzufriedenheit, höhere Fehlerquoten und geringere Ergebnisse bemerkbar machen. Man reagiert nur noch, ans Agieren ist nicht mehr zu denken. Durch effektives Zeitmanagement kann man es schaffen, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen.

Der erste Schritt dazu ist eine Analyse der Situation:

Wer sind meine Zeitdiebe?
In welche Zeitfallen tappe ich gerne?
Wo kann ich effizienter werden?

Ist das Problem einmal erkannt, können Schritt für Schritt Veränderungsprozesse eingeleitet werden, um alte, unproduktive Gewohnheiten abzulegen und neue Gewohnheiten anzunehmen.